Функции отдела закупок
Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.
Важность этого подразделения в структуре компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.
Закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.
У централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.
Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.
Цели деятельности отдела закупок
Цели отдела (службы) закупок любой производственной или торговой компании:
· Приобретать товары и услуги по наиболее выгодной цене.
· Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.
· Обеспечивать доставку товаров вовремя.
· Закупать товары с гарантированно высоким качеством.
· Поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками.
· Извлекать максимальную выгоду для предприятия.
· Сотрудничать и эффективно взаимодействовать с другими подразделениями компании.
· Вносить свой вклад в достижение стратегических целей компании, в том числе в реализацию ее логистической стратегии.
· Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках.
· Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные потоки, возникающие в ходе закупочной деятельности.
· Развивать и стимулировать деятельность, повышать квалификацию менеджеров по закупкам товаров.
Приоритеты достижения каждой цели определяются конкретной компанией в зависимости от принятой стратегии деятельности.
Рассмотрим подробнее основные цели деятельности в области организации и управления закупками.
Сроки поставки
Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока товары ложатся дополнительным бременем на оборотные средства и складские помещения предприятия.
Размер партии
Оптимальный размер партии поставки, т. е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемых ресурсов негативно влияет на баланс оборотных средств, на устойчивость выпуска продукции или стабильность продаж торгового предприятия.
Качество продукции
Поддержание и повышение качества закупаемой продукции. Закупаемые ресурсы должны поставляться требуемого качества, иначе конечный продукт, производимый предприятием, не будет соответствовать принятым стандартам. Необходимо постоянно повышать качество закупок, чтобы обеспечивать конкурентоспособность приобретаемых товаров и услуг.
Поиск минимальных цен
Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для торговых предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а нехватка именно оборотных средств, как показывает опыт, является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам и особенно за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.
Исследование рынка
Исследование рынка закупок. Отдел закупок должен проводить регулярный сбор и оценку информации в целях определения наилучших источников закупок и оптимизации ассортимента закупаемых товаров.
При организации работы отдела закупок следует учитывать уровень развития закупочной логистики в компании. Специалисты выделяют четыре основные стадии эволюции закупочной логистики, характеристика которых приведена в таблице ниже:
Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением компании, который имеет тесные контакты с другими структурами. Так, сотрудники отдела закупок осуществляют закупки, заказывая товар у поставщиков и передавая информацию о заказах в транспортный отдел. Транспортный отдел берет на себя функцию физического перемещения груза от поставщика до складов компании, где по прибытии передает груз в распоряжение работников склада. Склад осуществляет хранение товара. Отдел оперативного учета занимается информационной логистикой. В связи с такими тесными связями для рациональной организации закупочной логистики необходимо уделять постоянное внимание поддержанию эффективных рабочих взаимоотношений отдела закупок с другими структурными подразделениями предприятия.
Исходя из важности эффективной организации закупок для любого предприятия, необходимо систематически проводить контроль и анализ закупочной логистики.
Показатели эффективности отдела закупок
Руководствуясь функциями отдела закупок, эффективность его работы, как правило, оценивается следующими показателями:
· сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
· уровень брака закупаемой продукции;
· доля закупок, совершенных вовремя;
· число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
· количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
· число полученных и выполненных заявок;
· доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.