Изучение программного интерфейса СУБД М.Access.
Задачи занятия:
1. Выучить основные вкладки и группы команд ленты интерфейса типового окна.
2. Изучить основные режимы работы при формировании многотабличной БД.
3. Научить проектировать таблицы БД.
4. Разъяснить смысл связывания таблиц.
5. Научиться заполнять БД в режиме Таблицы.
6. Выработка у студентов практических умений и навыков по формированию хранилища БД
Краткая теоретическая часть.
База данных (БД) – это хранилище данных, организованное в виде таблиц. Реляционная база данных – это набор простых таблиц, между которыми установлены связи (отношения) с помощью числовых ключей (кодов). Ключ – это поле или комбинация полей, однозначно определяющая запись. Таблицы в БД состоят из строк и столбцов. Каждая строка таблицы – это запись, столбец – поле. Каждое поле имеет имя, тип (символьный, числовой и др.) и значение.
Управление информацией хранилища происходит при помощи системы управления базой данных – СУБД–программного обеспечение, состоящего из таких объектов: форм, запросов, отчётов, макросов и модулей.
Назначение объектов.
Таблицы – основные объекты любой БД, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, и хранится сама структура базы (поля, их типы и свойства).
Запросы – объект для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют отбор данных, сортировку и фильтрацию. Особенность запросов – они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок) – образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Работа с образом происходит быстрее и эффективнее, нежели с таблицами, хранящимися на жестком диске. Посредством запроса можно осуществить обновление БД. В базовые таблицы все данные вносятся в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Но по соответствующему запросу можно получить отсортированные и отфильтрованные нужным образом данные.
Формы – средства для ввода данных, предоставляющие пользователю необходимые для заполнения поля. В них можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства их оформления.
Отчеты – предназначены для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и другое).
Макросы и модули – предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления БД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования. Это одно из средств, с помощью которых разработчик БД может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, уровень ее защищенности.
И так, начинаем формировать БД, состоящую из двух таблиц.
1. Первый этап – проектирование таблицы: состав таблиц, их структура и связи (можно на бумаге, можно в уме). Для простоты восприятия понятия проектирования используем для сравнения БД «Аптека», построенную в программе M.Excel.
Разобьём таблицу на две таблицы, убрав вычислительные поля (Стоимость, Скидки,
К оплате), и добавим второй таблице поле-Счётчик, как и у первой. Так поле «Счётчик» свяжет две таблицы.
Счётчик. Счётчик 
Первую таблицу назовём «Лекарства», вторую «Справочные данные»
Второй этап – создание реляционной (многотабличной) БДM.Access по готовой модели «Аптека».
Вкладка Создание представляет объекты для создания и управления БД: Таблицы, Формы, Отчёты, Другие (Запросы, Макрос). Для создания БД M.Access предусмотрены режимы Конструктора и Мастера.
2. Создание таблиц. Выбрать Конструктор таблиц, в котором надо создать название полей будущей первой таблицы Лекарства, их тип, уточнить свойства полей, определить ключевое поле. Каждая таблица начинается с кода названия таблицы. В нашем случае будет код Лекарства. Делать пробелы в начале строки нельзя.
Последовательный вид таблиц.
В области Свойства поля в строке «Размер поля» надо устанавливать ориентировочное число символов, соответствующее текстовым данным (пример, церебрализин -12символов-букв, встречаются название до 20 букв, ставим 20байт).
Второе поле Справочные данные создаём аналогично по таблице:
| Имя поля | Тип поля | Свойства поля |
| Код Справочные данные | Счётчик | Длинное целое |
| Цена за единицу | Денежный | 
|
| Количество | Числовой | Целое |
| Код Лекарства | Мастер подстановок |  Работа в окнах Мастера. Все поля из таблицы Лекарства переносятся в правое окно.
|
После выбора ключевого поля (Код Справочные данные), присваивания имени, сохранения
2-й таблицы переходим на установление связей между таблицами:
Работа с базами данных/Показать и скрыть/Схема данных
Добавляем таблицы, перетаскиваем Код Лекарства из 1-й таблицы во 2-ю к Коду лекарств, и в появившемся окне нажимаем на кнопку Создать. Появляется макет связи данных таблиц.
Имеем две пустые таблицы, которые можно заполнить данными несколькими способами. Выберем два из них.
3. Способ первый. Режим таблицы.
При вводе данных в 1-ю таблицу в поле Код лекарства появляется знак «+», что означает связь со второй таблицей.
При нажатии на «+», открывается ввод данных во вторую таблицу. Так выглядит таблица «Лекарства» после ввода данных таблицы «Справочные данные».
Сохраняем и закрываем таблицы. Ввод данных вторым способом – через форму– рассмотрим в ниже представленной инструкции.
4. Работу показать преподавателю.