В итоге у вас должно получиться 3 основных документа-выписки.

Упражнение 1

1. Создать в своей рабочей папке папку «Офисные приложения».

2. Запустить Microsoft Excel и на первый лист скопировать следующую таблицу.

3. Сохранить файл электронных таблиц в папку «Офисные приложения» под именем файла «База» и закрыть.

4. Создать текстовый документ в Microsoft Word и набрать в нем текст по образцу (гарнитура шрифта Times New Roman, 14, расположение абзацев аналогично оригиналу).

5. Сохранить набранный текст под именем «Пригласительные» в папку «Офисные приложения». Для дальнейшей работы нужен этот файл «Пригласительные».

Дальнейшая цель работы – подключить к текстовому документу источник данных (в данном случае ранее созданный файл «База») средствами панели Слияние для того, чтобы каждому адресату соответствовал индивидуальный пригласительный билет.

Для этого необходимо:

6. Перейти на вкладку инструментов Рассылки.

7. Выбрать Начать слияние тип основного документа – Письма.

8. Открыть источник данных Выбрать получателей через кнопку Использовать существующий список, найти ранее созданный и сохраненный файл «База», открыть его, далее в появившемся окне Перечня листов выбрать лист, на котором располагается таблица (источник данных) – в нашем случае Лист1$.

9. Через кнопку Изменить список получателей проверить наличие всех получателей (напротив каждой фамилии с атрибутами должны стоять P, если атрибут отсутствует, то выставить P напротив заголовка списка Фамилия).

10. Вставить пустую строку перед основным текстом и перейти на нее.

11. Через кнопку Вставить поля слияния выбрать опцию Вставить поля базы данных. Выбрать по очереди поля Фамилия, Имя, Отчество и вставить в текстовый документ, между полями вставить пробелы (вид в тексте «Фамилия_» «Имя» «Отчество»).

12. Связь с базой будет определяться изменением полей «Фамилия_»«Имя»«Отчество» на фамилию первого адресата слияния при помощи кнопки-переключателя Поля/Данные. Для просмотра всех адресатов слияния из базы необходимо воспользоваться кнопками Навигации (Просмотреть все записи!)

Дальнейшая цель работы – вставить грамматически правильное обращение к адресату слияния женского или мужского пола (например Дорогая или Глубокоуважаемый)…

13. Переместить текстовый курсор в начало первой строки (перед полем слияния «Фамилия_»). Выбрать расположение по центру. Через кнопку Правила выбрать функцию IF…THEN…ELSE. В поле IF выбрать поле Окончания и выстроить логическое выражение: окончание равно ич, в поле Вставить соответствующий текст ввести обращение для адресата мужского рода, в следующем поле ввести обращение для противоположного пола (желательно не однокоренные слова).

14. Проверить истинность вставленного обращения при помощи кнопок и просмотреть все фамилии.

Дальнейшая цель работы – конкретизировать адрес, время и дату проведения мероприятия.

15. Для того чтобы автоматически вставить адрес, необходимо переместить текстовый курсор в соответствующее место в тексте (после словосочетания «по адресу»).

16. Через кнопку Вставить блок адреса в соответствующем окне в опции Задание элементов адреса снять активность Вставить имя получателя в формате, активизировать команду Вставить почтовый адрес. При помощи команды Подбор полей в появившемся окне выставить для поля Адрес 1 соответствующее поле из источника данных – Адрес мероприятия. В результате – в тексте после словосочетания «по адресу» появится поле «Блок_адреса».

17. При помощи кнопки-переключателя Поля/Данные необходимо проверить связь с источником данных – поле «Блок_адреса» должно измениться на конкретный адрес мероприятия, который введен в файл База (г. Минск, ул. Советская, 18).

18. Для того чтобы вставить время и дату проведения мероприятия необходимо переместить текстовый курсор в конец основного текста после предлога «в».

19. Через кнопку Вставить поля слияния выбрать через кнопку обзор поле Время проведения мероприятия и вставить в текстовый документ (вид в тексте «Время_проведения_мероприятия»).

20. При помощи кнопки-переключателя Поля/Данные необходимо проверить связь с источником данных – поле «Время_проведения_мероприятия» должно измениться на конкретное время и дату, которые введены в файл База (18.30 28.12.09).

21. В результате вид документа слияния со всеми вставленными полями:

Примечание:

§ При изменении информации в источнике данных (документе Microsoft Excel) необходимо его сохранить и повторно подключить к соответствующему текстовому документу.

§ При повторном открытии документов слияния, необходимо сначала открыть источник данных, затем текстовый документ. В текстовом документе при необходимости повторно подключить источник данных.

§ Если источник подключен, то при помощи кнопки Подбор полей слияния проверить соответствии полей друг другу.

Дальнейшая цель работы – оформление основного документа (образца пригласительного билета).

22. Применить к тексту следующие параметры форматирования – размер 16, цвет из основной палитры – Синий.

23. Изменить размер рабочего листа на размер пригласительного билета (открытки). Для этого необходимо использовать вкладку Разметка страницы изменить ориентацию страницы – с книжной на альбомную, изменить размер бумаги – А5, изменить поля документа – все по 1,5 см.

24. В качестве фона открытки применить картинку из коллекции картинок Microsoft, раздел Люди – отдельные –… держать в руках. Совместить размер картинки в соответствии с левым и правым полями документа.

Дальнейшая цель работы – растиражировать открытку в электронном виде для всех адресатов.

25. Через кнопку Слияние выбрать Изменить отдельные документы в окне Составные новые документы выбрать опцию Объединить записи Все.

26. Автоматически из файла «Пригласительные» образуется новый документ Письма, который состоит из отдельных страниц, количество которых совпадает с количеством адресатов в источнике данных. На каждой странице расположен отдельный пригласительный билет, адресованный каждому адресату.

27. Закрыть источник и основной документ (для сохранения связи). В источник данных повторно добавить свои данные и сохранить. Открыть основной документ с подключением базового файла (источника), проверить наличие добавленной записи, отправить себе открытку и сохранить отдельным текстовым файлом «Моя открытка».

Упражнение 2

Для выполнения упражнения потребуются навыки, приобретенные в Упр 1.

1. Создать в своей рабочей папке папку «Выписки оценок» в которой сохранять все результаты данного упражнения.

2. Скопируйте в эту папку документы Выписка оценок.doc и Итоговые_Оценки.xls

3. Откройте текстовый документ Выписка оценок. Проанализируйте структуру документа и определите где необходимо вставить Поля слияния.

4. Откройте источник данных (заранее приготовленную базу) Итоговые_Оценки и проанализируйте структуру таблицы, закройте документ.

5. Выполнить слияние текстового основного документа с табличным источником данных, тип рассылок – Обычный документ Word.

6. Далее подключить источник данных Итоговые_Оценки.xls.

7. В основной документ вставить Поля слияния в соответствующих местах.

8. При помощи кнопки Просмотр результатов просмотреть информацию по классам.

9. Создать документ с информацией обо всех учащихся (Рассылки → Найти и объединить → Изменить отдельные документы…). Просмотреть созданные выписки и сохранить под именем Выписки по всем учащимся.

10. Вернуться в основной документ и создать выборочную выписку для отдельного класса, например «Выписка 7 В класса». Для этого необходимо изменить список получателей (вкладка Рассылки → Изменить список получателей) и применить фильтр с условием по искомому классу.

11. После фильтра объединить все записи в документ Выписка 7 В класса

12. Вернуться в основной документ, удалить предыдущее условие в итоге появиться информация по всем классам.

13. Сформировать документ по ученикам всех классов с оценками по Математике и Физике больше или равно 8. Для этого необходимо применить расширенный фильтр с двойным условием (условия связаны союзом И).

14. Полученную выборку объединить в документ Ученики с математическими способностями.

В итоге у вас должно получиться 3 основных документа-выписки.