Под обработкой документальных материалов понимается комплекс технических операций, касающихся поступающих, хранящихся и отправляемых документов. Эти операции имеют своей целью обеспечение оптимальных условий для использования упомянутых документов.
К таким операциям относятся:
резка бумаги (вскрытие конвертов);
проставление номеров, штампов и иных отметок;
скрепление (склеивание) документов;
обеспечение сохранности документов, нанесение на них защитных покрытий;
фальцевание документов;
конвертование документов;
утилизация бумажных отходов.
Средства для резки бумаги.
Средства для резки бумаги имеют высокую производительность и точность реза, поскольку в основном, они используются при вскрытии различных почтовых отправлений. Конвертовскрывающие машины оснащаются устройствами установки ширины реза и подачи конверта в рабочую зону, а также электрическим приводом, хотя имеются машины и с ручным приводом. При выборе конкретных средств учитываются такие их технические характеристики, как толщина обрабатываемой пачки листов, ширина отрезаемой полосы, количество обрабатываемых конвертов, пачек в единицу времени. Вместе с тем эти средства могут привлекаться и для разделения бесконечных формуляров, распечаток с ЭВМ, для резки рулонов и листов бумаги на потребительские или приведенные к ним форматы.
Технические средства для нанесения отметок на документы.
В операции по обработке документов входят действия, связанные с прохождением и исполнением документов, в ходе которых на документы наносятся фрагменты информации, различающиеся по объему и содержанию.
Для этих целей могут использоваться следующие виды технических средств:
средства для нанесения штампов, отметок, индексов (номеров);
средства для нанесения адресов;
средства для нанесения знаков почтовой оплаты.
Нанесение штампов и т.п. осуществляется нумераторами, как механическими, так и автоматизированными. С помощью этих средств производится проставление многоразрядных номеров с изменяющимся количеством знаков, причем в случае необходимости возможно многократное повторение оттиска. Переменные индексы позволяют оперативно изменять содержание наносимых на документ оттисков: включать различные способы фиксирования дат, помещать служебные отметки.
Средства для нанесения адреса применяются для нанесения адреса, как на сам документ, так и на почтовые конверты, пакеты. Они представляют собой аппараты, которые наносят подготовленные адреса, отдельные типовые фразы или текстовые фрагменты. Эти машины могут использоваться также для заполнения бланков, формуляров, печатания этикеток.
Адресовальные машины имеют как ручной, так и автоматический привод. Адреса наносятся на почтовые отправления или на документы независимо от того, на каком материале они выполнены: бумаге, картоне, пленке. При оснащении учреждения подобной техникой необходимо обязательно учитывать количество адресов и частоту их применения, имея в виду возможность ее максимальной загрузки. Считается, что экономическая целесообразность использования адресовальных машин должна предусматривать возможность их эксплуатации не только для нанесения адресов, но и для изготовления отдельных видов документов, этикеток, информационных листков.
Средства для нанесения знаков почтовой оплаты по техническому устройству, сходны с адресовальными машинами. Эти машины могут наносить на конверт, ярлык, лист бумаги знак почтовой оплаты, наименование учреждения, дату и другую информацию. Машины ведут суммарный подсчет всей отправленной корреспонденции.
Скрепление документов.
Скрепление документов в зависимости от форм скрепления, видов скрепляющих материалов осуществляется следующими видами средств: средства для скрепления отдельных листов в пачки, блоки и средства для скрепления блоков листов. Для скрепления отдельных листов используются сшиватели, соединяющие листы между собой металлическими или пластмассовыми скобами (сшиваемая пачка листов не превышает 0.3-0.5 см), что вполне достаточно для процессов документирования. Сшиватели - как правило - устройства ручного действия, но могут применяться и электрифицированные модели, позволяющие скреплять пачки листов толщиной до 10 см. Кроме таких средств, применяются также устройства, работающие по принципу бесскобочного скрепления за счет силового сжатия соединяемых листов металлическими сегментами, а также устройства для скрепления листов за счет их деформации при сжатии.
Необходимо обговорить такой аспект применения сшивателей, как дальнейшее использование скрепленных документов. Согласно действующим нормативным документам при формировании дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу из них удаляются все металлические скрепления. Поэтому следует воздерживаться от применения сшивателей при работе с документами, которым предстоит долговременное или постоянное хранение. К тому же в ряде случаев скрепление может мешать восприятию информации, расположенной на листе документа. В комплекте со сшивателями можно иметь устройства для извлечения скобок и скреп.
Ламинирование.
Для обеспечения сохранности документов применяются средства по нанесению на поверхность документов защитных покрытий, так называемые ламинаторы. В качестве покрытий используются различные виды пленок. Выбор пленки зависит от таких условий как срок дальнейшей службы документа, необходимость сохранения им гибкости или твердости. Ламинирование документа улучшает его внешний вид, предохраняет от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышает его механическую прочность. Вместе с тем нужно иметь ввиду, что, охраняя документ от механических и химических внешних воздействий, с течением времени защитная пленка может также принести документам вред в связи с собственной деформацией и помутнением. Имеющиеся в настоящее время модели ламинаторов позволяют покрыть защитной пленкой шириной от 60 до 250 мм любые документы, представительские карточки, пропуска. Ламинаторы просты в использовании, оснащены регуляторами температуры и скорости, что обеспечивает высокое качество ламинирования.
Фальцевание.
Фальцевание представляет собой одно - или многократное сгибание листов бумаги в нескольких направлениях. Машины, производимые фальцевание, в основном, применяются при отправке документов в конвертах и пакетах различного формата. Особую актуальность приобретают эти машины в современных условиях, когда идет активное внедрение новых форматов почтовых конвертов.
Известно, что фальцевальные машины наиболее рентабельны при больших объемах обрабатываемой документации. Надо учитывать и расширение функциональных возможностей этих машин, когда они, помимо сгибания листов осуществляют их продольную срезку, перфорацию. Повышению функциональных возможностей этих машин способствует оснащение их устройствами автоматического регулирования скорости и электронными счетчиками обработанных листов.
Утилизация ненужных документов.
Возрастание объемов документов, утративших свое научное, практическое и историческое значение и подлежащие переработке, увеличивает потребность в средствах на утилизацию бумажных отходов. К ним относятся машины для уничтожения бумаг (шредеры): они осуществляют механическое измельчение поступающих на переработку документов, выполненных на бумаге или пленке. Эти машины обеспечивают различные уровни секретности и являются надежной защитой финансовой, коммерческой и иной информации. Переработка носителей информации ведется при помощи систем дисковых ножей с различными степенями измельчения.
Упаковка документов.
К средствам обработки относится и оборудование для упаковки документов. Это пачковязательные машины, которые обвязывают пачки документов шпагатом, лентой с последующим закреплением связывающих элементов металлическими или пластмассовыми скобами. Размеры таких пачек от 80х80х10 до 250х250х170 мм. Машины могут иметь как ручной, так и электрический привод.
Отдельно надо назвать купюросчетные машины, которые могут осуществлять замкнутый цикл обработанных купюр, в том числе проверку подлинности пересчитываемых изделий, их пересчет, комплектование в пачку и скрепление этой пачки лентой или другим видом упаковки при скорости до 1000 купюр в минуту. Машины имеют устройство подсчета обработанной продукции.
Литература
1. Лебедева М. Офисная оргтехника
2. Соловьев Э. Делопроизводство