Тема 2. Логистическая деятельность государственной организации
Материальное обеспечение деятельности государственных организаций: управление процессом.
Государственную организацию можно сравнить с живым организмом, который для своего существования нуждается в потреблении разнообразных материальных благ, в противном случае его жизнь прекратится. Аналогично функциональная деятельность любой государственной
организации нуждается в определенном количестве разных материальных благ, которые должны быть предоставлены ей на какой-то период времени ее активного существования.
Материальное обеспечение деятельности государственной организации – это обеспечение составляющих ее людей (работников, служащих) материальными благами, которые необходимы им для выполнения взаимосвязанных действий, результат которых воспринимается другими членами общества как государственные действия (функции, услуги и т.п.).
Материальные блага, необходимые дня работы людей в государственной организации, можно разделить на две большие группы:
1) общехозяйственные вещи — материальные блага, которые необходимы для функционирования практически всех государственных организаций:
• помещения, в которых могут работать государственные работники;
• мебель и офисное оборудование;
• канцелярские и расходные материалы;
• вода и электрическая энергия;
• форменная одежда и инструменты.
2) специфические вещи — материальные блага, которые требуются преимущественно только для данного вида государственных организаций, т.е. зависят от специфики труда в ней:
• в организациях здравоохранения — медикаменты, лекарства, перевязочные средства, пища и т.п.;
• в организациях образования — учебники, парты и др.;
• в дошкольных учреждениях — различного рода детский инвентарь (игрушки, детская мебель и др.);
По своей экономической природе все эти материальные блага есть не что иное, как предметы потребления, т.е. такие материальные блага, которые не используются в целях производства других материальных благ, а всецело употребляются самим человеком (индивидуально или в форме коллективного использования).
Кроме материальных благ государственная организация нуждается в разнообразных видах услуг и работ материального характера, к которым в основном относятся ремонтные, восстановительные, строительные и прочие работы и услуги. Их конечным результатом являются вещественные блага, используемые работниками государственной организации. Наконец, кроме материальных благ и материальных услуг, любая организация часто нуждается в оказании ей тех или иных так называемых нематериальных услуг, т.е. такого рода работ, конечный результат которых не представляет материальное благо.
Представленный выше состав благ, необходимых для функционирования государственной организации, очень широк, поэтому невозможно обойтись без специфического процесса управления всем этим материальным и нематериальным обеспечением.
Поговорить об управлении
Причина управления снабженческим процессом кроется в сложности самого данного процесса, как на уровне отдельной государственной организации, так и на уровне государства в целом. Именно управление делает возможным работу любой организации.
Управление есть составная часть любого вида полезной человеческой деятельности, особенно если эта деятельность есть одновременная и взаимосвязанная деятельность сразу многих людей, как это и имеет место в большинстве государственных организаций, и тем более в государстве как органе власти.
2. Понятие закупки и поставки. Государственная логистика как снабжение в широком смысле слова.
В условиях рыночных отношений обеспечение государственной организации материальными и нематериальными благами, или снабжение продукцией и услугами (включая в это понятие и то, что называется «работами») осуществляется как особый специфический процесс, который имеет множество названий. Одно из первых таких понятий, относящихся к снабжению, есть понятие «закупки».
Под закупками понимается совокупность действий, связанных с приобретением товаров и услуг. В узком смысле закупки — это торговая сторона (функция) процесса снабжения государственной организации, определяемая действиями купли-продажи. В широком смысле к закупкам относятся и другие действия покупателя, начиная от выбора поставщика и заканчивая получением документов на купленный товар. К закупочным действиям следует отнести и обязательно имеющие место информационные процессы, например подготовку информации о государственных торгах, размещение этой информации, как это предписано по закону, и т.п.
Поставка может иметь форму непосредственной передачи товара в руки покупателя или доставки транспортом в место, указанное покупателем. Поставка — это действия государственного покупателя, связанные с доставкой (получением) и складированием закупленного товара.
Таким образом, поставка объединяет две «материальные» стороны снабженческого процесса государственной организации: действия, связанные с транспортировкой купленного (или покупаемого) товара, и действия, связанные с его размещением, обычно на территории (в помещении) государственной организации-покупателя.
В силу действующих порядков, регламентирующих снабженческую деятельность государственной организации, материальные действия государственного покупателя, как и в случае закупочного процесса, обязательно включают и те или иные обязательные по закону и добровольные (инициативные) информационные действия, например направление сведений о заключенном государственном контракте в государственный реестр и т.д.
Снабжение государственной организации в узком смысле — это единство закупочной и поставочной деятельности государственной организации, в широком смысле — это абсолютно все действия и процессы, связанные с покупкой и доставкой купленных товаров и услуг (включая дозакупочные и послепоставочные действия).
Государственная логистика — это единство снабженческой и обеспечивающей ее деятельности государственной организации, предписываемой ей имеющимся законодательством. Содержательно это закупочные, поставочные и прочие логистические действия.
Логистические функции государственной логистики следует разделять двояким образом:
• с одной стороны, государственная логистика распадается на процесс снабжения и прочие логистические действия, или сокращенно — это снабжение в широком смысле слова;
• с другой стороны, государственная логистика распадается на составные функции процесса снабжения (торговые, транспортные, складские) и на специализированные функции (информационная, распределительная и др.).
Если коммерческая логистика представляет соответствующие логистические действия самой коммерческой организации как частного покупателя продукции и услуг на рынке, то логистические действия государственной организации не являются в полной мере ее «собственными», или «частными», действиями, это только такие ее действия, которые предписаны ей законом (или предписаны ей самим государством).
Таким образом, специфика государственной логистики состоит в характере ее управленческой сути. Частный участник рынка как покупатель самостоятельно осуществляет управление всеми своими логистическими процессами, в силу чего и возникают понятия «управление закупками», «управление поставками» и т.д.
А все сущностные действия государственном покупателе есть результат вышестоящего управленческого процесса (хотя внешне кажется, что он сам управляет процессом).
3. Цели государственной логистики.
К целям государственной логистики относятся:
1) обеспечение непрерывности поставок продукции и услуг государственным организациям-заказчикам;
2) поддержание необходимых стандартов качества потребляемых государственными организациями продукции и услуг, ибо их несоблюдение часто снижает качество той работы (услуг, деятельности), которую выполняют государственные организации от лица государства для всех членов общества;
З) минимизация государственных расходов двоякого типа:
• собственно расходов на оплату закупаемых товаров;
• логистические расходы;
4) повышение эффективности государственных поставок (следует рассматривать на двух уровнях: отдельного государственного покупателя и государственной логистической системы в целом.
1. Обеспечение непрерывности поставок. Поставка продукции должна осуществляться на регулярной основе, которая зависит:
· от размеров финансирования государственной организации из бюджета;
· периодичности финансирования (какие-то средства выделяются помесячно, какие-то — поквартально и т.д.);
· характера закупаемых благ с точки зрения возможностей их сохранности в течение того или иного периода времени (что-то хранится месяцами или более года, а что-то имеет конкретные сроки хранения);
· наличия складских помещений (места) для хранения;
· сравнительной эффективности хранения товара и его постоянных закупок и т.д.
2. Поддержание необходимых стандартов качества
Несмотря на ограниченность денежных средств, государственный покупатель стремится избежать низкокачественных товаров: во-первых, такого рода товар не может обеспечить нормальное функционирование организации, а во-вторых, образовавшаяся экономия по смете может быть бесполезна для государственной организации, так как по итогам года она будет изъята в вышестоящий бюджет.
Наличие такого рода границ показывает, что государственный покупатель (заказчик) в своей закупочной деятельности должен опираться преимущественно на некий необходимый ему круг стандартных продукции и услуг. Данный процесс должен быть централизован, и специальная государственная служба для каждой сферы государственной деятельности должна отслеживать изменения на товарных рынках и рекомендовать группам государственных покупателей новые стандарты качества закупаемых товаров.
Целесообразно иметь специальные «реестры» стандартных товаров и услуг, рекомендуемых для закупок государственными организациями.
Реестры стандартов:
1) с одной стороны, они необходимы самим государственным организациям (заказчикам), ибо позволяют:
• лучше ориентироваться на рынке;
• закупать действительно качественные товары;
• упрощать документальную сторону закупок, т.е. осуществлять процессы закупок путем ссылки на стандарт качества закупаемого товара в государственном реестре качества без подробного расписывания качественных характеристик закупаемых товаров;
2) с другой стороны, они полезны и для потенциальных рыночных поставщиков товаров и услуг государственным организациям, так как позволяют заранее уяснить, какие товары по своим качественным характеристикам будут востребованы.
Если государственная организация закупает «нестандартный» товар, то она обосновывает необходимость покупки именно такого товара, в то время как при покупке стандартных товаров ей уже не требуется никаких доказательств или обоснований целесообразности своей покупки.
3. Минимизация государственных расходов. Под государственными расходами на покупку товаров и услуг следует понимать два принципиально разных типа расходов, которые несет каждая государственная организация-покупатель и государство в целом:
• расходы на оплату, т.е. собственно расходы государственной организации на денежную оплату закупаемых товаров;
• логистические расходы, т.е. расходы, которые несут государственные организации по осуществлению всего процесса закупок и поставок товаров.
Первая группа расходов практически не подлежит минимизации (государственная организация сама по себе никогда не будет их минимизировать, ибо она не заинтересована в уменьшении своей сметы расходов; необходимый объем стандартных товаров и уже выверен).
Минимизация расходов на логистику достигается не путем их минимизации на уровне отдельной государственной организации, а путем централизации логистических процессов сразу для многих государственных покупателей. Понятие минимизации государственных расходов на закупку товаров и услуг применительно к государственной организации может означать лишь требование со стороны государства (в лице законодательства, контролирующих органов) не нарушать действующий порядок государственных закупок, процессы их финансирования и процессы использования купленных товаров.
Государство должно вести работу, нацеленную на минимизацию своих расходов, в единстве двух направлений:
• в направлении рационализации функциональной деятельности государственных организаций;
• в направлении рационализации их логистической деятельности.
4. Повышение эффективности государственных закупок и поставок.
В силу относительной несамостоятельности государственной организации вопрос о повышении эффективности государственных закупок всегда имеет два не очень равнозначимых уровня — уровень государства как целого и уровень государственной организации как «частичного» представителя государства.
На уровне отдельной государственной организации-покупателя (заказчика) повышение эффективности закупок и поставок осуществляется путем:
• избежания (недопущения) дублирования закупок однотипных товаров;
• повышения рациональности использования закупаемых товаров;
• снижения отходов и потерь на всех этапах логистического процесса, включая закупку, транспортировку, хранение и употребление купленных благ;
• правильного (научно обоснованного) управления поставками и поставщиками;
• обучения соответствующих государственных работников.
На уровне государстве в целом, или на уровне государственной логистической системы в целом, повышение эффективности включает:
• развитие сотрудничества всех государственных логистических структур;
• совершенствование государственного законодательства применительно к данной сфере;
• улучшение имеющихся механизмов государственных закупок и разработка новых механизмов;
• использование опыта других стран в области государственных закупок и всего логистического процесса.