Подготовка презентации
Как практиковаться в проведении презентации
Освойте эти процедуры, и это поможет вам выступать уверенно, с энтузиазмом и без напряжения.
- Убедитесь, что все ваши заметки - это только «ключевые слова», и напишите их печатными буквами на карточках. Тогда вы запомните ключевые слова, и вам не придется читать аудитории текст «по бумажке».
- Мысленно повторите презентацию, чтобы представить все идеи в логическом порядке.
- Повторяйте указанные выше процедуры до тех пор, пока не освоитесь полностью в потоке собственных идей и не разработаете план поддержки идей посредством иллюстративных материалов.
- Начните репетировать презентацию стоя. Расставьте стулья и оборудование так, как все будет на презентации.
- Проведите воображаемую презентацию, передав идею за идеей (но не слово в слово) и используя все визуальные материалы. Старайтесь, как можно меньше пользоваться записями и сосредоточиться на аудитории.
· Потренируйтесь отвечать на вопросы, которые, как вам кажется, могут возникнуть у слушателей.
- Снова проведите полностью презентацию. Если возможно, запишите себя на видео или попросите друга посмотреть и оценить вас.
· Просмотрите пленку и/или выслушайте замечания друга и внесите все необходимые изменения.
· Проведите одну или две «генеральных репетиции» В её окончательном варианте.
Контролирование обстановки во время презентации
1. Проекторы
Проверьте, не перегорела ли лампочка, и есть ли запасная лампочка. Если вы прочистите экран проектора, то это сделает изображение более ярким. Подумайте, понадобятся ли вам чистые листы, чтобы рисовать схемы, и ручки?
2. Флип-чаты
Достаточно ли у вас бумаги? У вас хватает маркеров? Вы убедились, что они не высохли?
3. Раздаточные материалы
Разложены ли ваши раздаточные материалы в доступном месте и в том порядке, чтобы их можно было раздавать, не испортив? Вы нашли человека, который поможет вам раздать материалы, если понадобится?
4.Указки
Вам понадобится указка? Она должна быть рядом с вами, так, чтобы вы легко воспользовались ею во время презентации.
5. Микрофоны
Если вы говорите с аудиторией, состоящей из более чем 50-100 человек, то, вероятно, вам понадобится микрофон. Перед презентацией попросите такой микрофон, который позволит, вам двигаться по помещению. Можно взять микрофон со шпуром, позволяющим перемещаться в пределах 3-5 метров, или такой микрофон, который можно прикрепить к пиджаку или галстуку, так что руки будут свободны.
6.Освещение
Подумайте, не нужно ли вам приглушить свет в помещении? Проверьте, есть ли выключатель, который делает освещение менее ярким. Желательно, когда вы демонстрируете 35-миллиметровые слайды, оставлять в помещении приглушенный свет. Тогда ваш голос не будет звучать в темноте. Проверьте, чтобы всe лампочки и выключатели в помещении работали.
7. Расстановка стульев
Если вы можете проконтролировать расстановку стульев в комнате попробуйте это сделать. Если возможно, расставьте стулья тaк, чтобы выход и вход в помещение были сзади. Тогда, если кто-то захочет выйти или войти, это не будет никого отвлекать.
Когда вы знаете, сколько приблизительно людей будет присутствовать, попробуйте добиться, чтобы было выдвинуто приблизительно столько же стульев, сколько человек должно прийти. Тогда вам не придется просить слушателей садиться в дальней части комнаты.
Если у вас нет возможности отрепетировать презентацию - действуйте экспромтом
Если с вами случается что-то подобное, не паникуйте! Вы уже знаете, как привести в порядок мысли, кроме того, вы знаете свою работу. Используя только эти возможности, вы удачно ответите на вопросы, если предпримите следующее.
Подумайте:
Сначала приведите в порядок мысли
Любую тему можно разделить на составляющие. Прежде чем начнете говорить, разбейте тему на элементы по такому образцу:
А. Прошлое, настоящее и будущее (или любая комбинация, ориентированная на вpeмя).
Б. Темы 1, 2 и 3 (например, производство, реклама и маркетинг).
. В. За и против (этот прием полезно использовать в убеждающей презентации).
А потом начинайте говорить:
Сделайте несколько вводных замечаний
Прежде, чем вы расскажите о главном, дайте себе немного времени, чтобы собраться. Выскажите несколько вводных замечаний, таких, например, как: «Спасибо. Я очень рад поделиться с вами кое-какой информацией. Конечно, я не планировал официальную презентацию, но я с удовольствием расскажу о проекте, над которым мы сейчас работаем».
Четко сформулируйте вводное предложение вашей основной идеи
Вы хотите объяснить себе и своим слушателям, в чем ваша основная идея. Можно просто ответить так: «Я бы хотел рассказать вам о том, как мы начинали этот проект, в какой он стадии находится сейчас, и как мы планируем работать над ним дальше». Таким образом, вы показываете слушателям, что разбили решение вопроса на несколько временных отрезков.
Доведите до слушатепей основной объем представляемой информации («тело» презентации)
Рассказывайте в соответствии с каждым пунктом во вводном предложении. Когда вы уже задали схему выступления и сообщили слушателям; что вы им хотите сказать, то это уже отчасти снимает напряжение.
Если вы говорите о противоречивых вещах, то сначала признайте противоположную точку зрения, а потом закончите выражением собственного мнения по данной теме так, чтобы подводимый в конце итог был отражением вашей позиции.
Подведите итог по основным пунктам
Ваши основные идеи подкрепит краткое повторение их в несколько переформулированном виде. Например: «За эти несколько минут я попыталась представить вам обзор, как этот проект начинался, в каком он состоянии сейчас и как нам видится его развитие».
В конце презентации сделайте вывод
Если вы хотите, чтобы люди проявили живой интерес к вашим идеям, вы должны передать слушателям свой энтузиазм..
Скованная и неподвижная поза, монотонный голос, отсутствующий взгляд сделают скучным любое выступление. Мы общаемся не только посредством слов. Мы выражаем чувства невербальными средствами, то есть мимикой, жестами и телодвижениями. Когда из-за нервного напряжения эти каналы общения прерываются, то ухудшается и качество общения с аудиторией.
Живая и яркая презентация даст вам преимущество. Такая форма речи позволяет вам выплеснуть нервную энергию. Говорите естественно, как в обычном разговоре, и попытайтесь общаться с людьми в аудитории непосредственно и дружелюбно. Это жизненно необходимо даже в более официальных ситуациях.
Вы должны научиться понимать не только то, что вы говорите, но и как вы говорите! Чтобы стать самому себе наставником в ситуации, когда вы стоите перед аудиторией, оцените аспекты, приводимые в следующем разделе.