Государственные стандарты на документацию.




Суть стандартизации РФ заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила представлены в межгосударственных стандартах ГОСТ, государственные ГОСТР - это общероссийский стандарт, есть стандарты, они называются ОСТ. В РФ действует Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Считается, что эти две системы, сыграли важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономики.

Резюме.

ГСДОУ обеспечивает повышение качества документов, сокращает их количество. ГСДОУ постоянно совершенствуется. Она представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования. В настоящее время применяются современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура кадровой документации и т.д.

Основной ГОСТ, который используется кадровой службой ГОСТР 6.30 (статус 2016 года) Кадровой службой любой организацией используются Унифицированные системы документации, а также требования к оформлению документов (16.01.2015).

ГОСТ 9327-60. Определяет размер бумаги формат листа, ряд формата, классы форматов для кадровых документов. Кадровой службой применяется ряд А исходный формат 842мм на 1189мм – м кВ. последующие форматы получаются путем деления исходного формата, т.е А4 это исходный формат деленный на 4 210мм на 297мм, но используется также ряд Б и Ц. Справки (А5) распечатанные доверенности (А5).

А4, используется для приказов писем и любых организационно распорядительных документов, а разного рода справки на формате А6 105мм на 148мм.

ГОСТР 630 устанавливает следующие требования касающееся размеров полей документов. Каждый лист, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, 20 левое, 10 правое, 15 верхнее, 20 нижнее. Кроме того, стандарт предусматривает размером 35 мм, если документ подшивается или необходимо нанести пометки на поле. Можно использовать левое поле размером 35 мм только для первой страницы многостраничного документа.

Нумерация страниц в кадровом документе первая страница не нумеруется, вторая и последующая страница нумеруются, номер страницы пишется арабскими цифрами на верхнем поле листа посередине. Без указания слово страница не ставится ни тире, ни стр. только номер.

Способы оформления дат в документах.

ХХ.ХХ. ХХХХ применяется цифровой способ оформления дат в документах, может служить кодом при проработке документов. Элементы даты ставятся одной строкой отдельными точками без переносов в последовательности число месяц год.

На документах со сведениями финансового характера дата выглядит следующим образом: 01 сентября 2016 года. Если в тексте ставится только год, то слово год пишется полностью. Фонд ЗП на 2016 год. Если дата состоит и месяца и года, квартала и года, полумесяца и года, то правила следующие: в апреле 2016г.; в октябре-ноябре 2016г.; кварталы указываются римскими цифрами I квартал 2016г.; в первом полугодии 2016 г.

Слово год сокращаются г. Гг. если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Период ограниченный приделами двух лет пишется: 2015-2016 гг.; период ограниченный десятилетием (ми): 2006г. – 2016-е гг.

Все виды некалендарных лет: учебные, бюджетные, отчетные, начинающиеся в одном году и заканчивающиеся в другом пишут через косую черту, а четный 2015- 2016 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Освободить от взимания налога 2015-2016гг.

Праздники. Название праздников и знаменательных дат. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные. Например, День Победы; Восьмое марта; Новый год. Но, если в документе начальное порядковое число пишется цифрой, то с прописной пишется следующее за ним слово: 8 Марта, 7 Ноября или 1 Мая.

Международная организация по стандартизации АСО рекомендует такое написание дат для удобства поисков документа. Дата ставится след образом 2016.09.01. Или АСО сокращенный формат 16.09.01

Сокращение слов из словосочетаний в тексте. Стандартом предусмотрены общепринятые сокращения слов.

1. Общепринятые сокращения: Т.е.; т.д.; т.п.; др.; пр.;

2. Ссылки на части текста: т. (том) с. (страница) п. (пункты)

Смотри стандарт

Нельзя сокращать хар-ка (характеристика), т РАСЧЕТА, т.к. так как нельзя, ф-ла формула, не допускается ед. изм. Единица измерения.

Оформление документов в написании чисел в кадровых документах встречается многозначные числа, простые и десятичные дробные числа, словесно цифровые сочетания. При написании многозначных чисел производится их группировка с права на лево по три цифры (14 000 000, числа в обозначениях технических устройств марках машин и т.д. пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам 1К62М и пишется через дефис, если буква предшествует цифре ЗИЛ-155. Не разбиваются на группы цифры в числах обозначающих номер после знака номер. №515410; №3254. Что касается буквенной формы многозначных целых чисел – она не желательна и необходимо перестроить фразу так чтобы разводить два числа. Следует писать двадцать кранов грузоподъемностью 20 тонн.

Однозначные целые числа рекомендуется писать так: в след за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований, не рекомендуется писать 5, 8, двенадцати изделий.

Денежные выражения сумма более одной тысячи пишется 5 тыс. рублей; 105 руб. 55 коп. Простые дроби через косую черту, десятичные после запятой группируются по три слева направо 1,091 03. В стандарте предусмотрены правила написания документов физических величин; математических формул; правила оформления таблиц и выводов и т.д.

Опыт работы перечисляется в резюме с последнего года

Составить документы на себя или на вымышленные лица резюме, характеристики и автобиографию.

Распечатать оформить по стандарту размер шрифта 14 Times New Roman. Название характеристика автобиография 16 шрифт, все заглавные.

06.05.2016

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Ей предусмотрено: рекомендации по использованию наиболее часто используемых слов и словосочетаний (методические рекомендации по унификации тестов управленческих документов).

Синтаксические конструкции (для объяснения причины и принятия тех или иных действий) например, в порядке оказания помощи прошу вас в порядке исключения, в связи с принятием решения о…

По взаимной договоренности между…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью

 

Формулировки для отказа: несмотря на предпринятые нами усилия, к сожалению удовлетворить вашу просьбу не предоставляется возможным поскольку, мы не можем предоставить интересующую вас информацию

Предупреждение: напоминаем вам, что; организация уведомляет вас о том; считаем необходимым, еще раз напоминаем вам; организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке.; взятые на себя гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Устойчивые распорядительные обороты: обязать руководителя; назначить расследование по факту; изыскать дополнительные возможности для;

Формулировки для выраженной просьбы: прошу вас направить в мой адрес; в связи с острой необходимостью настоятельно прошу вас; в рамках предварительной договоренности прошу вас…изыскать возможность; исходя из величины годового лимита прошу изыскать…

Для подчеркивания особой возможности, фактов, сведений. Безопасность гарантируется; конфиденциальность обеспечивается; установлен повседневный жесткий контроль; в кротчайшие сроки организуется.

Устойчивые обороты речи

Формулировка для уведомлений: ставим вас в известность; сообщаем вам; организация извещает вас о…

В методических указаниях представлены наиболее часто употребляемые глаголы и прилагательные.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать (приложение 5).

Это доверенность, договор о материальной ответственности, на исполнительных листах, командировочные и удостоверение, гарантийные письма, устав и штатное расписание.

Перечень сроков исполнения документов (приложение 10). Например жалоба 5 дней, жалоба гражданина работника 1 месяц - если требуется разбирательство, а если не требуется разбирательство то 15 дней. Заявка 3 дня, заказ 10 дней, в ГСДОУ представлены стандартизованные термины (гос51141 утверждены постановлением государственного стандарта №28).

Представлены 140 терминов например, носитель информации, графический документ, иконографический документ, беловой документ, подлинник, дубликат и копия.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: