Каждый этап закупочного процесса — это возможность получения большей прибыли для компании. Это и выбор лучшего поставщика, получение оптимальных цен, заказ правильного количества товара, эффективный способ транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара — словом, все, где компания может снизить затраты на закупочную логистику и за счет этого добиться большей прибыли. И все инструменты, которые менеджер по закупкам использует в своей работе, существуют именно для того, чтобы помогать ему принимать правильные решения и контролировать процесс движения товара.
Функции и обязанности менеджера по закупке в разных компаниях могут варьироваться. Исследователи выделяют следующие модели закупщиков
Модель «исполнитель»
Когда объем производства или объем будущих продаж по каждому наименованию товаров известен с высокой степенью достоверности, ключевая задача менеджера по закупкам сводится исключительно к строгому выполнению плана закупок.
Модель «эксперт»
Задача эксперта — найти товары, которые будут реализованы в течение короткого периода времени.
Модель «гений»
Задача «гения» — найти продавца, готового предоставить товар самого высокого качества по самым низким ценам и предложить огромные отсрочки оплаты, а лучше всего — оплату по
факту реализации и с правом возврата непроданных экземпляров.
Модель «логист»
Иногда ввиду особенностей некоторых рынков, а также масштаба и возраста компании задачи нахождения поставщиков, поиска наиболее низких цен не являются основными для отдела
закупок. Все поставщики известны, условия оговорены и не подлежат серьезным изменениям. В такой ситуации основной задачей менеджера по закупкам становится оптимизация.
Прежде чем вводить систему мотивации менеджеров по закупкам, компания должна выработать четкую закупочную политику. В зависимости от предпочтительной для реализации этой политики модели закупщиков («эксперт», «исполнитель» и т. д.) необходимо подбирать персонал, создавать систему его контроля и использовать показатели системы мотивации.
Основная цель менеджера по закупкам заключается в обеспечении производственного или торгового процесса компании ресурсами (товарами и услугами).
Для достижения этой цели менеджер по закупкам выполняет следующие функции:
· Обеспечивает наличие товара в оптимальном количестве и ассортименте.
· Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости товарных групп.
· Составляет заказы поставщикам.
· Отслеживает выполнение заказа.
· Регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью предотвращения их дефицита.
· Изучает новые предложения поставщиков, конъюнктуру рынка.
· Обобщает и доводит полученную информацию до руководства.
Своевременно информирует подразделения компании о новых предложениях и поступлениях товаров, обеспечивает наличие необходимой информации о товарах в информационно-учетной системе компании.
В зависимости от выполняемых задач определяются области профессиональных знаний и умений.
Менеджер по закупкам должен знать:
· методы управления финансовыми потоками в логистике;
· все составляющие договора на поставку;
· факторы, учитываемые при выборе поставщика и перевозчика;
· способы повышения эффективности управления закупками с помощью информационных технологий;
· применение электронного обмена данными при взаимодействии с поставщиками;
· методы закупок;
· операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка»;
· функции, осуществляемые различными посредниками в процессе выполнения заказов;
· порядок составления договора;
· санкции, применяемые в случае невыполнения условий договора;
· этику делового общения.
Менеджер по закупкам должен уметь:
· обоснованно выбирать лучшие условия поставки;
· правильно оформлять необходимые документы;
· налаживать взаимодействие отдела закупок с другими отделами;
· оценивать и выбирать поставщика;
· получать и анализировать информацию об ассортименте товаров, предлагаемых поставщиками;
· делать обзор рынка поставщиков;
· анализировать надежность поставщика;
· анализировать условия поставки, предлагаемые поставщиками;
· вести переговоры с поставщиками (в части определения цен, условий поставки и пр.);
· сравнивать предложения, полученные от разных поставщиков;
· анализировать и составлять договоры;
· выстраивать прочные деловые отношения с поставщиками, укрепляющие имидж и репутацию своей компании;
· своевременно исполнять все договоренности с поставщиками, не оставлять без решения ни один вопрос;
· принимать меры к погашению задолженности в расчетах с поставщиками.
Для успешного выполнения профессиональных обязанностей закупщику важно иметь аналитический склад ума, системное мышление, быть внимательным, способным эффективно действовать в стрессовых ситуациях, контролировать свою деятельность, уметь планировать и расставлять приоритеты, иметь большой активный словарный запас и уметь доходчиво донести свою мысль до людей с разным уровнем образования.
Особое место занимают коммуникативные умения и навыки, такие как убеждение, ведение переговоров, владение основными техниками общения, способность пойти на компромисс (с поставщиками и другими отделами компании), активность, настойчивость, умение добиваться своей цели, ответственность и порядочность, стрессоустойчивость, выдержка и терпение в конфликтных ситуациях.
Менеджер по закупкам работает с большими объемами информации. Это информация о поставщиках, о порядке поставки, транспортировки и оплаты. Аналитическая деятельность менеджера по закупкам заключается в сопоставлении цены, качества, сроков поставки и выборе оптимального варианта; в анализе рынка продукции. При этом особое место занимает процесс принятия решений в сжатые сроки.
Менеджер по закупкам работает в офисе. В основном его деятельность осуществляется с помощью таких средств, как телефон, факс, интернет, компьютер (работа с профессиональными программами, с базами данных, с интернетом; написание отчетов и т. д.).
Сложными для большинства профессионалов в области закупочной логистики являются конфликты с отделом продаж (производственным отделом), проблемы взаимодействия с трудными поставщиками (например, с монополистами на рынке).
Направлениями повышения квалификации менеджера по закупкам являются: совершенствование методов профессионального общения; обучение навыкам ведения переговоров; овладение навыками планирования рабочего дня и организации закупочного процесса; развитие командной работы; совершенствование знаний в области производства продукции, изучение типов и видов продукции, спроса покупателей и технологий продаж, юридических аспектов закупочной деятельности.
Оценка и мотивация менеджера по закупкам
Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.
Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:
· выполнение плана закупок;
· динамика уровня цен на закупленные товары;
· оборачиваемость закупленных товаров;
· процент выполнения заявок на закупку товаров.
В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.
Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).
Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В таблице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.
Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:
· соблюдение интересов своей компании;
· конфиденциальность информации;
· честная конкуренция;
· отношение к деловым подаркам от поставщиков.
Существуют следующие мнения о допустимости подарков от поставщиков:
1. Закупщики не имеют права принимать подарки, полученные подарки должны быть возвращены.
2. Закупщики могут оставлять у себя подарки рекламного характера, например, ручки, календари, блокноты и др.
3. Закупщики должны сами решать, является ли подарок знаком внимания, доброжелательности или имеет место попытка коммерческого подкупа.
При любом из выбранных вариантов в компании целесообразно проводить беседы с закупщиками, в ходе которых напоминать им о существовании в компании этических норм, объяснять необходимость их соблюдения.
В качестве иллюстрации важности этической стороны закупочной логистики приведем стандарты закупочной деятельности, сформулированные Институтом управления поставками США
В первую очередь соблюдать интересы своей компании.
1. Быть открытым для советов и консультаций коллег.
2. Осуществлять закупки, учитывая только интересы своей компании и разумно тратя каждый доллар.
3. Активно овладевать знаниями о закупаемых материалах и производственных процессах.
4. Работать честно и открыто, отвергая любые формы взяточничества.
Демонстрировать доброжелательное отношение ко всем, кто того заслуживает.
5. Уважать и требовать уважения от других к своим обязанностям.
6. Избегать конфликтов.
7. По мере возникновения потребности помогать и консультировать коллег.
8. Сотрудничать со всеми организациями и конкретными людьми, которые призваны повышать статус данной профессии.