В процессе организационного проектирования общепринято выделять три стадии: предпроектная подготовка, проектирование, внедрение. На рисунке 1 приведены стадии и этапы организационного проектирования.
Предпроектная подготовка включает три этапа: организационную подготовку, проведение предпроектного обследования производственной системы и разработку технического задания.
Организационная подготовка обеспечивает создание необходимых организационных условий для проведения проектных работ и включает:
1) определение объекта и цели проектирования;
2) определение источников финансирования;
3) формирование проектной группы или специализированного подразделения, выполняющего проектные работы, назначение ответственных руководителей;
4) разработку системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы;
5) разработку и утверждение плана работ.
В процессе предпроектного обследования объекта оргпроектирования (предприятия, подразделения) проводятся следующие работы:
1) разработка методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования;
2) диагностическое обследование;
3) рабочее детальное обследование.
Разработка методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования состоит в изучении методических и нормативных материалов по организации и проведению аналитических работ и создании на их основе методик и нормативов для конкретного предприятия; определении основных требований и критериев эффективности функционирования системы организации производства, труда и управления.
Диагностическое обследование дает общую характеристику производственной деятельности предприятия, исследует материальные, трудовые, финансовые ресурсы предприятия, выявляет резервы, определяет общие направления организационного совершенствования и проведения рабочего, детального обследования. В процессе диагностического обследования анализируется динамика показателей технического уровня производства, показателей уровня организации производства, труда и управления.
Рабочее обследование проводится в трех направлениях:
1) организация производственных процессов;
2) организация труда;
3) организация управления.
Рабочее обследование состояния организации производственных процессов включает: характеристику производственной структуры, специализации и кооперации подразделений и производств, характеристику организации основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов, их особенности, обеспеченность трудовыми и материальными ресурсами.
Обследование организации труда состоит в изучении вопросов разделения и кооперации труда, организации рабочих мест, определения уровня их механизации и автоматизации, нормирования труда, оплаты труда, материального и морального стимулирования рабочих, ИТР и служащих, подготовки и повышения квалификации кадров, использования различных форм организации труда, состояния условий труда.
Детальное обследование организации управления производством включает изучение организационной структуры предприятия, анализ деятельности служб, анализ системы информации и технологии управления.
Техническое задание (ТЗ) является исходным документом для разработки проекта организации производства, труда и управления, его разработка включает:
1) изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления (приказ о начале работ, документы по обеспечению финансирования проекта и формированию проектной группы, план выполнения работ);
2) изучение материалов и рекомендаций предпроектного обследования;
3) изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте лучших аналогичных предприятий по оргпроектированию;
4) составление технического задания;
5) утверждение технического задания.
В техническом задании должны быть отражены следующие положения:
1) основание для разработки оргпроекта;
2) цели разработки оргпроекта;
3) краткая характеристика предприятия;
4) результаты предпроектного обследования и анализа;
5) основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;
6) рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;
7) технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;
8) состав разделов оргпроекта;
9) содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;
10) источники финансирования работ;
11) порядок приемки проекта;
12) источники информации для разработки проекта (методические и нормативные документы, источники информации о передовом опыте, теории и практике).
Проектирование организации производства, труда и управления проводится в два этапа: техническое проектирование и рабочее проектирование.
Технический проект (ТП) системы разрабатывается на основании утвержденного технического задания. На этапе технического проектирования вырабатываются общие решения о построении (совершенствовании или преобразовании) системы организации производства, труда и управления. Техническое проектирование включает:
1) изучение ТЗ на проектирование;
2) изучение информационных материалов о передовом опыте, достижениях науки;
3) изучение инструктивных методических и нормативных документов;
4) принятие организационных решений по основным направлениям проектирования, в том числе: выбор варианта специализации, разработка производственной и организационной структур; выработка решений по организации основного производства; вспомогательного и обслуживающего производства; технического контроля и управления качеством продукции; научно-технической подготовки производства; управления производством; организация труда и экономических отношений внутри производства;
5) определение ожидаемого экономического эффекта от внедрения оргпроекта;
6) экспертиза и утверждение комплекта документации по техническому проектированию.
В состав ТП входят следующие разделы.
1. Общая характеристика организационной системы.
2. Организация основного производства.
3. Организация ремонта и технического обслуживания.
4. Организация инструментального обслуживания.
5. Организация транспортного обслуживания.
6. Организация материально-технического снабжения и сбыта, складского хозяйства.
7. Организация капитального строительства и хозяйственного обслуживания.
8. Организация маркетинга.
9. Организация технической подготовки производства.
10. Организация технического контроля и управления качеством продукции.
11. Организация труда и подготовки кадров.
12. Организация экономической службы.
13. Организация внешнеэкономической деятельности.
14. Оргпроекты цехов и др.
при этом общая характеристика организационной системы должна включать:
- цели, назначение и критерии функционирования предприятия;
- основные технико-экономические характеристики предприятия;
- организационную структуру предприятия;
- производственную структуру;
- расчет общей численности.
Каждый из последующих разделов технического проекта (пункты 2-14) организации производства на предприятии должен содержать:
- общую характеристику подсистемы;
- организационную структуру подсистемы;
- функции и задачи управляющих подразделений;
- положения о подразделениях;
- численность ИТР и служащих по подразделениям;
- общую планировку управленческих подразделений;
- общую характеристику информационного обеспечения;
- перечень основных документов;
- схему документооборота;
- рекомендации по системе оплаты и стимулирования труда ИТР и служащих;
- технические оргпроекты цехов.
Проект организации производства в цехе на этапе технического проектирования включает:
- общую характеристику цеха;
- цели и назначение;
- технико-экономическую характеристику;
- внутрицеховую производственную специализацию, производственную структуру;
- организационную структуру цеха;
- общую планировку цеха;
- расчет численности промышленно-производственного персонала;
- общую характеристику организации основного производства;
- положение о производственно-диспетчерском бюро (ПДБ);
- общую характеристику организации вспомогательного и обслуживающего производства;
- положения о службах вспомогательного и обслуживающего хозяйства;
- общую характеристику организации экономической деятельности;
- положение о планово-экономическом бюро (ПЭБ);
- общую характеристику организации управления качеством;
- положение о бюро технического контроля (БТК);
- общую характеристику организации управления технологической подготовкой производства;
- положение о технологическом бюро;
- положения о начальнике цеха, заместителе, начальнике участка, сменном мастере, мастере;
- формы организации труда;
- положения о бригадире, совете бригады;
- рекомендации по системе оплаты труда ИТР и служащих;
- рекомендации по системе оплаты труда основных, вспомогательных и обслуживающих рабочих.
Этап технического проектирования завершается экспертизой и утверждением комплекта документации по техническому проектированию организации производства, труда и управления, включающей:
1) исходные положения по проектированию, включающие основание для разработки ТП, цели и задачи разработки, источники финансирования, состав исполнителей, анализ результатов предпроектного обследования;
2) технический проект организации производства, труда и управления;
3) расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения оргпроекта;
4) сопутствующую документацию (описание содержания этапов проектирования, сроки их выполнения и исполнители, аннотированный отчет об исследованиях отечественного и зарубежного опыта по оргпроектированию, методики предпроектного обследования и результаты его проведения).
Рабочий проект (РП) организации производства, труда и управления разрабатывается на основе утвержденного технического проекта. Цель рабочего проектирования – это создание рабочей документации, необходимой для построения (совершенствования или реорганизации) организационной системы предприятия.
На этом этапе состав работ аналогичен техническому проектированию, но в отличие от него при рабочем проектировании производится подробная разработка всех направлений проектирования и комплекса материалов по внедрению оргпроекта. Рабочий проект состоит из тех же разделов, что и технический проект.
Основное содержание оргпроектов управляющих подсистем, разработанных в ТП, должно быть дополнено:
- рекомендациями о методах управления;
- подробной разработкой информационного обеспечения;
- технологией управления;
- организацией труда;
- автоматизацией управленческого труда.
Рабочая документация по организации производства, например, в цехе должна содержать более детализированные, углубленные разработки по организации основного, вспомогательного и обслуживающего производства, организации экономической деятельности в цехе, организации управления качеством и технологической подготовкой производства, организации труда рабочих, ИТР и служащих, охране труда и технике безопасности. В оргпроект цеха необходимо включать схемы размещения производственных отделений (участков), состав и характеристику оборудования, его планировку, схемы производственных потоков, разработку информационного обеспечения, описание управленческих процедур, штатное расписание и должностные инструкции, организацию АРМ, расчеты численности рабочих, ИТР и служащих, материалы по нормированию труда, системе оплаты и стимулирования, совмещению профессий, формам организации труда, оргпроекты рабочих мест, характеристику условий труда и мероприятия по обеспечению техники безопасности, методики, нормативы, классификаторы, инструкции, формы документов и другую нормативно-техническую документацию.
Комплект рабочей документации по проектированию организации производства предприятия включает:
1) исходные положения по проектированию организации производства (аналогично ТП);
2) рабочий проект по организации производства, труда и управления;
3) расчет экономического эффекта от внедрения комплексного оргпроекта предприятия;
4) материалы по организации внедрения комплексного оргпроекта предприятия, содержащие: положение по внедрению; план-график реализации оргпроекта с указанием сроков, исполнителей; методические рекомендации по системе стимулирования внедрения проекта, организации контроля и учета реализации оргпроекта;
5) сопутствующую документацию.
К сопутствующей документации технического проектирования могут быть добавлены методики проводимых при проектировании расчетов, методики нормирования труда, наборы стандартных программ для решения задач на ЭВМ, системы кодирования и шифрования документации, состав типовых проектов по организации рабочих мест, методические рекомендации по классификации и другие документы по усмотрению руководителя проекта, которые необходимы для разработки оргпроекта, но не входят в его состав.
Схема последовательности процедур по осуществлению рабочего проектирования аналогична техническому проектированию, но включает дополнительно разработку рекомендаций по внедрению оргпроекта.
Внедрение оргпроекта проводится на основании материалов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей документации, в два этапа (рис. 2):
1) подготовка к внедрению,
2) внедрение.
Подготовка к внедрению включает работы:
1) формирование программно-целевой группы, ответственной за выполнение работ по реализации проекта.
2) изучение комплекта рабочей документации по проектированию;
3) материально-техническую подготовку, которая заключается в проведении работ по строительству и перестройке отдельных помещений, их перепланировке, приобретении дополнительного оборудования, оснастки, технических средств управления и т.п.;
4) профессиональную подготовку кадров, которая заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников предприятия (ИТР, служащих, рабочих) для работы в новых условиях;
5) социально-психологическую подготовку, которая состоит в проведении мероприятий (бесед, лекций и т.п.) по убеждению работников в необходимости и эффективности реализации оргпроекта, привлечению их к активному участию в его осуществлении;
6) разработку системы стимулирования, которая заключается в формировании положений по материальному и моральному стимулированию работников на период внедрения проекта;
7) опытно-экспериментальную проверку, которая представляет собой апробацию оргпроекта или его частей на отдельных объектах с целью выявления недостатков в оргпроекте и их устранения для успешной реализации всего комплекса работ по внедрению проекта;
8) корректировку рабочей документации по результатам опытно-экспериментальных работ.
Этап внедрения включает три вида работ:
1) реализация оргпроекта;
2) расчет фактического экономического эффекта;
3) проведение приемо-сдаточных работ.
В реализации проекта совершенствования или преобразования организации производства на предприятии в отличие от внедрения проекта построения новой организационной системы можно выделить три части:
1) частичное внедрение, когда элементы проектируемой организации производства постепенно вытесняют элементы функционирующей системы и существуют рядом с ними;
2) полное внедрение, знаменующееся заменой старой системы на проектируемую;
3) адаптация новой системы, доказывающая ее жизнеспособность и эффективность.
Структура и содержание этапов разработки оргпроектов могут быть различными. Например, технический и рабочий проекты часто выполняются в виде техно-рабочего проекта.