ВАРИАНТ 10
Официально-деловой язык и стиль служебных документов.
Специфика языка. Заимствованные слова.
План:
1.1. Официально-деловой язык и стиль служебных документов
1.2. Специфика языка
1.3. Заимствованные слова
1.1. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность. При составлении документов необходимо избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов. Не следует употреблять эпитеты, метафоры и т. д. В деловом письме не допускается употребление устаревших слов и выражений, например, таких слов, как: ибо, коего, посему, нежели, обрести и т. д. Из состава современных служебных документов следует исключить такие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, доношу, действительно работает и т. д.
Недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «В целях улучшения работы целесообразно…»; «Объединить воедино…» и т. д.
Применяя в тексте узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
1.2. В документах должны применяться только общепринятые сокращения. Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: Белорусский государственный экономический университет - БГЭУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз – высшее учебное заведение. Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: главбух, завхоз, физрук, или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: капремонт, хозрасчет и т. д. Употребляются традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются следующие сокращения: «и т. д.» (так далее), «и т. п.» (тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.» (другие). Разрешается сокращение «т. е.» (то есть). Сокращения «т. к.» (так как), «т. о.» (таким образом), «п. ч.» (потому что), «т. н.» (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны. Не допускается сокращение слов через косую черту.
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: оз. Нарочь, р. Неман. Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы «г» без точки между ними. После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1941-1945 гг.
Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 2009/10 г. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «… в начале 2008 года».
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 29 октября 2009г., 29.10.2009, а не 29 октября с. г. или 29 октября т. г.
1.3. В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих те же понятия. Не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: конвенция - условие, дефекты – недостатки и т. д.
2.Какие реквизиты применяют при удостоверении документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита «Гриф утверждения»? Как следует оформлять элементы текста «Приложение» и «Основание»? Надо ли оставлять слова «приложение» и «основание» открытыми, а относящийся к ним текст печатать слева?
При оформлении документов уделяется большое внимание их юридическому значению. Для удостоверения документов применяют следующие реквизиты:
- оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления;
- оттиск печати, являющийся дополнительным свидетельством подлинности документа. Ставится на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятия, организации, рабочих и служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;
- индекс документа, указывающий на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;
- дата создания документа, необходимая для правовой оценки отношений, возникающих или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления;
- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц. Является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа.
Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов.
Реквизит «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, её расшифровки и даты. Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким- либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра
внутренних дел
Республики Беларусь
03.01.2004 №1
Элементы текста «Основание» и «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной. Элемент текста «Приложение» располагается после основного текста, а «Основание»- перед основным текстом документа. Данные слова не оставляются открытыми, а относящийся к ним текст располагается после двоеточия (справа от слов).