Должность 1 – Должность 2 – Должность 3 – Должность 4 – Должность 5

На основе проделанной работы составляется файл “Иерархия должности”

Затем составляется список сотрудников, претендующих занять соответствующие должности.

Форма входного документа может быть представлена в следующем виде:

Таблица 1

Список руководителей подразделений

При описании документа обязательно указывается периодичность и сроки его обработки, а также максимальное и минимальное количество документострок в нем.

Организация оперативной и нормативно-справочной входной информации включает представление макетов массивов с указанием методових организации.

Для каждого документа должен быть разработан макет для формирования информационного массива с указанием машинного носителя. По каждому реквизиту информационного массива в специальной форме проводится описание. Возможно следующее описание реквизитов массива (табл. 2).

Таблица 2

При выполнении задачи “Служебно-профессиональное продвижение сотрудника” на данном этапе определяется круг информационных массивов (в данном примере перечень ключевых бизнес-функций). Например, для руководителя отдела кадров ключевыми бизнес-функциями будут:

· делопроизводство;

· НОТ;

· управление производством;

· перспективы развития организации;

· психология;

· законодательство;

· технология производства;

· персонал;

· компьютерное обеспечение;

· техника безопасности;

· экономика труда.

Каждый информационный массив определенным образом кодируется. Информационному массиву присваивается системный цифровой идентификатор (код), состоящий из семи знаков. Исходная информация для определения ключевых бизнес-функций находится в таблицах БД, сформированных при составлении должностной инструкции.

Если в расчетах используется нормативно-справочная информация,то следует разработать "Перечень используемой нормативно-справочной информации" (табл. 3).

Таблица 3

Для используемой при решении задачи нормативно-справочной информации следует разработать систему и порядок внесения изменений и дополнений в соответствующий массив, а также указать сроки хранения всех используемых массивов.

Информация по внесению изменений включает:

- описание схемы внесения изменений;

-перечень информации, подвергающейся изменению;

- описание возможных вариантов внесения изменений;

- формы документов, содержащих информацию об изменениях.

При описании массивов промежуточной информации обязательно указываются их коды и перечень тех реквизитов, которые подлежат хранению с целью исполь­зования в дальнейших расчетах.

Описание информации, хранимой для связи с другими задачами, предполагает указание форм и шифра документа либо массива информации, содержание и характеристики реквизитов.

Схема информационных потоков отражает процесс движения информации от источника ее возникновения до получения и использования конечных результатов. Она может быть выполнена либо в графической форме, либо представлена в описательном виде, хотя первая форма (как более наглядная) предпочтительнее, к тому же она сопровождается необходимыми пояснениями. Все документы и файлы, присутствующие в схеме, должны соответствовать документам и файлам, которые будут описаны во входной и выходной информации. В такой схеме отражаются: подразделения, участвующие в информационном потоке, отдел службы управления персоналом, в котором собственно и решается задача, формы информационного взаимодействия между участниками, методы передачи информации, особенности информационного обеспечения, используемые в процессе решения технические средства

Описание выходной информации содержит: формы выходных документов или макеты выходных массивов, указание носителя информации, "адреса" получателей (пользователей) и количество экземпляров каждой формы выходных документов. В рассматриваемом примере можно построить схему информационных потоков оценки сотрудников, претендующих на вакантную должность.

Для описания форм выходных документов и макетов выходных массивов могут использоваться формы, предложенные при описании входной информации.

Кроме этого, следует учесть, что такой реквизит документа, как “Текст документа”, в котором сосредоточен его содержательный смысл, для всех форм (как входных, так и выходных) можно разделить на следующие виды:

1) документ линейной формы (рис.1):

Документ линейной формы

Рис. 1. Документ линейной формы: а) – общая структура; б) – пример формализованного вида приказа о проведении аттестации

2) документ табличной (матричной) формы (табл.4):

Таблица 4

Документ табличной (матричной) формы

Название документа ******

а)