Бухгалтерский анализ дебиторской и кредиторской задолженности, является важнейшей составной частью деятельности бухгалтерии и всей системы финансового менеджмента организации. Информация для анализа фактической величины дебиторской задолженности содержится в бухгалтерском балансе, в приложении к нему, в пояснительной записке и регистрах синтетического и аналитического учета. Дебиторская задолженность подразделена на долги, платежи по которым ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, и задолженность, погашение которой предполагается в течение 12 месяцев после отчетной даты.
Изучение характера изменения дебиторской в динамике и кредиторской задолженности в динамике за ряд лет позволяет судить не только об усилении или ослаблении исполнительной дисциплины в расчетах организации с покупателями и заказчиками. Косвенно тенденции роста дебиторов и долгов, числящихся за ними, свидетельствуют о серьезных проблемах в финансовом менеджменте и снижении его эффективности, о необходимости принятия мер в этом направлении. В то же время рост задолженности покупателей может быть связан с существенным увеличением объема продаж в течение последних лет и, если плательщики достаточно надежны, обеспокоенности за будущее финансового положения предприятия вызывать не должен. Еще больший оптимизм оправдан при росте кредиторской задолженности за ряд лет, что свидетельствует об увеличении доверия к организации как надежному в расчетах и платежах партнеру.
Финансовый анализ обычно начинают с сопоставления показателей дебиторской задолженности на начало и конец анализируемого периода. Рост дебиторской задолженности за такой сравнительно краткосрочный период времени обычно свидетельствует о негативных тенденциях в финансовом положении предприятия.
На основании данных регистров синтетического и аналитического учета расчетов с покупателями и заказчиками составлена табл. 2.
Таблица 2. Данные о движении дебиторской задолженности ООО «Машснаб» за 2004–2007 гг.
| Показатель | Сумма по состоянию на конец года, тыс. руб. | |||
| Дебиторская задолженность: | ||||
| краткосрочная – всего | ||||
| в том числе: | ||||
| расчеты с покупателями и заказчиками | ||||
| авансы выданные | - | - | - | - |
| прочая |
Для анализа динамики дебиторской задолженности воспользуемся методикой анализа рядов динамики, предполагающей расчет цепных и базисных показателей. Абсолютный прирост рассчитывается как цепной (разностью между уровнем изучаемого и предыдущего периодов) и как базисный (разностью между уровнем изучаемого и взятого за базу сравнения периодов).
Таблица 3. Динамика дебиторской задолженности и краткосрочных финансовых вложений ООО «Машснаб» за 2004–2007 гг.
| Показатели | ||||
| Краткосрочная дебиторская задолженность, тыс. руб. | ||||
| Абсолютный прирост, тыс. руб. | ||||
| – цепной | - | -795 | +418 | -688 |
| – базисный | - | -795 | -377 | -1065 |
| Темп роста, % | ||||
| – цепной | - | 49,30 | 154,08 | 42,23 |
| – базисный | - | 49,30 | 75,96 | 32,08 |
| Краткосрочные финансовые вложения, тыс. руб. | - | |||
| Абсолютный прирост, тыс. руб. | ||||
| – цепной | - | +90 | -40 | +50 |
| – базисный | - | +90 | +50 | +100 |
Из данных таблицы 3 следует, что дебиторская задолженность ООО «Машснаб» за анализируемый период 2004–2007 гг. обнаруживает неоднозначную тенденцию. По состоянию на конец 2004 года сумма дебиторской задолженности составляла 1568 тыс. руб., в 2005 году наблюдается снижение показателя на 795 тыс. руб. или 50,7% по сравнению с 2004 годом. В течении 2006 года задолженность покупателей увеличивается до 1191 тыс. руб., т.е. на 418 тыс. руб. или 54,08%. Существенное снижение показателя наблюдается в 2007 году по сравнению с 2006 годом – на 688 тыс. руб. или 57,77%. В целом за 2004–2007 гг. дебиторская задолженность снизилась на 1065 тыс. руб. или 67,92%, что свидетельствует о проведении эффективной коммерческой политике предприятия и мониторинге дебиторской задолженности.
Графически динамика дебиторской задолженности ООО «Машснаб» за 2004–2007 гг. представлена на рис. 2.
Рис. 2. Динамика дебиторской задолженности ООО «Машснаб» за 2004–2007 гг.
Краткосрочные финансовые вложения ООО «Машснаб» – это предоставленные предприятием займы другому предприятию – ООО «РемТрактор» в сумме 90 тыс. руб. в 2005 году, 50 тыс. руб. в 2006 году и 100 тыс. руб. в 2007 году.
Сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец года производится по данным бухгалтерского баланса и позволяет выявить степень долговой иммобилизации средств или, наоборот, дополнительного вовлечения их в хозяйственный оборот предприятия. По этим же данным и с той же целью исчисляют индекс покрытия кредиторской задолженности долгами дебиторов.
Таблица 4. Доля задолженности в составе имущества и обязательств ООО «Машснаб» за 2004–2007 гг.
| Показатели | По состоянию на конец года: | Изменение (+,–) к 31.12.2004 г. | |||||
| Стоимость имущества предприятия, тыс. руб. | +350 | +490 | -494 | ||||
| Дебиторская задолженность, тыс. руб. | -795 | -377 | -1065 | ||||
| Доля дебиторской задолженности в стоимости имущества, % | 39,02 | 17,70 | 26,42 | 14,27 | -21,33 | -12,60 | -24,75 |
| Кредиторская задолженность, тыс. руб. | +891 | -103 | |||||
| Индекс покрытия кредиторской задолженности долгами дебиторов | 0,322 | 1,806 | 0,338 | 1,793 | +1,484 | +0,015 | +1,471 |
Из приведенных в таблице 4 данных следует, что дебиторская задолженность составляет в среднем около трети имущества предприятия (39,02% – на конец 2004 года; 17,70% – на конец 2005 года; 26,42% – на конец 2006 года; 14,27% – на конец 2007 года) и, следовательно, весьма существенна для оценки финансового состояния и результатов хозяйственной деятельности. За 2005 год удельный вес дебиторской задолженности в составе активов снизился с 39,02% до 17,70%. Это свидетельствует о своевременности платежей и достаточно высоком уровне дисциплины расчетов с покупателями.
В целом по организации снижение дебиторской задолженности составило 1065 тыс. руб., а ее удельного веса в составе активов баланса – 24,75%. Это наверняка приведет к снижению трудностей в погашении долговых обязательств самого предприятия, т.е. его кредиторской задолженности.
По данным таблицы можно исчислить индекс покрытия кредиторской задолженности долгами дебиторов. В нашем случае он составляет на конец 2004 года – 0,322; на конец 2005 года – 1,806; на конец 2006 года – 0,338; на конец 2007 года – 1,793. Это характеризует достаточную степень обеспеченности текущих кредиторских обязательств средствами, числящимися в дебиторской задолженности. На 1 руб. обязательств на конец 2004 года приходится 0,322 руб. долгов дебиторов. Увеличение этого показателя до 1,793 руб. к концу 2007 года свидетельствует об улучшении финансового положения предприятия.
Для характеристики оборачиваемости дебиторской задолженности используются такие показатели как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и продолжительность оборота в днях. В таблице 5 представлены показатели оборачиваемости дебиторской задолженности.
Таблица 5. Динамика показателей оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «Масштаб» за 2005–2007 гг.
| Показатели | Годы | Изменение (+,–) к 2005 году | Темп изменения к 2005 г., % | ||||
| 2006 г. | 2007 г. | 2006 г. | 2007 г. | ||||
| 1. Выручка от продажи товаров, продукции, ра-бот, услуг, тыс. руб. | +5586 | +20807 | 2,04 р. | 4,9 р. | |||
| 2. Дебиторская задолженность, тыс. руб. | |||||||
| – на начало года | -795 | -377 | 49,3 | 76,0 | |||
| – на конец года | +418 | -270 | 154,1 | 65,1 | |||
| – среднегодовая | 1170,5 | -188,5 | -323,5 | 83,9 | 72,4 | ||
| 3. Показатели оборачиваемости дебиторской задолженности: | |||||||
| – в числе оборотов | 4,60 | 11,17 | 30,92 | 6,57 | 26,32 | 2,4 р. | 6,7 р. |
| – в днях оборота | 78,34 | 32,24 | 11,64 | -46,10 | -66,69 | 41,2 | 14,9 |
Оборачиваемость дебиторской задолженности в числе оборотов определяется делением выручки от продаж на среднегодовую дебиторскую задолженность. За анализируемый период наблюдается устойчивая тенденция показателя к снижению. В 2006 году среднегодовая дебиторская задолженность снижается по сравнению с 2005 годом на 188,5 тыс. руб. или 16,1% (с 1170,5 тыс. руб. до 982 тыс. руб.), дальнейшее снижение в 2007 году по сравнению с 2005 годом составило 323,5 тыс. руб. или 27,6%, среднегодовая дебиторская задолженность в 2007 году – 847 тыс. руб.
Выручка от продаж за анализируемый период увеличивается, сумма среднегодовой дебиторской задолженности снижается. Это обусловило значительное ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности с 4,6 оборотов в 2005 году до 30,92 оборотов в 2007 году, т.е. в 6,7 раз. Оборачиваемость дебиторской задолженности в днях оборота определяется делением продолжительности отчетного периода (360 дн.) на число оборотов. В 2005 году один оборот дебиторской задолженности совершался за 78,34 дня, в 2006 году – за 32,24 дня, в 2007 году – за 11,64 дня.
Рис. 3. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «Машснаб» за 2005–2007 гг.
Дебиторская задолженность и краткосрочные финансовые вложения оказывают непосредственное влияние на платежеспособность предприятия, так как учитываются при расчете коэффициента критической ликвидности.
В таблице 6 представлен расчет показателя критической ликвидности ООО «Машснаб» за 2005–2007 гг.
Таблица 6. Расчет показателя критической ликвидности ООО «Машснаб» за 2005–2007 гг.
| Показатели | Методика расчета1 | На конец года | ||
| А 1 | 250 + 260 | |||
| А 2 | 240 + 270 | |||
| П 1 | V – 610 | |||
| П2 | ||||
| Коэффициент критической ликвидности | (А1+А2)/ (П1+П2) > =1,5 min=0,8 | 0,236 | 0,306 | 0,207 |
| 1 – арабскими цифрами обозначены строки баланса, римскими цифрами – итог раздела баланса |
Коэффициент критической ликвидности показывает, какая часть текущих обязательств может быть погашена не только за счет ожидаемых поступлений от разных дебиторов. Нормальным считается значение 0,7 – 0,8, однако следует иметь в виду, что достоверность выводов по результатам расчетов этого коэффициента и его динамики в значительной степени зависит от «качества» дебиторской задолженности (сроков образования финансового положения должника и др.), что можно выявить только по данным внутреннего учета.
При условии своевременных расчетов с дебиторами на конец 2005 года предприятие могло на 23,6% рассчитаться по своим краткосрочным обязательствам. В 2006 году значение коэффициента – 30,6% – превышает уровень 2005 года, однако к концу 2007 года наблюдается снижение показателя до 20,7%. Значения коэффициента критической ликвидности ниже критериального.
Сложившуюся ситуацию нельзя считать нормальной, поэтому в случае бездействия или принятия необоснованных управленческих решений, предприятию ООО «Машснаб» грозит дальнейшее снижение ликвидности баланса, падение цены компании, и, как следствие, процедура банкротства.
Для более выяснения более полной картины влияния дебиторской задолженности и краткосрочных финансовых вложений на платежеспособность предприятия произведем факторный анализ показателя, для чего воспользуемся формулой:
, (1)
где: ДЗ – дебиторская задолженность,
КФВ – краткосрочные финансовые вложения,
Д – денежные средства и прочие пассивы,
ЗС – краткосрочные кредиты,
КР – кредиторская задолженность.
Таблица 7. Исходные данные для факторного анализа коэффициента критической ликвидности ООО «Машснаб» за 2005–2007 гг.
| Показатели | Годы | Изменение (±) | |
| Дебиторская задолженность | -270 | ||
| Краткосрочные финансовые вложения | +10 | ||
| Денежные средства | +1 | ||
| Краткосрочные заемные средства | -224 | ||
| Кредиторская задолженность и прочие обязательства | -494 | ||
| Коэффициент критической ликвидности | 0,236 | 0,207 | -0,029 |
Для определения влияния факторов на показатель критической ликвидности произведем способом цепных подстановок факторный анализ показателя, используя следующий алгоритм расчета (табл. 8).
Таблица 8. Алгоритм расчета влияния факторов на коэффициент критической ликвидности способом цепных подстановок
| ДЗ | КФВ | Д | ЗС | КР | 
| |
| ДЗ0 | КФВ0 | Д0 | ЗС0 | КР0 | ККЛ0 | |
| ДЗ1 | КФВ0 | Д0 | ЗС0 | КР0 | ККЛусл.1 | |
| ДЗ1 | КФВ1 | Д0 | ЗС0 | КР0 | ККЛусл.2 | |
| ДЗ1 | КФВ1 | Д1 | ЗС0 | КР0 | ККЛусл.3 | |
| ДЗ1 | КФВ1 | Д1 | ЗС1 | КР0 | ККЛусл.4 | |
| ДЗ1 | КФВ1 | Д1 | ЗС1 | КР1 | ККЛ1 | |
| Изменение коэффициента текущей ликвидности за счет изменения: | ||||||
| 1) дебиторской задолженности | ∆ ККЛ (ДЗ) = ККЛусл.1 – ККЛ0 | |||||
| 2) краткосрочных финансовых вложений | ∆ ККЛ (КФВ) = ККЛусл.2 – ККЛусл.1 | |||||
| 3) денежных средств и прочих активов | ∆ ККЛ (Д) = ККЛусл.3 – ККЛусл.2 | |||||
| 4) заемных средств | ∆ ККЛ (ЗС) = ККЛусл.4 – ККЛусл.3 | |||||
| 5) кредиторской задолженности | ∆ ККЛ (КР) = ККЛ1 – ККЛусл.4 | |||||
На основании данных табл. 7 по алгоритму табл. 8 произведем расчет влияния факторов, которые способствовали снижению коэффициента критической ликвидности с 0,236 в 2005 году до 0,207 в 2007 году.
Таблица 9. Расчет влияния факторов на коэффициент критической ликвидности ООО «Машснаб» за 2005–2007 гг. (тыс. руб.)
| ДЗ | КФВ | Д | ЗС | КР | 
|
| КТЛ0 = 0,236 | |||||
| КТЛусл.1 = 0,165 | |||||
| КТЛусл.2 = 0,167 | |||||
| КТЛусл.3 = 0,168 | |||||
| КТЛусл.4 = 0,178 | |||||
| КТЛ1 = 0,207 |
| Снижение коэффициента критической ликвидности на 0,029 произошло за счет: | |
| 1) снижения дебиторской задолженности | ∆ КТЛ (ДЗ) = 0,165 – 0,236 = -0,071 |
| 2) увеличения краткосрочных финансовых вложений | ∆ КТЛ (КФВ) = 0,167 – 0,165 = +0,002 |
| 3) увеличения денежных средств и прочих активов | ∆ КТЛ (Д) = 0,168 – 0,167 = +0,001 |
| 4) снижения заемных средств | ∆ КТЛ (ЗС) = 0,178 – 0,168 = +0,010 |
| 5) снижения кредиторской задолженности | ∆ КТЛ (КР) = 0,207 – 0,178 = +0,029 |
| Итого -0,029 |
Результаты факторного анализа показали, что снижению коэффициента критической ликвидности способствовало только снижение суммы дебиторской задолженности.
Для увеличения коэффициента критической ликвидности необходимо увеличивать дебиторскую задолженность и краткосрочные финансовые вложения и уменьшать краткосрочные финансовые обязательства. Так как это в чистом виде в большинстве случаев невозможно, то необходимо, чтобы темпы роста дебиторской задолженности и краткосрочных финансовых вложений опережали темпы роста краткосрочных финансовых обязательств.
Таким образом, ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности обусловлено ростом выручки от продажи и снижением размеров среднегодовой дебиторской задолженности. Увеличение числа оборотов и соответственное сокращение продолжительности одного оборота дебиторской задолженности свидетельствует об усилении контроля за ее погашением со стороны бухгалтерии.
2.3 Оценка действующей на ООО «Машснаб» системы управления дебиторской задолженностью и краткосрочными финансовыми вложениями
Рассмотрим действующую на анализируемом предприятии систему управления дебиторской задолженностью.
ООО «Машснаб» закупает крупные партии товара у поставщика ОАО «Промтрактор» на условиях предоплаты с последующей их розничной реализацией с рассрочкой платежа. Отчеты, которые позволяет сформировать система бухгалтерского учета, представлены в сводной таблице 10.
Таблица 10. Сводные данные по текущей задолженности ООО «Машснаб» на 12.02.2007 г.
| Документы | № | Дата | Сумма, тыс. руб. |
| Счета-фактуры | 25.12.06 | ||
| 27.12.06 | |||
| 03.01.07 | |||
| Итого | |||
| Платежные поручения | 18.01.07 | ||
| 20.01.07 | |||
| 22.01.07 | |||
| 23.01.07 | |||
| 06.01.07 | |||
| 16.01.07 | |||
| 22.01.07 | |||
| 23.01.07 | |||
| 29.01.07 | |||
| 22.01.07 | |||
| 30.01.07 | |||
| Итого |
Такой отчет по своему содержанию соответствует отчетам, составляемым наиболее типичными бухгалтерскими системами. Очевидно, что на основании этих данных можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя. Но это не дает никакой информации о том, какая часть дебиторской задолженности просрочена и когда следует ожидать поступления платежей.
Стандартное условие отгрузки продукции в рассрочку в компании ООО «Машснаб» – оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути (табл. 11).
Таблица 11. Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО «Машснаб» на 12.02.2007 г.
| № счета-фактуры | Дата | Сумма, тыс. руб. | Дата отгрузки | Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб. | Условия оплаты | Время в пути, дн. | Отсрочка по договору, дн. | Критический срок оплаты |
| 25.12.06 | 27.12.06 | От даты получения | 13.01.07 | |||||
| 27.12.06 | 29.12.06 | От даты отгрузки | - | 08.01.07 | ||||
| 29.12.06 | - | 13.01.07 | ||||||
| 29.12.06 | - | 18.01.07 | ||||||
| 29.12.06 | - | 23.01.07 | ||||||
| 03.01.07 | 08.01.07 | От даты получения | 20.01.07 | |||||
| 09.01.07 | 31.01.07 |
На основании данных табл. 11 менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.
Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, используется метод ФИФО, то есть считается, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.
В ООО «Машснаб» для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору формируется отчет о списании дебиторской задолженности (табл. 12).
Таблица 12. Отчет о списании дебиторской задолженности ООО «Машснаб» на 12.02.07 г.
| Счета-фактуры выставленные | Платежные поручения полученные | Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб. | Период просрочки, дн. | ||
| № | Критический срок оплаты по выставленному счету | Дата | Сумма, тыс. руб. | ||
| 13.01.07 | 18.01.07 | ||||
| 20.01.07 | |||||
| 22.01.07 | |||||
| 23.01.07 | |||||
| 08.01.07 | 06.01.07 | 2–1 | |||
| 13.01.07 | 16.01.07 | ||||
| 18.01.07 | 22.01.07 | ||||
| 23.01.07 | |||||
| 23.01.07 | 29.01.06 | ||||
| 20.01.07 | 22.01.07 | ||||
| 31.01.07 | 30.01.07 | -1 | |||
| <1> Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты. |
Из таблицы 12 видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.07, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж – на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня.
При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб.:
[0,04% × (100 тыс. руб. × 5 дн. + 84 тыс. руб. × 7 дн. + 64 тыс. руб. × 9 дн. + 14 тыс. руб. × 10 дн.).
Если учесть тот факт, что у предприятия не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.
Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов.
К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0–7 дней, 8–15, 16–30, свыше 30.
Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Для прогнозирования поступления платежей от покупателей используют коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени (табл. 13).
Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени – декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.
Таблица 13. Реестр инкассации дебиторской задолженности на 12.02.07 г.
| № счета-фактуры | Сумма счета-фактуры, тыс. руб. | Критический срок оплаты | Дата поступления платежа | Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб. | ||||
| 0 дн. | до 7 дн. | до 30 дн. | до 60 дн. | свыше 60 дн. | ||||
| ООО «Автоснаб» | ||||||||
| 12.01.07 | 12.01.07 | |||||||
| 17.01.07 | ||||||||
| 18.01.07 | ||||||||
| 27.01.07 | ||||||||
| 12.02.07 | ||||||||
| 15.01.07 | 04.02.07 | |||||||
| Итого | ||||||||
| В% | ||||||||
| Итого по всем дебиторам | ||||||||
| Структура дебиторской задолженности, % (коэф. инкассациии) |
ООО «Машснаб» для расчета коэффициентов инкассации формирует реестр инкассации дебиторской задолженности по каждому дебитору и по компании в целом (табл. 13). Как видно из табл. 13, ООО «Машснаб» получает 47% платежей в качестве предоплаты, а 53% уже после отгрузки товара. Из них 17% следует ожидать в течение первой недели, 14% в течение месяца, 10% в течение двух месяцев, а по 12% оплата поступит еще позже. Допустим, за первую неделю марта ООО «Машснаб» планирует реализовать продукцию на сумму 500 тыс. руб.
На основании рассчитанных коэффициентов инкассации можно спрогнозировать следующие сроки поступления средств в компанию:
– предоплата – 235 тыс. руб. (47% от 500 тыс. руб.);
– до 7 дней – 85 тыс. руб. (17%);
– до 30 дней – 70 тыс. руб. (14%);
– до 60 дней – 50 тыс. руб. (10%);
– свыше 60 дней – 60 тыс. руб. (12%).
В качестве двух наиболее важных характеристик кредитоспособности покупателя руководство ООО «Машснаб» выделяет платежную дисциплину и объем продаж (в денежном выражении) в предшествующие периоды (табл. 14).
Таблица 14. Значения кредитных рейтингов
| Платежная дисциплина | Объем поставок | ||
| Просрочка оплаты, дн. | Рейтинг | Сумма реализации за год, руб. | Рейтинг |
| Больше 60 | Е | Больше 1 млн. | Е |
| Меньше 60 | D | Больше 7 млн. | D |
| Меньше 30 | С | Больше 10 млн. | С |
| Меньше 7 | В | Больше 50 млн. | В |
| А | Больше 100 млн. | А |
Сначала клиенты ранжируются по платежной дисциплине. Получившие рейтинг «D» или «E» к ранжированию по объему продаж не допускаются. Для компаний, получивших рейтинги «А», «В» и «С», рекомендованы следующие условия работы: – рейтинг «С»: работа с такой компанией только при условии наличия залога; – рейтинг «B»: обязательное описание в договорах системы штрафов и пеней и их строгое исполнение; – рейтинг «А»: предоставление отсрочки платежа без использования санкций со стороны компании. На основании рейтинга объема поставок определяется максимально допустимый объем товарного кредита и цены на реализуемую продукцию. К примеру, для компании с рейтингом объема поставок «В» размер товарного кредита не должен превышать 50 млн. руб. в год, а цена реализации устанавливается на 5% ниже базовой, для рейтинга «А» кредитный лимит не больше 100 млн. руб. в год, а цена – на 10% ниже базовой. Подобное ранжирование удобно в повседневной деятельности для принятия оперативных решений.
При необходимости принятия стратегического решения, например при выборе из двух покупателей наиболее перспективного, следует учитывать более широкий набор факторов, чем объем закупок и платежная дисциплина. Могут использоваться такие показатели, как рентабельность продаж и перспективный объем реализации покупателю. Также немаловажно рассмотрение неколичественных характеристик: репутация клиента на рынке и существование гарантов (обеспечителей). Для проведения комплексной оценки стратегической привлекательности того или иного клиента могут использоваться балльные системы оценки перечисленных выше показателей.
Разделы 4 – 6 кредитной политики призваны разграничить уровни управления дебиторской задолженностью. Необходимо строго распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, имеющие противоречивые задачи. К примеру, менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) – получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений.
Оправданна схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного договора, работа по взиманию задолженности через суд). На предприятии всю работу с дебитором ведет коммерсант, если же платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то дебитор передается в ведение ассистента финансового директора по дебиторской задолженности. В его обязанности входит составление предупредительных писем, телефонные переговоры и другая предупредительная работа. Все это позволяет избежать необходимости решать вопрос о взыскании дебиторской задолженности в арбитражном суде.
Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.
Ответственность сотрудников компании ООО «Машснаб» закреплена в регламенте управления дебиторской задолженностью (табл. 15).
Таблица 15. Регламент управления задолженностью в ООО «Машснаб»
| Этап управления дебиторской задолженностью | Процедура | Ответственное лицо (подразделение) |
| Критический срок оплаты не наступил | Заключение договора | Менеджер по продажам |
| Контроль отгрузки | Коммерческий директор | |
| Выставление счета | Финансовая служба | |
| Уведомления об отгрузке (номера вагонов, машин, даты, вес) | ||
| Уведомление о сумме и расчетных сроках погашения дебиторской задолженности | ||
| За 2–3 дня до наступления критического срока оплаты – звонок с напоминанием об окончании периода отсрочки, а при необходимости – сверка сумм | ||
| Просрочка до 7 дней | При неоплате в срок – звонок с выяснением причин, формирование графика платежей | Менеджер по продажам |
| Прекращение поставок (до оплаты) | Коммерческий директор | |
| Направление предупредительного письма о начислении штрафа | Финансовая служба | |
| Просрочка от 7 до 30 дней | Начисление штрафа | Финансовая служба |
| Предарбитражное предупреждение | Юридический отдел | |
| Ежедневные звонки с напоминанием | Менеджер по продажам | |
| Переговоры с ответственными лицами | ||
| Просрочка от 30 до 60 дней | Командировка ответственного менеджера, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию | Менеджер по продажам |
| Официальная претензия (заказным письмом) | Юридический отдел | |
| Просрочка более 60 дней | Подача иска в арбитражный суд | Юридический отдел |
Для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В ООО «Машснаб», система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 60 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20–30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т.д.
Таким образом, деятельность действующей на ООО «Машснаб» системы управления дебиторской задолженности можно оценить как положительную.