Проектирование организационной системы представляет собой процесс разработки технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания производственных систем и обеспечения управления в процессе функционирования.
В качестве удачных примеров организационного проектирования можно назвать проекты организации производства, труда и управления, разработанные и реализованные на ВАЗе и КАМАЗе. Опыт работы этих предприятий показывает, что использование организационных проектов позволило не только быстро освоить производственные мощности, но и создать высокоорганизованное и культурное производство, отвечающее самым высоким экономическим требованиям.
В составе проекта организации производства предприятия могут быть выделены следующие крупные разделы:
1. Общесистемные сводные данные: производственная структура объединения, предприятия; структура системы управления; состав и численность кадров, мероприятия по их подготовке и переподготовке; система оперативного управления производством.
2. Организационные решения, относящиеся к формированию функциональных подсистем: организация подготовки производства, организация производственных процессов, организация производственной инфраструктуры, организация материального обеспечения производства, организация маркетинга и сбыта продукции.
3. Организационные решения, относящиеся к организации элементов производственного процесса: организация труда участников процесса производства, организация функционирования орудий труда, организация движения предметов труда в производстве; интеграция элементов производства в единый процесс.
4. Решения по установлению экономических отношений в процессе производства: формирование подрядных коллективов, обоснование моделей внутреннего хозрасчета, построение систем оплаты труда и стимулирования отдельных работников.
5. Организационные проекты подразделений объединений и предприятий: филиалов производств, цехов, участков, бригад.
6. Непрерывное комплексное совершенствование организации производства, труда и управления.
Важнейшей задачей проектирования организации производства, труда и управления является разработка полного комплекта документации на соответствующую производственную систему, содержащего принципиальные решения и необходимое представление о построении системы, а также исходные данные для обеспечения ее функционирования в условиях действующего производства. Наибольший эффект от реализации оргпроекта можно получить, если в нем будет соблюден принцип комплексности.
Комплексный организационный проект производственной системы – это комплект проектной документации, регламентирующий всю совокупность процессов организации производства, труда и управления, разработанный на базе достижений науки и передового опыта с учетом требований, предъявляемых к производственной системе, и обеспечивающий ее эффективное функционирование.
Состав и содержание комплексного организационного проекта:
1. Общая характеристика организационной системы.
2. Организация основного производства.
3. Организация материально-технического снабжения, сбыта и складского хозяйства.
4. Организация ремонта и технического обслуживания оборудования.
5. Организация технической подготовки.
6. Организация технического контроля и управления качеством продукции.
7. Организация капитального строительства.
8. Организация процесса освоения вновь вводимого предприятия.
9. Организация работы с кадрами.
10. Организация экономической работы.
11. Организация хозяйственного обслуживания и делопроизводства.
12. Документооборот и нормативная база оргпроекта.
13. Информационное, техническое и математическое обеспечение оргпроекта.
14. Организация социального развития коллектива (социальный проект).
15. Организация технического обслуживания продукции у потребителя.
В процессе организационного проектирования предприятия можно выделить три основных блока:
макропроектирование предприятия;
проектирование организации производства;
проектирование системы управления предприятием.
Макропроектирование осуществляется при образовании нового предприятия или производства и проводится с целью определения объекта и объема производства продукции, выбора организационно-правовой формы и места расположения предприятия, обеспечения долговременного и устойчивого положения на рынке выпускаемой продукции.
Проектирование организации производства и системы управления осуществляется как при проектировании нового предприятия, так и при совершенствовании организации производства на действующем предприятии в случае организации производства новой продукции, расширении производства выпускаемой продукции, при внедрении новой технологии и нового оборудования, механизации и автоматизации производственных процессов, внедрении современных методов организации производства, труда и управления.
В процессе макропроектирования выделяют три основных этапа:
- обоснование объектов и объемов производства продукции;
- выбор наиболее целесообразной организационно-правовой формы (ОПФ) предприятия;
- определение географического месторасположения предприятия (МРП).
Для выбора объектов и объемов производства продукции требуется провести комплексное маркетинговое исследование рынков сбыта и возможных объектов производства, на выпуске которых будет специализироваться предприятие. Маркетинговые исследования рынков и объектов производства осуществляются на базе известных в международной практике методов экспертных оценок и метода матрицы Бостонской консалтинговой группы (БКГ) (портфельного анализа). Планируемый объем реализации продукции осуществляется методом расчета точки безубыточности.
Оценку и выбор организационно-правовой формы предприятия рекомендуется проводить на основе установленных для конкурентной ситуации критериев и их значимости. Такими критериями могут быть:
- степень хозяйственной самостоятельности;
- единство технической политики;
- концентрация ресурсов;
- развитие технической базы;
- развитие производственной инфраструктуры;
- рациональность использования кадров;
- финансовая стабильность;
- затраты, связанные с учреждением и содержанием предприятия;
- гибкость управления.
На заключительном этапе проектировщики подготавливают нормативные и учредительные документы.
Влияние факторов на выбор будущего местоположения предприятия может выражаться как в количественных измеряемых параметрах (транспортные издержки и т.п.), так и в качественных параметрах (уровень жизни и т.п.).
При выборе месторасположения предприятия рекомендуется использовать следующие методы и модели:
модель транспортных издержек и их оптимизация;
метод минимизации инвестиций;
метод расчета коэффициента полезного действия.
Тема 9
Для организационного проектирования разрабатываются два основных документа и используются четыре основных взаимодополняющих метода.
Органиграмма – документ, представляющий собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, а также распределение организационных процедур разработки и принятия решений между подразделениями и отдельными работниками. Органиграмма позволяет увязать технологию и организацию производства и может составляться с использованием любого из перечисленных ниже методов.
Матрица распределения ответственности показывает распределение ответственности нескольких органов за разные аспекты одного результата. Сложность проблемы проектирования организационной структуры заключается в том, что она не может быть выбрана по однозначному критерию оптимальности. Это количественно-качественная многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных методов анализа с субъективной оценкой руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших варрантов организационных решений.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов:
1. Экспертно – аналитических,
2. Аналогий,
3. Структуризации целей,
4. Организационного моделирования.
Экспертно – аналитический метод состоит в аналитическом изучении организаций силами квалифицированных специалистов. Это наиболее гибкий и всеохватывающий метод имеет многообразные формы реализации:
- диагностический анализ особенностей, проблем и узких мест в системе управления,
- проведение экспертных опросов руководителей и специалистов организации для выявления требуемых характеристик организации,
- формирование принципов разработки организационных структур и др.
Метод аналогии состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организации со сходными организационными характеристиками (по типам технологий, целям, размерам и др.) К этому методу относится выработка типовых структур управления и определение границ и условий их применения.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации исходя из их количественной и качественной формулировки и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических и других отображений распределения полномочий и ответственности.
К основным типам организационных моделей относятся:
1. Математические модели, описывающие связи и отношения в виде математических уравнений и неравенств.
2. Графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические распределения функций, полномочий, ответственности, связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, проигрывать варианты: например схема денежных потоков, матрица распределения ответственности и полномочий и др.
3. Натуральные модели организационных структур, к которым относятся управленческие игры, эксперименты и др.
4. Математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами и фактическими характеристиками, например уравнение регрессии зависимости численности управленческого персонала от характеристик организаций и др.
Процесс проектирования ориентирован на совместное использование названных методов. На стадии композиции и структуризации наибольшее значение имеет метод 2 и 3. Для проектирования организационных структур новых организаций выше роль формально-аналитических методов и моделей, для совершенствования действующих – диагностические обследования и экспертные оценки. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера и возможностей для проведения исследований.
Проектно-сметная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости [1]; документация, содержащая текстовые и графические материалы и определяющая архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции и/или технического перевооружения объектов капитального строительства[2] и инженерных коммуникаций.