При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ. Однако ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ. Например, в ней не предусмотрено отражение некоторых обязательных сведений, таких как даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Поэтому ее нужно дополнить необходимыми реквизитами и убрать из нее лишнюю информацию.
При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:
• разд. 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода";
• разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами", поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
• разд. 8 "Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды";
• разд. 9 "Сведения о представлении справок".
В новом регистре останутся следующие разделы из формы 1-НДФЛ, в которые рекомендуется внести следующие основные изменения.
В разд. 1 приводятся сведения о налоговом агенте. В этом разделе реквизит "код ОКАТО" следует заменить на реквизит "код ОКТМО".
В разд. 2 указываются сведения о налогоплательщике. Рекомендуем частично изменить его структуру и дополнить таблицей, отражающей помесячные данные об изменении налогового статуса работника (в случае, если в организации имеются работники-иностранцы, у которых в течение года он меняется) (п. 1 ст. 230 НК РФ).
В регистр можно не включать сведения об адресе налогоплательщика, поскольку в Приложении N 1 к расчету 6-НДФЛ этих данных нет.
В разд. 3 стоит скорректировать заголовок, так как он не соответствует действующим нормам о ставках НДФЛ. Раздел можно озаглавить, например, так: "Раздел 3. Доходы налогового резидента, предусмотренные пп. 9 п. 2.1 ст. 210 НК РФ (основная налоговая база), а также доходы налогового нерезидента (за исключением доходов от долевого участия в организации (дивидендов)), облагаемые по ставкам 13%, 15% и 30%, налоговые вычеты и сумма налога".
Также рекомендуем внести в раздел следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):
• дополнить новыми строками для отражения следующих сведений:
• даты получения дохода;
• даты перечисления дохода;
• даты удержания налога;
• даты перечисления налога;
• реквизитов платежного документа на перечисление налога;
• имущественных вычетов;
• социальных вычетов;
• ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты" - вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты";
• удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;
• ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ), если в организации работают иностранцы, использующие патент;
• скорректировать существующие, а также ввести новые поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ);
• разбить строку, в которой приводится налоговая база, на несколько строк, озаглавив их примерно так:
• "Основная налоговая база (с начала года) по доходам резидента РФ, указанным в пп. 9 п. 2.1, п. 3 ст. 210 НК РФ" - в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;
• "Налоговая база, определяемая в отношении доходов налогового нерезидента РФ, указанных в абз. 3 - 7 п. 3 ст. 224 НК РФ" - в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;
• "Налоговая база (с начала года) по доходам нерезидента РФ, указанным в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ";
• привести строки для указания суммы налога, исчисленной с каждой из этих налоговых баз отдельно.
Для строк, в которых отражается сумма налога, исчисленная с основной налоговой базы резидента РФ и с налоговой базы нерезидента в отношении доходов из абз. 3 - 7 п. 3 ст. 224 НК РФ, нужно также сделать разбивку. Она нужна, чтобы показать, какая сумма налога исчислена с базы в пределах 5 млн руб., какая - с базы сверх 5 млн руб., а также общую сумму налога, исчисленную с соответствующей налоговой базы.
В разд. 4 указываются доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 13% (15%), и сумма налога. Рекомендуем внести в него следующие изменения:
• дополнить новыми строками:
• код дохода;
• дата получения дохода;
• дата выплаты дохода;
• дата удержания налога;
• дата перечисления налога;
• реквизиты платежного документа на перечисление налога;
• ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% и 15%.
Раздел 5 "Доходы, облагаемые по ставке 35%" целесообразно изменить следующим образом (п. 2 ст. 210, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ):
1) удалить сведения о доходах в виде призов и выигрышей, поскольку большинство организаций не выдает физлицам выигрыши и призы в целях рекламы;
2) дополнить новыми строками:
• дата получения дохода;
• дата перечисления дохода;
• дата удержания налога;
• дата перечисления налога;
• реквизиты платежного документа на перечисление налога.
В налоговый регистр стоит добавить новый раздел "Доходы налогового резидента, предусмотренные п. 2.1 ст. 210 НК РФ (за исключением доходов, указанных в пп. 1, 9 п. 2.1 ст. 210 НК РФ), облагаемые по ставкам 13%, 15%".
Такжеследует дополнить налоговый регистр разделом "Доходы налогового резидента, облагаемые по ставке 15%, предусмотренной п. 1.1 ст. 224 НК РФ".
4.Порядок ведения налогового регистра по НДФЛ
Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физлицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В нем на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражаются данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).
Организации ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам в том числе (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• по трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
• авторским договорам;
• договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.
При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• доходы - отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
• вычеты - отдельно по каждому коду.
Суммы доходов и вычетов отражаются в регистре в рублях и копейках, так же как эти показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ.
Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):
• на дату фактического получения - для показателей доходов;
• на дату фактического осуществления расходов - для показателей к вычету.
Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).
Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумажном носителе. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.