Если сотрудники воруют: как лечили в Retail Group
Кому интересно: посмотрите, как можно выявить нерадивых сотрудников, устранить хищения и предотвратить мошенничество.
Роман Борисов, Финансовый директор компании Inventive Retail Group
Алексей Чванов, Руководитель контрольно-ревизионного отдела Inventive Retail Group
Как избежать кражи денег при инкассации Обратите внимание: если продавец проводит инкассацию не в конце дня, а на утро следующего или периодически завышает лимит денег в кассе, то это может быть сигналом, что в вашем магазине воруют. Чтобы этого не допустить, разработайте в учетной системе блок, который в автоматическом режиме позволит сверять даты плановых инкассаций с датами фактических и лимиты остатков денег после их проведения. Если срок инкассации нарушался, проведите внеплановую проверку. В случае отсутствия денег в кассе, отразите их недостачу.
Наша группа компаний занимается розничной торговлей и владеет большой сетью магазинов. В работе, как и многие ритейл-компании, мы столкнулись с тем, что наши сотрудники крали товары, выдавали необоснованные скидки и использовали карты лояльности клиентов в личных целях.
Чтобы решить эти проблемы, мы проанализировали все подозрительные операции за последние три года, все выявленные случаи мошенничества и информацию о потерях. Затем определили, какие действия контрольно-ревизионного отдела позволили выявить кражи и возместить убытки.
В результате мы выделили шесть основных видов махинаций сотрудников и разработали план мероприятий по борьбе с ними.
После того как компания стала работать по новым правилам, потери от хищений уменьшились более чем в два раза. Расскажем об основных способах хищений в магазинах и как нам удалось их устранить.
Работник украл товар, а по документам отгрузил его в другой магазин
Первое, с чем мы столкнулись, — это воровство товара работниками магазина. Так, например, один из наших продавцов украл сотовый телефон. Чтобы его не поймали, он оформил накладные на отправку товара в другой магазин, по которым телефон якобы покинул пределы склада. В результате недостачи в магазине не было, так как контролеры не проверяли, дошел ли товар до места назначения или нет.
Чтобы не допустить таких махинаций, во время инвентаризации запросите документы на перемещение товаров внутри сети. Затем проведите по каждой отгрузке двойную проверку магазинов отправителя и получателя. В случае воровства у принимающей стороны будет отсутствовать акт приема-передачи товара.
Определите, когда были оформлены документы о перемещении товара, и изучите видеоматериалы, записанные во время фиктивной отправки груза.
Система видеонаблюдения позволит вам зафиксировать виновных лиц и использовать полученные материалы, чтобы возместить убыток магазина.
Продавец купил товар, а потом фиктивно вернул
Чтобы скрыть кражу товара, сотрудник перед плановой инвентаризацией покупал товар за свой счет. После того как контролеры завершали проверку, он оформлял возврат, получал обратно свои деньги, но покупку при этом на склад не возвращал.
Обнаружить пропажу можно было только после повторной инвентаризации. А значит, у мошенника было достаточно времени, чтобы спокойно уволиться до начала следующей проверки.
Чтобы обнаружить факт кражи, запросите отчеты продаж и возвратов. Определите товарные позиции, по которым проводились покупки и возвраты как минимум за семь дней до и после проверки.
Затем с помощью видеоматериалов проверьте формальные признаки возврата товара. Как минимум на записи должно быть четко видно, как покупатель оформляет заявление на возврат, а товар лежит на кассовом столе.
Если видеозапись не подтвердила возврат покупателем товара, проведите внеплановую проверку магазина. В случае отсутствия товара или денег в кассе, отразите в учете их недостачу.
Чтобы предотвратить кражи в дальнейшем, обязуйте продавцов сообщать директору магазина о каждом случае возврата в день его проведения и подтверждать фактическое наличие на складе переданного товара.
Кассир присвоил деньги за возврат товара
Обязуйте продавца сообщать о каждом случае возврата, чтобы не допустить кражи товара
Работнику украсть товар намного сложнее, чем похитить деньги. Его необходимо как-то вынести из магазина, а затем продать. Это дополнительные хлопоты для потенциального вора. Поэтому чаще мы сталкивались с кассовыми махинациями.
Клиенты магазина нередко забывают чеки при покупке товаров. На их основе кассир оформлял фиктивный возврат товара. Он самостоятельно заполнял заявление от имени покупателя, накладные на прием товара на склад, а деньги за возврат присваивал.
Этот вид мошенничества — разновидность хищения денег через возврат товара, поэтому для его предотвращения мы использовали те же методы, которые были указаны в предыдущем разделе.