ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 8
Имени дважды Героя Советского Союза И.Ф. Павлова
(ГАОУ СПО ПК № 8 им. И.Ф. Павлова)
«К защите допущен» УТВЕРЖДЕНА
____________________ Предметно-цикловой
Заместитель директора комиссией
по Учебной работе
«___» _________ 20__ г. «___» ________ 20__ г.
КУРСОВАЯ РАБОТА
Дисциплина: ___ Документационное обеспечение управления ________
Тема: _____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: ______________
ГРУППА: _______________________
ИСПОЛНИТЕЛЬ: _________________________________________________
СОГЛАСОВАНО
Руководитель курсовой работы
_____________ Н.В. Малецкая
«___» __________ 20__ г.
Москва 20__ г.
Приложение 2
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
Государственное автономное образовательное учреждение
среднего профессионального образования города Москвы
ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 8
имени дважды Героя Советского Союза И.Ф. Павлова
(ГАОУ СПО ПК № 8 им. И.Ф. Павлова)
Задание
на курсовую работу по теме:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Исходные данные (организация, объем работ)
Проанализировать и исследовать:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Дата выдачи задания _________________________
Срок сдачи работы ___________________________
Студент ____________________________________ Группа _______
Руководитель работы ______________________________
Приложение 3
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………….………………………………………. 4
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
В ОРГАНИЗАЦИИ
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ………………………………………... 6
2. ОБЩИЕ ТЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
В ОРГАНИЗАЦИИ ………………………………………………………………………. 9
2.1. Составление заголовков дел …………………………………………………….. 12
3. УСТАНОВЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ………………….. 14
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ……………. 16
Формирование дел временного хранения …………………………….……………….... 17
Формирование дел постоянного и долговременного хранения ………………………. 18
Оформление обложки дела …………………………………………………………….... 19
5. ФОРМЫИ ОБРАЗЦЫДОКУМЕНТОВ …………………………………………..……. 20
Номенклатура дел организации …………………………………………………………. 20
Лист-заместитель ……………………………………………………………………….... 21
Карта-заместитель …………………………………………………………….………….. 22
Обложка дела постоянного хранения …………………………………….……………... 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………………………….. 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………..… 25
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 4
СОКРАЩЕНИЯ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРИ НАПИСАНИИ
КУРСОВОЙ РАБОТЫ
1. Допускается пользоваться общепринятыми сокращениями. Они применяются в любых изданиях, документах. Например:
т. е. — то есть обл.— область
и т. д. — и так далее напр. — например
и т. п. — и тому подобное кол-во — количество
и др. — и другие н. э. — нашей эры
и пр. — и прочие газ. — газета
2. Названия учреждений, предприятий (буквенные аббревиатуры), состоящие из начальных букв, пишут прописными буквами без точек, например:
РФ — Российская Федерация
РАН — Российская Академия наук
РАПН — Российская Академия педагогических наук
РАМН — Российская Академия медицинских наук
АСУ — автоматизированная система управления
БНТИ — бюро научно-технической информации
ГКНТ — Государственный комитет по науке и технике
САУ — система автоматического управления
ОРД — организационно-распорядительная информация
3. Общепринятые нарицательные имена существительные пишут строчными буквами слитно. Например:
вуз — высшее учебное заведение
втуз — высшее техническое учебное заведение
роно — районный отдел народного образования
4. Широко употребляются сокращения-усечения, пишут их строчными буквами, например:
спецодежда — специальная одежда
с.-х. — сельскохозяйственный
5. Названия учебной степени, должности, профессии перед фамилией пишут сокращенно через точку или дефис без промежутков:
| адм. — адмирал акад. — академик д. чл. — действительный член д-р — доктор доц. — доцент нач. — начальник | зав. — заведующий зам. — заместитель инж. — инженер канд. — кандидат мл. — младший проф. — профессор |
6. Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста с указанием номера, главы сокращаются следующим образом:
| гл. — глава п. — пункт пп. — пункты рис. — рисунок разд. — раздел | см. – смотри ср. – сравни ил. – иллюстрация кн. – книга л. – лист |
7. Ссылка в примечаниях, сносках и в библиографии сокращается так:
| вып. — выпуск изд. — издание пер. — перевод нем. — немецкий б. г. — без года б. ц. — без цены ч. — часть ц. — цена | ст. — статья рец. — рецензия т. — том русск. — русский сост. — составитель журн. — журнал прим. — примечание М., СПб.— Москва, Санкт-Петербург |
8. Обозначения единиц измерения скорости пишут через косую черту без промежутков между буквами и без точек в конце:
см/с — сантиметр в секунду
м/с — метр в секунду
км/ч — километр в час
9. Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутков между ними. Например:
А.С. Пушкин, A.M. Горький.
Рекомендуется не делать промежутков после сокращенных слов с точкой, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово. Например: г.Минск; р.Нева; т.6; с.54; ул.Космонавтов, д.5, кв.10.
Приложение 5
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВННИИДАД, 1991.
3. Быкова Т.А. и др. Делопроизводство: / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004, – 544 с.
4. Галахов В.В. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004, – 456 с.
5. Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 359 с.
6. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003, – 256 с.
7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: изд-во ПРИОР, 2003, – 176 с.
8. Санкина Л.В. Порядок оформления реквизитов в документах // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 11.
Приложение 6
2. ОБЩИЕ ТЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАТИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и в процессе работы, выполняется на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков. [5]
Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и для своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.
Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов - дело всей организации в целом.
Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ. [7]
2.1. Составление заголовков дел
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т. д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, акты и т. д.), наименование рода заводимого дела
(переписка, документы, дело);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы). [4]