Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

1. Название должности: Исполнительный ассистент Генерального
директора (офис-менеджер).
2. Функции: Обеспечивает административную поддержку Генерального
директора. Является офис-менеджером в Административно-исполнительном
отделе.
3. Какую ценность представляет эта должность для компании?
Несет ответственность за обеспечение административной поддержки
Генерального директора. Выполняет поручения и задания, требующие
ответственности, независимости суждений и мыслей. Обеспечивает ежедневное
руководство Административно-исполнительным отделом.
4. Кого обслуживает эта должность внутри компании?
Генерального директора _____________________________________________
Первого заместителя Генерального директора _________________________
Весь старший и другой управленческий персонал ______________________
Административно-исполнительный отдел _______________________________
5. С какими организациями вне компании Вы связаны по роду Вашей
деятельности?
Представители деловых кругов _______________________________________
Представители служб ________________________________________________
Поставщики _________________________________________________________
Другие _____________________________________________________________
6. Должностные обязанности
Как административный ассистент:
1. Служит основной точкой связи Генерального директора.
2. Отвечает на все телефонные звонки с ответственностью и
независимым суждением, обеспечивая соответствующую помощь звонящим.
3. Координирует внешние встречи и встречи внутри Отдела, относящиеся
к Офису Генерального директора.
4. Встречает посетителей отдела и представляет отдел Генерального
директора внутренним и внешним коллегам эффективным способом.
5. Обеспечивает общие администраторские функции для Генерального
директора, включая, но не ограничиваясь этим: распределение входящей и
исходящей почты и меморандумов, подшивка документов, подготовка
корреспонденции и перевод устный и письменный.
6. Помогает Генеральному директору в специальных проектах, включая
распределение информации, подготовку отчетов и связанных с ними
материалов соответствующему персоналу.
7. Понимание административных процедур и протокола, определение
правильного выбора действий.
Как Офис-менеджер:
1. Обеспечивает точное руководство офисными функциями для
исполнительного и административного персонала, включая приобретение и
обслуживание офисного оборудования (мебели, компьютеров, копировальных
машин, факсов и т.п.).
2. Организует эффективную телефонную систему для офисов, ее
техобслуживание и обучение работников ее пользованию.
3. Решает вопросы безопасности, относящиеся к оформлению пропусков
для персонала и т.п.
4. Организует работу водителей офиса и их экспедицию.
5. Отвечает за развитие офисной политики и процедур, их
распределение и исполнение.
6. Приобретает все принадлежности для офиса, обеспечивает их
хранение и распределение.
7. Принимает участие в разработке, управлении и контролировании
рабочего бюджета офиса и координации выплат из мелкой кассы с Финансовым
отделом.
8. Занимается управлением персоналом офиса, включая:
в координации с Отделом кадров выплат персоналу, компенсаций и
соответствующих налогов;
обучение подчиненного персонала эффективным практикам
(профессиональным стандартам офисного протокола);
ведение учета персонала, включая дни болезней и отпусков.
9. Следит за координацией и подготовкой всех документов для визового
оформления работников компании и гостей.
10. Отслеживает отношения с МИД, ОВИРом и другими государственными
учреждениями, связанными с регистрацией иностранного персонала.
11. Находится в курсе новых изменений законодательства в Российской
Федерации относительно обработки виз и разрешений на работу.
12. Разрабатывает политику и процедуры.
13. Координирует и поддерживает аренду квартир работников и служит
связующим звеном в отношениях арендатора и арендодателя, а также
координирует вопросы техобслуживания квартир.
14. Служит образцом в разработке и выполнении корпоративных норм.
7. Порядок подчиненности
1. Исполнительный ассистент Генерального директора (Офис-менеджер)
административно и функционально подчиняется Генеральному директору,
заместителю Генерального директора по администрации.
2. Исполнительный ассистент Генерального директора (Офис-менеджер)
руководит работой Приемной и персоналом Административно-исполнительного
отдела.
8. Квалификация, опыт, способности и обучение, необходимые для
данной должности
8.1. Требубется высшее образование или эквивалентный
профессиональный опыт или обучение.
8.2. Навыки организационной и административной работы.
8.3. Навыки работы с компьютером, программами EXСEL и другими
программами по менеджменту.
8.4. Минимум 3 года работы со старшим управленческим персоналом или
в качестве офис-менеджера.
8.5. Чувство ответственности, инициативы, принципиальности,
способность работать по всем задачам с профессиональным подходом.
8.6. Способность проявлять благоразумие в конфиденциальных вопросах
и информации.
8.7. Эффективные навыки общения, позволяющие работать с
представителями различных национальностей.
8.8. Знание языков английского (русского) является необходимым.

С Должностной инструкцией ознакомлен