СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1.1 Виды документации по личному составу
Правила составления и оформления документации по личному составу
ГЛАВА 2. ОСНОВЫСОСТАВЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА
Личное дело
Подготовка документации по личному составу к архиву
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИВОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Среди общей массы управленческих документов выделяется отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).
Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года [2, с. 8].
Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.
Кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а, следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).
Цель написания данной курсовой работы является изучение правил оформления и составления документации по личному составу. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1. Охарактеризовать структуру документации по личному составу;
2. Изучить и охарактеризовать особенности оформления приема на работу;
. Изучить правила оформления трудового договора, определить особенности составления трудового договора;
. Изучить и охарактеризовать особенности оформления следующих документов по личному составу:
- Приказы по личному составу;
- Трудовой книжки;
- Личной карточки;
- Личного дела.
5. Изучить требования подготовки документации по личному составу к архивному хранению.
Предметом исследования данной курсовой работы является ведение документации по личному составу. Объектом исследования - оформление распорядительной документации.
Для решения поставленных задач применены следующие методы исследования:
- Изучение научной литературы;
- Анализ и обобщение отечественной практики;
- Сравнение оформления документов согласно Государственному Стандарту.
Практическая значимость исследования продиктована тем, что в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Виды документации по личному составу
Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:
· документация, связанная с комплектованием персонала организации;
· документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
· документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
· документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников.
Работники, отвечающие за документацию по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
К документам по личному составу относятся:
· заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
· трудовые книжки;
· личные дела;
· личные карточки формы Т-2;
На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
. документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.