Организация работы кассы как структурного подразделения и требования предъявляемые к ней
Понятие кассы. Организация работы кассы как структурного подразделения
Касса (итал. cassa — ящик) —подразделение предприятия, осуществляющее операции с наличными деньгами; а также помещение, где расположено такое подразделение.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность ОВД. После получения разрешения ОВД руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе. Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая компания, вышестоящая организация, ОВД и само предприятие).
Вопросы организации кассы, учета наличных денежных средств в кассе предприятия регламентируются Инструкцией Центрального Банка РФ “Порядок ведения кассовых операций в РФ” № 18 от 4 октября 1993 года. В соответствии с этой инструкцией все предприятия вне зависимости от организационно–правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для учета расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассу. При этом нужно отметить, что количество наличных денег в кассе предприятия ограничивается установленными лимитами банков (зависит от размеров предприятия и др.),
Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.
Предприятие должно иметь одну кассу, но если предприятие имеет большое количество подразделений, находящихся на различных территориях, то в тех предприятиях должны быть оборудованы кассы-филиалы, и в их функции входит выдача зарплаты и других выплат работникам предприятия. Кассы–филиалы получают деньги из главной кассы предприятия.
Наличные денежные средства на предприятии должны храниться в несгораемых шкафах, сейфах. Материальную ответственность за сохранность наличных денежных средств в кассе несет кассир.
Требования к помещению и оборудованию кассы.
Помещение кассы должно:
– быть изолировано от других помещений;
– располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах, в одноэтажных окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
– иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
– закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
– оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
– иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленный к конструкциям пола и стены стальными ершами;
– располагать исправным огнетушителем.
Во втором разделе данных Требований указаны параметры стен, перекрытий и перегородок, которые должны быть в помещении касс. Также в данном разделе подробно изложены требования к окнам, дверям, решеткам, замкам, запирающимся устройствам, вентиляционным шахтам, коробам и дымоходам.
В третьем разделе Требований определено, что один из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы, оборудованного техническими средствами, – структура комплекса охранной сигнализации.
На рабочих местах кассиров необходимо установить кнопки тревожной сигнализации, которые предназначены для передачи сигнала тревоги в дежурную часть органов внутренних дел или на пульт охраны, находящийся в самой организации.
Двери в кассу во время совершения операций с наличными деньгами должны быть заперты с внутренней стороны.
Должностные обязанности кассира. Договор о полной материальной ответственности
1. Кассир – должностное лицо, непосредственно выполняющее кассовые операции. При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.
Кассир должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций;
- правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;
- формы кассовых и банковских документов;
- порядок оформления приходных и расходных документов;
- лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности;
- порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Должностные обязанности
Кассир:
1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
2. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.
3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.
4. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые.
5. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства в сейф Общества (инкассаторам).
6. Составляет кассовую отчетность.
2. В соответствии со ст. 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возместить причиненный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Кодексом предусмотрен ряд оснований для полной материальной ответственности работника, которые можно разделить на две категории: договорные и происходящие из императивных норм ТК РФ или других законов, т.е. подлежащих применению независимо от того, предусмотрена договором полная материальная ответственность или нет.
Для кассира заключается договор о полной материальной ответственности,.т.е имеют место быть договорные отношения по поводу возмещения ущерба. Для возникновения обязанности полностью компенсировать ущерб, понесенный организацией, обычно не требуется установления той или иной формы вины работника, достаточно установления факта, что произошедшее предусмотрено условиями договора.
Требования к договору о полной индивидуальной материальной ответственности определены в ст. 244 ТК РФ:
- заключается в письменной форме;
- заключается с работниками не моложе 18 лет;
- работник, занимает должность или выполняет работы, непосредственно связанные с обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или другого имущества (при этом стоит обратить внимание: данный договор не может заключаться с уборщицами, сторожами и бухгалтерами складов, которым материальные ценности непосредственно не вверяются);
- перечень таких должностей и работ, а также типовой договор, предусматривающий индивидуальную материальную ответственность, утверждаются в порядке, определяемом Правительством РФ.