Для эффективного управления менеджеру необходимо четко представлять, какой необходимый объём информации и в каком виде он должен донести до исполнителя, чтобы достичь поставленной цели.
А именно:
Общаясь с человеком, определить какая модальность у него ведущая.
Присоединиться к его ведущей модальности.
Вести разговор в его модальности.
Для начала рассмотрим выбор коммуникативного канала передачи информации, который зависит от целей коммуникации и сложности ее содержания, то есть выбор модальности.
Для визуалов характерен взгляд в верх влево, вверх вправо, вверх и по центру. Он делает жесты верхней частью тела, например плечами или поднятыми руками. Если пишет на линованной бумаге, то последующий символ больше предыдущего.
Для аудиалов характерен взгляд влево, влево вниз и вправо. Делает жесты в нижней части тела, сжимает слова не делает перенос слов.
Для кинестетиков характерен взгляд вниз вправо и вниз по центру. Делает жесты в средней части тела.
После определения ведущей модальности человека, не составит труда присоединиться к ней. То есть оперировать в разговоре теми словами и терминами, которые характерны для данной модальности.
Разговор в модальности визуала с использованием, например таких слов: я вижу, посмотри, представляешь, смотрите, давайте рассмотрим и т.д. Используя эти незамысловатые конструкции ваш собеседник не сможет даже отвлечься на что- либо другое кроме как вести разговор с вами.
Разговор в модальности аудиала должен сопровождаться такими словами: слушай, озвучьте, внутренний голос вам подскажет.
Разговор в модальности кинестетика сопровождается следующими словами: почувствуйте, ощутите, комфортно, объёмный, мягкий, твёрдый и т.д.
1.7 Управленческая информация
С позиций науки об общих законах управления – кибернетики – менеджмент, как и всякое управление, представляет собой целенаправленную переработку информации: информация о состоянии объекта управления, попав в орган управления, преобразуется в нем в командную информацию. Командная информация, представляющая решение менеджера, составляет основу менеджмента. Таким образом, информация является исходным и конечным материалом, над которым работает менеджер. От наличия, качества и своевременности поступления этого материала во многом зависит успех менеджмента.
Что же такое информация?
Информация – это осмысленные, упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации. Событие – то, что произошло (не обязательно достоверно) или могло произойти. Факт – то, что действительно произошло. Явление – событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь. Ситуация – совокупность обстоятельств, обстановка.
Иногда информацию ошибочно отождествляют с данными. Главное различие здесь в том, что информация – это не просто данные, а нечто большее: осмысленные, упорядоченные сведения. Например, вывешенные на витрине банка курсы иностранных валют представляют для прохожего не более чем набор данных – ни о чем не говорящих цифр. Для человека же, который собирается обменять свои деньги и осмысливает увиденные цифры, – это ценная информация, на основании которой он может принять то или иное решение.
Управленческая информация должна обладать следующими качествами: достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью, реализуемостью.
Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.
Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.
Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначениям.
Реализуемость информации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.
Ведя информационную работу, менеджер должен четко представлять ответы на следующие вопросы:
– какая нужна информация;
– к какому сроку нужна информация;
– как будет использоваться информация;
– кто будет получателем и пользователем информации;
– где данная информация может быть получена;
– какие аппаратные, программные и организационные средства нужны для получения информации;
– каков "механизм" сбора и обработки информации;
– в какой форме информация должна быть представлена;
– какова стоимость этой информации.
Главными объектами информационного обеспечения являются управленческие подразделения организации, осуществляющие основные функции менеджмента:
– прогнозирование и планирование;
– организацию работы;
– координацию и регулирование;
– активизацию и стимулирование;
– учет, контроль и анализ деятельности.
В зависимости от характера и направлений реализации всю необходимую для менеджмента информацию можно условно разделить на следующие виды: ознакомительная, справочная, целевая, ситуационная, расчетная, учетная, контрольная, аналитическая, планирующая, руководящая.
Ознакомительная информация служит для сообщения сведений общего характера. Получение ее не влечет за собой принятия каких-либо немедленных мер. Например, это могут быть данные о политической ситуации, уровне жизни населения и т. п.
Справочная информация также не требует непосредственной реакции менеджера. От ознакомительной она отличается большей структурированностью и конкретикой. Скажем, справочник по черным металлам или по результатам последней переписи населения, правовые акты и т. п.
Целевая информация ориентирована на решение вполне определенных управленческих задач и требует соответствующей реакции менеджера. Например, информация о падении цен или о сбоях в поступлении электроэнергии. В ряде случаев реакция менеджера на такую информацию может быть заранее предусмотрена, например, при сообщении о пожаре, выходе техники из строя и т. п.
Ситуационная информация определяется обстановкой, в которой действует организация. Примерами такой информации могут служить сведения, необходимые организации для заключения сделки, выхода на новый рынок, подготовки к годовому отчету.
Расчетная информация необходима для осуществления определенных вычислений. Например, для определения показателей работы предприятия, проведения кредитных операций и т. д.
Учетная информация требуется для ведения учета в организации. Она используется при составлении отчетов, сведений для налоговых органов и т. п.
Контрольная информация нужна для постоянного или эпизодического контроля внешних подразделений организации, например дочерних предприятий, филиалов, а также для отслеживания проводимых мероприятий, например реализации контрактов.
Аналитическая информация поступает в организацию, как правило, по запросу и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или явлений. Это, например, аналитические обзоры конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валюты, прогнозы цен и т. п.
Планирующая информация – это данные, необходимые для планирования деятельности организации, например, сведения по внешним заказам, нормативные документы и т. д. Руководящая информация представляет собой обязательные для выполнения указания органов государственного и муниципального управления, требования собственника организации, постановления правоохранительных органов и т. д.
Информация, обеспечивающая деятельность организации, сегодня немыслима без широкого использования компьютеров с их инфраструктурой, системы Интернет, электронной почты, мобильной связи и т. д.
Основными направлениями информационного обеспечения менеджмента организации являются:
– получение и обработка поступающей информации, ее анализ и доведение до исполнителей;
– сбор и формирование информации о деятельности организации;
– распространение информации организации внутри нее и за ее пределами;
– анализ информации о деятельности организации;
– получение данных контроля за деятельностью организации и ее подразделений;
– подготовка решений менеджера;
– решение оптимизационных задач;
– расчеты по распределению ресурсов организации;
– учет и отчетность организации;
– налоговые расчеты и документирование;
– финансовые и кредитные расчеты;
– учет и распределение запасов;
– кадровая информация;
– снабженческая информация;
– информация по маркетингу (исследование рынка, создание товара, товародвижение, сбыт, стимулирование продаж и т. д);
– информация по рекламе и паблик рилейшнз;
– справочная информация, базы данных;
– архив организации;
– переписка организации;
– экспертные системы;
– разработка планов и контроль за их исполнением;
– контроль за отданными распоряжениями и их выполнением;
– автоматизация рабочих мест руководителей и управленческого персонала.