В помощь бухгалтеру
Положение о расчетах с подотчётными лицами
Инструкции, утверждённые Приказами Минфина РФ от 01.12.2010 №157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», от 16.12.2010 №174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта бюджетных учреждений и Инструкции по его применению», от 23.12.2010 №183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта автономных учреждений и Инструкции по его применению», содержат достаточно информации для того, чтобы учёт расчётов с подотчетными лицами в учреждении соответствовал методологии бухгалтерского учёта, установленной перечисленными инструкциями.
Тем не менее, как показывает практика, определенные вопросы при выдаче денежных средств в подотчёт и при отражении в учёте расходов по выданным подотчётным суммам возникают. Чтобы свести к минимуму затруднения при отражении таких операций, учреждение в приложении к учетной политике прописывает правила расчётов с подотчётными лицами, которые будут применяться. Предлагаем один из многочисленных вариантов положения о расчётах с подотчётными лицами.
Утверждено Приказом руководителя
Учреждения от __________ № ____
Положение о расчетах с подотчётными лицами
Настоящее Положение вводится в целях урегулирования вопросов, возникающих при расчётах с подотчетными лицами (кроме расчётов по командировочным расходам) и отражении этих операций на счетах бухгалтерского учёта.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия отражения операций расчётов с подотчетными лицами, являются:
- Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон о бухгалтерском учёте);
- Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 №157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
- Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;
- Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учёта бюджетных учреждений»;
- Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 №373-П (далее-Положение №373-11).
Общие положения
Наличные денежные средства под отчёт выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения.
Выдача денег под отчёт производится на основании письменного заявления их получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
Заявление на выдачу подотчетных сумм подписывается подотчётным лицом, главным бухгалтером и руководителем учреждения. Руководитель учреждения на заявлении ставит разрешительную надпись на совершение платежа.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, вне зависимости от основания их получения (трудовой контракт (приказ), иное основание, предусмотренное законодательством (договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, участвующими в деятельности учреждения и не состоящими в штате)), обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Выдача денежных средств подотчетному лицу, при наличии у этого лица задолженности по полученным ранее суммам, не допускается.
Учёт выданных подотчётному лицу денежных средств в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчёт.
Сумма превышения принятых к учёту расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) выдается из кассы учреждения подотчетному лицу в день отработки авансового отчёта (ф. 0504049), а в случае отсутствия необходимой для погашения задолженности перед подотчётным лицом суммы - в день поступления в кассу денежных средств.
Из кассы учреждения в подотчёт на хозяйственные нужды вправе получать денежные средства сотрудники отдела материального обеспечения. С этими лицами заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (Постановление от 14.11.2002 №823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).
Документальное оформление списания подотчетных сумм
Подотчётное лицо по истечении трех рабочих дней с момента выдачи работнику подотчётных сумм составляет и представляет в бухгалтерию учреждения авансовый отчёт (ф. 0504049).
На лицевой стороне авансового отчёта (ф. 0504049) подотчётные лица указывают сведения о себе, а на оборотной стороне - сведения о фактически израсходованных суммах и прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчётным лицом в порядке их указания в отчёте.
В бухгалтерии учреждения авансовый отчёт проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учёту. Проверенные авансовые отчёты утверждаются руководителем учреждения.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчётными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчёте в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта руководителем учреждения.
Суммы денежных средств, полученных подотчётным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учёта.
При получении авансового отчета проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учёту, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком и согласно действующему законодательству РФ.
На основании утвержденного авансового отчёта бухгалтерия списывает подотчётные денежные суммы в установленном порядке со счетов бухгалтерского учёта.
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные учётные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т. д. Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчётного лица должен быть в наличии первичный учётный документ, подтверждающий совершение расходов.
Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на приобретение товаров, работ, услуг, к расходам не принимаются.
Бухгалтер при проверке авансового отчёта должен обращать внимание на следующее:
1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.
2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учёту израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.
3. Должно быть указано состояние расчётов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчётной суммы является нарушением.
4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего
авансовый отчёт, а также суммы в указанной строке делает документ не
действительным, и суммы наличных денежных средств расцениваются как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся приём остатка или выплата перерасхода).