Билет 5
Виды бланков. Требования конструирования бланков. Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец».
Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.1
Т.о. бланком документа называют:
лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;2
электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
При разработке бланков документов необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.
Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.
|
|
Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".
Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.(30 реквизитов)
При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.
Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.
|
|
Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.
Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".
Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Понятие электронного документа и его значение в информационном обеспечении управления.
Традиционное определение документа как материального объекта содержащего зафиксированную на нем информацию предполагает выполнение операций с документами как с носителем информации т. е учет, размещение, хранение, передача. Однако с появлением электронного документа на первый план выходит не объектно-материальный, а информационный характер док. Акцент смещается с носителя информации на саму информацию и все действия над документа оцениваются прежде всего с точки зрения информационной целостности и информационной безопасности.
Термином электронный документа обозначают информацию зафиксированную на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.
|
|
Под электронным носителем понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения информации посредством компьютерной техники.
Согласно ГОСТУ Р 7.08.2103 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
№1
№1
Нет печати и номер ТК №97…..
№2
| Закрытое акционерное общество «Медсервис» 12.10.2008 №12 Москва проверки работы с документами в отделе маркетинга | Утверждаю Генеральный директор ЗАО «Медсервис» Николаев Н.П.Николаев 20.10.2008 |
Основание: приказ директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.2008 г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис»
Составлен комиссией:
Председатель - зав.канцелярией Зудина О.Д
Члены комиссии: зав.производственным отделом Токарева Н.Л., зам.гл.бухгалтера, Павловой В.Е., менеджер по кадрам Александрова А.В., секретарь-референт канцелярии Ивановой З.П.
Комиссия в присутствии секретаря отдела маркетинга С.С.Родионовой 12.10.2008 г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга ЗАО «Медсервис»
В отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.
Отсутствуют два дела с перепиской за 2008 г., не проведена предархивная обработка документов 2008 г., подлежащих длительному хранению.
Комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.
Составлен в 4-х экземплярах:
1-й – зам.директора по административно-хозяйственным вопросам,
2-й – зав.отделом маркетинга,
3-й – председателю комиссии,
4-й – в дело 01-09.
Председатель комиссии Зудина Зудина О.Д
Члены комиссии Токарева Н.Л. Токарева
Павлова В.Е. Павлова
Александрова А.В. Александрова
Иванова З.П. Иванова