В соответствии с п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации имущества и обязательств обязательно (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация сумм, числящихся на счете расходов будущих периодов, осуществляется в порядке, установленном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49), а также на основании порядка, утвержденного организацией в приказе об учетной политике. Инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по организации, по документам устанавливает сумму, подлежащую отражению на счете расходов будущих периодов и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств организации) в течение документально обоснованного срока согласно имеющимся у организации документам, расчетам и учетной политике. Результаты инвентаризации фиксируются в форме N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов", установленной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Данный акт оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для занесения его результатов в сличительную ведомость в соответствии со сроками, установленными в приказе о проведении инвентаризации; другой экземпляр остается у сотрудника организации, курирующего исполнение документов, согласно которым возникли данные расходы будущих периодов.
Пример 3
По результатам инвентаризации в магазине выявлена недостача товаров по продажным ценам на сумму 100 000 руб. Торговая наценка – 10 000 руб. Материально ответственное лицо признало факт недостачи и дало согласие ее погасить. Деньги в погашение задолженности по недостаче внесены в кассу.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41 90 000 руб. – списана недостача товаров;
Дебет 41 Кредит 42 10 000 руб. – сторнирована торговая наценка;
Дебет 73-2 Кредит 94 90 000 руб. – на сумму недостачи, подлежащей взысканию с виновного лица;
Дебет 73-2 Кредит 98-4 10 000 руб. – на разницу между продажной ценой и фактической себестоимостью недостающих товаров;
Дебет 50 Кредит 73-2 100 000 руб. – внесена в кассу сумма в возмещение ущерба;
Дебет 98-4 Кредит 91-1 10 000 руб. – отражен доход в виде разницы между взысканной суммой и фактической стоимостью недостающих ценностей.
В данном случае доходом будущих периодов признается не вся недостача – 100 000 руб., а только потенциальная прибыль, которая была заложена в недостающих товарах. Недостача составила 100 000 руб., и материально ответственное лицо согласно ее оплатить. Однако 90 000 руб. организация заплатила за данные товары поставщику, но если бы эти товары были проданы, торговая организация получила бы 10 000 руб. прибыли. Поэтому, при сложившихся обстоятельствах доход будущих периодов составляет 10 000 руб.
Из определения расходов будущих периодов следует, что порядок их списания должен быть установлен распорядительным документом организации. Принятые способы определения такого порядка следует отразить в учетной политике организации. Если применяется способ списания произведенных расходов, относящихся к будущим периодам, не оговоренный в учетной политике, необходимо принять соответствующий распорядительный документ (например, приказ по организации за подписью руководителя).
Независимо от сложившейся ситуации для документального подтверждения суммы списания (кредит счета "Расходы будущих периодов") должен быть составлен бухгалтерский документ. Такой документ должен иметь обязательные реквизиты: дату составления; основание составления; корреспондирующий счет, на который будет производиться списание; период, на который распределяются расходы; суммы списания по отдельным месяцам установленного периода; должность и подпись лица, составившего документ.
Синтетический учет расходов будущих периодов осуществляется с применением следующих записей на счетах бухгалтерского учета: дебет счета 97 "Расходы будущих периодов" кредит счетов учета материально-производственных запасов и производственных затрат (10, 13, 23, 25, 26 и т.д.) - на сумму фактически произведенных расходов; дебет счета 20, 23, 25, 26 и т.д. кредит счета 97 - на сумму ранее произведенных расходов, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг) в данном отчетном периоде. Д-т сч.97 К-т сч.60, 71, 76 и др. - отражены суммы расходов, произведенные в текущем периоде, но относящихся к будущим периодам Д-т сч.20, 26, 44 и др. К-т сч.97 - списаны расходы будущих периодов в отчетном периоде, к которому они относятся, в установленном организацией порядке.
На счете 97 приводятся и затраты по ремонту основных средств, который проводится в начале года: Д-т сч.97 К-т сч.02, 10, 70, 69 и др. - отражены суммы затрат по ремонту основных средств. Д-т сч.20, 23, 25, 26, 44 и др. К-т сч.97 - отнесены на затраты суммы расходов по ремонту основных средств. Учет расходов будущих периодов осуществляется по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» с кредита соответствующих материальных, расчетных и других счетов. Ежемесячно или в другие сроки учтенные на дебете счета 97 расходы списываются в дебет счетов 20, 23, 25, 26,44, 99. Сроки списания расходов будущих периодов, а также соответствующие издержки или другие источники, на которые списываются указанные расходы, регламентируются законодательными и другими нормативными актами или определяются самими организациями. Например, расходы по ремонту основных средств, учтенные в начале года на счете 97, списываются ежемесячно либо пропорционально объему производства по месяцам, либо пропорционально плановым затратам на ремонт основных средств, либо равномерно по месяцам. Из общего состава расходов будущих периодов отдельной калькуляционной статьей по счету 20 «Основное производство» отражают лишь расходы по подготовке и освоению производства. Остальные расходы списывают со счета 97 в дебет собирательно-распределительных (25, 26) или других счетов.