Для централизованной доставки документы должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они должны быть заверены печатью организации. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства (экспедиции) ответственному исполнителю.
Для направления документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель:
- составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);
- заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки);
- готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов.
Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Это позволит ускорить и упорядочить сам процесс, а также избежать многих затруднений при последующем поиске «пропавших» документов.
Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью, в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий. В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя.
Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. Во всех других случаях (кроме описанных выше) сопроводительное письмо становится излишним. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо.
Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:
- сначала на экземпляре, который должен быть возвращен обратно в организацию, как правило, в верхнем правом углу проставляется штамп
- потом с помощью степлера к этому же экземпляру документа прикрепляется листок бумаги с заранее напечатанным текстом
При направлении документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку / получение документов. Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (экспедиции).
Карточка доставки документов выполняет несколько функций:
- содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо;
- позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию);
- дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате;
- содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем сторонней организации или отправке его по почте;
- позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов.
Для отправки в названии карточки подчеркиевается слово «доставку», для получения документов — слово «получение».
При заполнении строки 3 «Перечень документов» обращаем ваше внимание на следующее. Если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых в стороннюю организацию документов, то в карточке доставки / получения указывается только номер и дата такого письма (оно регистрируется в установленном порядке, и, следовательно, копия письма хранится в службе делопроизводства). В этом случае отпадает необходимость дублирования информации в карточке доставки/получения.
При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.).
Для планирования работы и составления наиболее оптимальных маршрутов доставки корреспонденции рекомендуется предоставлять карточку на доставку/получение документов за один-три дня до планируемой даты отправки (получения).
В случае отправки документов по почте в строке 7 необходимо указывать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например, «Список № 20 от 23.04.2006 г.». В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера.
Очень часто для получения отдельных видов документов в сторонних организациях курьеру необходима доверенность, которая может быть разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов. В нашей организации обязанность по оформлению доверенности для курьера возлагается на ответственного исполнителя. Он прикладывает ее к карточке доставки/получения.