Документальное оформление списания подотчетных сумм




В помощь бухгалтеру

Положение о расчетах с подотчётными лицами

 

Инструкции, утверждённые Приказами Минфина РФ от 01.12.2010 №157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», от 16.12.2010 №174н «Об утверждении Плана счетов бухгал­терского учёта бюджетных учреждений и Инструкции по его применению», от 23.12.2010 №183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта автономных учреждений и Инструкции по его применению», содержат достаточно ин­формации для того, чтобы учёт расчётов с подотчетными лицами в учреждении соответствовал методологии бухгалтерского учёта, установленной перечисленными инструкциями.

Тем не менее, как по­казывает практика, определенные вопросы при выдаче денежных средств в подотчёт и при отражении в учёте расходов по выданным по­дотчётным суммам возникают. Чтобы свести к минимуму затруднения при отражении таких операций, учреждение в приложении к учетной политике прописывает правила расчётов с подотчётными лицами, ко­торые будут применяться. Предлагаем один из мно­гочисленных вариантов положения о расчётах с подотчётными лицами.

 

 

Утверждено Приказом руководителя

Учреждения от __________ № ____

Положение о расчетах с подотчётными лицами

Настоящее Положение вводится в целях урегулирования вопросов, возникающих при расчётах с подотчетными лицами (кроме расчётов по ко­мандировочным расходам) и отражении этих операций на счетах бухгал­терского учёта.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия отражения операций расчётов с подотчетными лицами, являются:

- Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон о бухгалтерском учёте);

- Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 №157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государствен­ных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;

- Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм пер­вичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применя­емых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;

- Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструк­ции по применению плана счетов бухгалтерского учёта бюджетных уч­реждений»;

- Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и мо­нетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 №373-П (далее-Положение №373-11).

Общие положения

Наличные денежные средства под отчёт выдаются на расходы, связан­ные с осуществлением деятельности учреждения.

Выдача денег под отчёт производится на основании письменного заявле­ния их получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Заявление на выдачу подотчетных сумм подписывается подотчётным лицом, главным бухгалтером и руководителем учреждения. Руководитель учреждения на заявлении ставит разрешительную надпись на совершение платежа.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, вне зависимости от осно­вания их получения (трудовой контракт (приказ), иное основание, преду­смотренное законодательством (договоры гражданско-правового харак­тера с физическими лицами, участвующими в деятельности учреждения и не состоящими в штате)), обязаны не позднее трех рабочих дней по ис­течении срока, на который деньги выданы, предъявить в бухгалтерию уч­реждения авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, под­тверждающих произведенные расходы.

Выдача денежных средств подотчетному лицу, при наличии у этого лица задолженности по полученным ранее суммам, не допускается.

Учёт выданных подотчётному лицу денежных средств в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчёт.

Сумма превышения принятых к учёту расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) выдается из кассы учреждения подотчетному лицу в день отработки авансового отчёта (ф. 0504049), а в случае отсутствия необходимой для погашения за­долженности перед подотчётным лицом суммы - в день поступления в кас­су денежных средств.

Из кассы учреждения в подотчёт на хозяйственные нужды вправе полу­чать денежные средства сотрудники отдела материального обеспечения. С этими лицами заключаются договоры о полной индивидуальной матери­альной ответственности в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (Постановление от 14.11.2002 №823 «О порядке утверждения переч­ней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работника­ми, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материаль­ной ответственности, а также типовых форм договоров о полной мате­риальной ответственности»).

Документальное оформление списания подотчетных сумм

Подотчётное лицо по истечении трех рабочих дней с момента выдачи ра­ботнику подотчётных сумм составляет и представляет в бухгалтерию уч­реждения авансовый отчёт (ф. 0504049).

На лицевой стороне авансового отчёта (ф. 0504049) подотчётные лица указывают сведения о себе, а на оборотной стороне - сведения о фактиче­ски израсходованных суммах и прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчётным лицом в порядке их указания в отчёте.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчёт проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих про­изведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборот­ной стороне отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о рас­ходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учёту. Проверенные авансовые отчёты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в ино­странной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчётными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчёте в рублевом эквива­ленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта руководи­телем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчётным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих анали­тических счетов бухгалтерского учёта.

При получении авансового отчета проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произ­веденные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а так­же на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учёту, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной ва­люте в соответствии с установленным порядком и согласно действующему законодательству РФ.

На основании утвержденного авансового отчёта бухгалтерия списывает подотчётные денежные суммы в установленном порядке со счетов бухгал­терского учёта.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учёта являются пер­вичные учётные документы, фиксирующие факт совершения хозяйствен­ной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наиме­нование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в нату­ральном и денежном выражении) и т. д. Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчётного лица должен быть в наличии первичный учётный документ, подтверждающий совершение расходов.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на приобре­тение товаров, работ, услуг, к расходам не принимаются.

Бухгалтер при проверке авансового отчёта должен обращать внимание на следующее:

1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обо­роте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целе­вое назначение и правомерность принятия к учёту израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных де­нежных средств.

3. Должно быть указано состояние расчётов с подотчетным лицом по ра­нее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчётной суммы является нарушением.

4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего
авансовый отчёт, а также суммы в указанной строке делает документ не­
действительным, и суммы наличных денежных средств расцениваются как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся приём остатка или выплата перерасхода).



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: