ПАМЯТКА
для сотрудников ТГУ, выезжающих в служебные командировки
Отчетные документы для Центра академической мобильности ТГУ (далее ЦАМ):
1. Стажировка/обучение:
Информационно-аналитический отчет (Приложение № 3 к Регламенту), который должен быть подписан у принимающей стороны (+ печать), руководителя подразделения, проректора по виду деятельности, проректора по программам развития.
2. Участие в мероприятии:
А. Документ, выданный принимающей стороной и свидетельствующий об участии в мероприятии.
Б. Информационно-аналитический отчет (Приложение № 3 к Регламенту), подписанный руководителя подразделения и проректора по виду деятельности.
Если принимающих сторон более двух, то необходимо предоставить содержательную отчетность по каждому из них.
Если отчётные документы на иностранном языке, то их необходимо самостоятельно перевести и заверить перевод в Центре языковых компетенций (главный корпус ТГУ, северное крыло, эт. 3, ауд. 327).
Отчетные документы в «ЦАМ» предоставляются в течение 2-х недель после приезда сотрудника в Томск.
Получить консультации по отчетности для ЦАМ можно по тел. 526-480 (ауд. 010, цоколь, южное крыло ГК):
Финансовая отчетность для бухгалтерии ТГУ (ауд. 114, ауд.116, гл. корпус):
1.1 В случае зарубежной командировки должна быть представлена копия страницы загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Даты прибытия и убытия должны совпадать с датами командировки, определенными приказом. Все несоответствия в случае возникновения должны быть обоснованы письменно, при этом в приказ о направлении в командировку вносятся дополнения и изменения.
1.2 Служебное задание с отметками о выполнении задания и визами, предусмотренными бланком задания.
1.3 Оригиналы документов, подтверждающих проезд:
- Авиабилет (железнодорожный билет), оформленный на бланке строгой отчетности или Электронный билет, к которому прилагается документ об оплате (кассовый чек, квитанция строгой отчетности, выписка банка об оплате с пластиковой карты через Интернет). Если билет оплачен безналичным путем через университет, документ об оплате не представляется. ЗАПРЕЩЕНЫ любые платежи (в том числе оплата проезда, проживания и т.д.) с банковских карт супруга (супруги), друга, коллеги и т.п. К отчету принимаются документы об оплате, произведенной непосредственно командированным работником! В случае выписки авиабилетов и других перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены следующие реквизиты: Ф.И.О. пассажира, № рейса, дата вылета, стоимость билета. Перевод заверяется в Управлении международных связей (ауд.327 ГК).
- Посадочные талоны.
В случае утери документов расходы не возмещаются, денежные средства подлежат возврату в кассу ТГУ (по данному вопросу возможны изменения при получении разъяснений Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы)!
1.4 Оригиналы документов об оплате проживания (кассовый чек, квитанция строгой отчетности, банковская квитанция).
1.5 Оригиналы договоров на оказание услуг, актов сдачи-приемки, счетов-фактур. В случае, если вначале были согласованы копии этих документов, оригиналы должны полностью им соответствовать (иметь тот же номер, дату, сумму и прочие реквизиты). Если оплата по договору была произведена наличными, представляется документ об оплате (кассовый чек, квитанция строгой отчетности, банковская квитанция).
При планировании поездки рекомендуем заранее поинтересоваться, какие документы об оплате наличными Вы получите, и проконсультироваться у работников бухгалтерии ТГУ (контакты указаны ниже) о возможности принятия их к учету.
1.6 Табель учета рабочего времени, заполненный за период отсутствия работника.
Получение средств в подотчет и сроки отчета
1. Денежные средства в подотчет перечисляются на банковские счета командированных при наличии оформленных документов и заявления на перечисление денежных средств. Следует учитывать, что с момента перечисления до момента зачисления денежных средств на банковский счет необходимо от одного до трех рабочих дней. Для расчетов с работниками по командировочным расходам используются банковские счета, открытые только в тех банках, с которыми университет заключил договор.
2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня приезда. Неиспользованные денежные средства возвращаются в кассу не позднее 5 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета, в случае нарушение сроков возврата задолженность будет удержана из заработной платы. Основанием для возмещения расходов, произведенных сверх полученных в подотчет средств, является утвержденный авансовый отчет.
Получить консультации по финансовой отчетности и представить авансовый отчет по командировке можно следующим работникам управления бухгалтерского учета и контроля:
- Яковлева Ирина Александровна - каб.114, тел.529-901;
· Стыкон Елена Борисовна - каб.114, тел. 529-594
· Лариса Евгеньевна Барсагаева – каб. 303, тел. 529-691