Недостача и излишки денежных средств при инкассации кассы.

Денежные средства, поступающие в кассу организации должны сдаваться в банк для последующего зачисления на счет. Это необходимо производить ежедневно, так как в кассе можно хранить деньги только в пределах лимита. Большие затраты и риск связанный с перевозкой денег собственными силами обусловливают заключение с банком договора на инкассацию денежных средств.

Необходимый порядок прописывается в договоре с банком. Банк выдает организации необходимое количество порожних сумок с индивидуальным номером и ежемесячно оформляет явочные карточки. Перед получением денег инкассатор предъявляет кассиру документы удостоверяющие личность, явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами накладную к сумке квитанцию. Препроводительная ведомость вкладывается в сумку с деньгами. Инкассатор в присутствии кассира проверяет целостность сумки, пломбы, соответствие пломбы образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. Если проверка прошла успешно кассир заполняет явочную карточку, а инкассатор проверяет соответствие сумм денег и номера сумки, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции. Затем инкассатор подписывает квитанцию к сумке, ставит на ней штамп, дату и возвращает квитанцию кассиру.

Если в явочной карточке кассир укажет неправильные данные, они зачеркиваются и новая запись заверяется подписью кассира. При выявлении нарушения целостности сумки или пломбы, неправильного составления накладной к сумке деньги не принимаются. Дефекты и ошибки могут быть устранены в присутствии инкассатора, если это не нарушает график его работы. В других случаях инкассаторы могут заехать повторно, но в явочной карточке делается запись. В случае отказа организации от сдачи денег в явочной карточке кассир указывает “отказ”, причину и заверяет подписью.

При выявлении излишков или недостачи в сумке с наличными деньгами, принимаемой от инкассаторов, составляется акт пересчета наличных денег (в 3 экземплярах), он подписывается лицами осуществляющими пересчет. Один экземпляр акта передается заведующему кассой банка, другой направляется в организацию, а третий передается инкассаторам.

В договорах банковские учреждения прописывают условия, что они не несут ответственности при обнаружении в исправной инкассаторской сумке

Недостачи или излишков, а также фальшивых не платежеспособных банкнот, в случае повторяющихся недостач денежной наличности в сумках, банки предлагают своему клиенту присутствовать при пересчете денег.

Выручка от продажи товаров, внесенная в кассу для зачисления на расчетный счет, но еще не зачисленная согласно инструкции, отражается: Д 57 К 50. Основанием для записи на данном счете при инкассировании денег является расходный кассовый ордер, выписанный на основании квитанции к сумке. Зачисление денежных средств на расчетный счет отражается: Д 51 К 57.

Сумму недостачи денежных средств, выявленную банком при пересчете на основании акта пересчета со счета 57 списываем в дебет счета 94. Сумма недостачи денежных средств взыскивается с виновных лиц, а сумма излишков приходуется и зачисляется на финансовый результат.

Если недостача денег относится на счет виновных лиц (работников организации) с кредита счета 94 сумму списываем в дебет счета 73/2. Отражение операции ведется в зависимости от способа возмещения недостачи:

Д 50 К 73/2 – при внесении денег в кассу;

Д 70 К 73/2 – при удержании из заработной платы кассира.

По распоряжению работодателя с виновного работника можно взыскать сумму ущерба не превышающую размер среднемесячного заработка. (ТК РФ).

Если виновные лица не установлены и суд отказал во взыскании с них убытков, недостача денег списывается со счета 94 на финансовые результаты организации – 91/2.

Выявленные при пересчете излишки, зачисленные на расчетный счет отражаются: Д 57 К 91/1.

Выдача денег из кассы не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдание наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Деньги, не подтвержденные кассовыми ордерами, являются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Кроме фактических излишков и недостач, выявленных при инкассации, бывают “ошибочные суммы”, когда кассир выписывает документы на одну сумму, а в сумку кладется сумма меньшая или большая.

При применении контрольно-кассовой техники (ККТ) в конце рабочего дня данные недостачи или излишек легко выявляются, так как при закрытии организации или по прибытии инкассатора кассир должен:

1) Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

2) Составить справку-отчет и вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру сдать их старшему (главному) кассиру.

В небольших организациях с одной-двумя кассами деньги сдаются непосредственно инкассатору банка. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте, она должна совпадать с суммой сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку, с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. После снятия показаний счетчиков или распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в книге кассира-операциониста, ставится подпись кассира и представителя администрации.

Пример 2.

Магазин заключил с банком договор на инкассацию денежных средств. 5 апреля 2013 года кассир передал инкассатору сумку с выручкой в размере 100000 рублей. По окончании рабочего дня была выявлена недостача денежных средств в размере 1000 рублей, на следующий день магазин получил выписку банка и акт пересчета денег, из которых следовало, что при пересчете денег был выявлен излишек в размере 1000 рублей.

Журнал регистрации хозяйственных операций.

В день инкассации магазина был выявлен излишек, а банком недостача.

Журнал регистрации хозяйственных операций.

Пример 2.

Магазин заключил с банком договор на инкассацию денежных средств. 05.04.13 кассир передал инкассатору сумку с выручкой в размере 100000 рублей. 8 апреля банк сообщил магазину, что обнаружена поддельная денежная купюра 1000 рублей. Руководитель принял решение взыскать сумму недостачи с кассира. Деньги были внесены в кассу.

Журнал регистрации хозяйственных операций.