План
1. Работа с входящими документами
3. Работа с исходящими и внутренними документами
4. Правила регистрации и индексации документов
1. Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.
Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
При первичной обработке осуществляют:
- проверку правильности доставки (адресования);
- проверку количества листов поступившего документа;
- проверку наличия приложения.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").
При отсутствии листов документа или приложения:
- ставится в известность отправитель;
- делается отметка на самом документе;
- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки (см. рис. 4):
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение (разметку);
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения и исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Рrivatе") и "Конфиденциально" ("Confidential''), если не имеет допуск к ним.
| Вскрытие конвертов и проверка вложений |
| Предварительное рассмотрение (сортировка) |
| Регистрация |
| Передача документов в структурные подразделения |
| Передача документов руководителю |
| Рассмотрение документов руководством |
| Прием конвертов, проверка правильности адресования |
| Передача документов адресату с пометкой «Лично» |
| Контроль исполнения документов |
| Исполнение документа |
| Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации |
| Передача документов на исполнение |
|
|
Рис. Схема обработки входящей документации
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые, нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления; время поступления (при необходимости).
Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.
Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.
Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.
При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения, фамилию работника предприятия.
|
|
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.
Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
|
|
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
2. Работа с исходящими и внутренними документами
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.
Основные этапы обработки исходящих документов (см. рис. 5):
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
| Согласование проекта документа |
| Проверка правильности оформления проекта документа |
| Составление проекта исходящего документа |
| Подпись документа руководителем |
| Нумерация документа |
| Проверка правильности адресования документа |
| Отправка документа адресату |
| Подшивка копии документа в дело |
| Регистрация документа |
Рис. Схема обработки исходящей документации
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.
Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов". При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.
Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.
3. Правила регистрации и индексации документов
Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:
- для обеспечения сохранности документов;
- для удобства поиска документов;
- для учета и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
- 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
- 1-5 - номер дела по номенклатуре.
Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.
Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Система регистрации на ПК может быть создана:
- в среде систем управления базами данных (Access);
- с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
- в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы;
- другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.
Вопросы для самоконтроля
1.Что такое регистрация документов?
2. Для чего необходима регистрация документов?
3. Вся ли документация, поступающая в организацию, подлежит регистрации?
4. Что такое входящий документ?
5. Что такое исходящий документ? Каков порядок оформления и регистрации исходящих документов.?