Основным требованием, предъявляемым к отчетности организаций, является достоверность отчетных данных, которая обеспечивается ежегодно проводимыми перед составлением годового отчета инвентаризациями имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация позволяет откорректировать бухгалтерские данные с фактическим наличием средств и обязательств.
Для повышения достоверности информации в ОАО «Имени Гастелло» до формирования показателей бухгалтерской отчетности за год, ее составления, утверждения и представления, проводятся мероприятия по завершению финансового отчетного года. Во время планирования завершающих мероприятий определяются точные сроки проведения, ответственные исполнители, а также порядок внутреннего контроля за их выполнением. Все это отражено в Плане проведения мероприятий по завершению финансового (отчетного) года, который разрабатывает и утверждает главный бухгалтер ОАО «Имени Гастелло».
Наиболее ответственной и трудоемкой работой в этот период является проведение годовой инвентаризации, так как качественное ее проведение и своевременное урегулирование выявленных расхождений, включая записи на счетах, обеспечивают в значительной степени достоверность данных, представленных в отчетности.
ОАО «Имени Гастелло» располагает несколькими центральными складскими помещениями: склад запасных частей, инвентаря, склад минеральных удобрений, а также зерносклад на 15000 тонн.
В складах (кладовых) бригад, ферм и других подразделений ОАО «Имени Гастелло» обычно хранятся небольшие запасы товарно-материальных ценностей. Нефтепродукты, минеральные удобрения, комбикорма и др. завозятся в подразделения непосредственно от поставщиков с обязательным оформлением через центральный склад.
Для проведения инвентаризации в исследуемой организации создается специальная рабочая комиссия, которая формируется ежегодно и утверждается приказом руководителя ОАО «Имени Гастелло». В состав входят:
- руководитель предприятия или его заместитель (председатель рабочей комиссии по проведению инвентаризации); главные специалисты по отраслям (главный зоотехник и главный агроном); руководители структурных подразделений; главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом.
В целях обеспечения сохранности материальных ценностей между руководителем предприятия с одной стороны и кладовщиком, с другой стороны заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности за работу, связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ценностей.
До начала инвентаризации кладовщики приводят складское хозяйство в порядок: материальные ценности раскладывают по ящикам, стеллажам, прикрепляют ярлыки к полкам и ящикам, на которых находятся материальные ценности. В бухгалтерию организации сдаются все последние документы по движению материальных ценностей.
До начала проверки фактического наличия имущества бухгалтер получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Он же и заканчивает обработку документов, делает записи в учетные регистры, исчисляет остатки ценностей по счетам материально - ответственных лиц. Заведующие складами и кладовыми дают расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, а все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, выбывшие сданы в расход.
Порядок, состав комиссии и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации и закрепляются в приказе организации, а также в учетной политике. Инвентаризация имущества в исследуемой организации проводилась 1 декабря 2013 г., в процессе которой все имеющиеся ценности перемеривались, пересчитывались, взвешивались членами комиссии с обязательным присутствием материально – ответственного лица.
Инвентаризацию основных средств в ОАО «Имени Гастелло» начинают с проверки документов. По собственному имуществу проверяется наличие и состояние первичных учетных документов (в частности, инвентарных карточек), технических паспортов и прочей документации.
При проведении инвентаризации основных средств в ОАО «Имени Гастелло» комиссия ограничиваются проверкой количества объектов и их балансовой стоимости. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. д.).
В ОАО в данном случае комиссией составляется акт на списание машин, оборудования в котором не находят отражения данные по технической характеристике объекта, сумма износа, инвентарный номер и т.д. Списание основных средств таким образом можно считать не совсем правомерным. Не проверяется правильность установления первоначальной стоимости основных средств на соответствие технической документации. Имеется случай, когда обозначенная в техдокументации комплектность не включена в состав основного средства, к которому она относится, а учитывается отдельно в составе материалов.
В процессе проведения инвентаризации оборудования в 2013 г., комиссия проверяет только наличие инвентарных номеров на оборудовании и сверяет их с данными инвентарных карточек. Не проводится проверка технического состояния технологического оборудования цехов.
До начала инвентаризации рабочего и продуктивного скота основного стада обязательно проверяется:
а) наличие и состояние карточек учета основных средств или описей предыдущей инвентаризации;
б) наличие и состояние карточек на каждую племенную корову и быка;
в) наличие документов на животных, сданные или принятые в аренду, переданные на откорм и доращивание населению или во временное пользование другим субъектам хозяйствования.
Прежде, чем приступить к инвентаризации молодняка животных, комиссия проверяет, имеется ли в наличии и в каком состоянии находится Книга учета движения животных и птицы, проверяет точность записей в ней.
При инвентаризации животных члены инвентаризационной группы осматривают животных в натуре, пересчитывают их и делают записи в инвентаризационной описи рабочего скота, продуктивных животных, В опись по каждому животному заносятся следующие данные: вид, группа животных и кличка, указывается его инвентарный номер (тавро), приметы, год рождения, упитанность, живой вес, балансовая стоимость.
Молодняк крупного рогатого скота включается в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, примет, года рождения, упитанности, живой массы, балансовой стоимости.
Животные на откорме учитываемые в групповом порядке, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, с указанием количества голов и живой массы по каждой группе. Описи составляются в двух экземплярах отдельно по каждой форме и материально ответственному лицу.
В процессе инвентаризации товарно - материальных ценностей было проверено наличие остатков сырья и материалов (минеральных удобрений,) на складе и в кладовых.
Материальные ценности заносятся в опись после их пересчета, перевешивания или перемеривания.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимались материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти ценности заносились в отдельную опись под наименованием: "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". Одновременно на приходном документе руководитель инвентаризационной группы делает отметку: "После инвентаризации", со ссылкой на дату описи, в которую внесены эти ценности, и подтверждает такую запись своей подписью.
В ходе инвентаризационной проверки не была выявлена потеря качественных характеристик товара, так, на складе товарно – материальных ценностей находится краска, олифа, известь, толь которые в связи с просроченным сроком уже не пригодны для использования в процессе производства. Однако данный факт также нигде не отражен, и материальные ценности числятся в учете как вполне пригодные материалы. Нужно рекомендовать главному бухгалтеру произвести списание данного вида ценностей.
Комиссия не обнаружила в процессе инвентаризации материальные запасы, которые длительное время хранятся без движения. Не были предложены меры по их дальнейшему использованию. Например, на территории ОАО «Имени Гастелло» хранится брус деревянный (в 2008 г. было начато строительство гаража для машин, но не закончено). Данный вид материалов потерял свои физические качества и не пригоден в дальнейшем для строительства). Его необходимо было отразить в описи и списать, как непригодный для дальнейшего использования.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись.
Не проводилась проверка специального инструмента, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, а также спецодежды, которые числиться на работниках организации.
Все данные по инвентаризации были занесены в инвентаризационную опись, представленную в приложении В. Инвентаризационную опись подписал главный бухгалтер, главный зоотехник, и материально – ответственное лицо. Подпись главного агронома в инвентаризационной описи за 2013 год отсутствует.
Оформленные ведомости подписываются бухгалтером, однако с результатами сличения под роспись материально-ответственные лица, в ведении которых находились соответствующие активы, не были ознакомлены.
Инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками за исследуемый период не проводилась, о чем свидетельствует отсутствие актов сверки расчетов.
По словам главного бухгалтера ОАО «Имени Гастелло» такая процедура производится в случаях необходимости. Так как остатки дебиторской и кредиторской задолженности на конец 2013 г. не выверены и не подтверждены документально, можно усомниться в достоверности информации, представленной в бухгалтерском балансе в разделе «Краткосрочные обязательства».
Сверка остатков на расчетном счете на конец года происходит по инициативе банка. Банк представил исследуемому предприятию акт сверки остатков денежных средств на 1 января нового года в двух экземплярах. Форма акта произвольная и зависит от компьютерной программы, установленной в банке.
Предприятие подтвердило письменно указанный остаток. Оба экземпляра акта были подписаны руководителем и главным бухгалтером организации и заверены печатью организации. Один экземпляр возвращен в банк, второй – подшит с инвентаризационными документами.
В результате проведенной инвентаризации были выявлены излишки запасных частей - на сумму 450 тыс.руб. Недостача картофеля, хранившегося в буртах (с 5 октября по ноябрь) в количестве 25 т, составила 0,5 т. В течение декабря 5 т картофеля было использовано на корм КРС и 20 т реализовано. Нормативно-прогнозная себестоимость картофеля - 250 тыс.руб./т.
В данной ситуации в бухгалтерии были составлены бухгалтерские записи.
1. Выявленные излишки ценностей оприходованы следующим образом (таблица 2.1).
Таблица 2.1
Отражение выявленных излишков в бухгалтерском учете ОАО «Имени Гастелло»
| № п/п | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, тыс.руб. |
| Оприходованы выявленные излишки запасных частей | 10-5 | 92-1 | ||
| Оприходован излишек молодняка крупного рогатого скота | 11-1 | 92-1 | 665,9 |
2. Произведен расчет естественной убыли картофеля (0,51 т):
- хранившегося в буртах в течение октября-ноября 2013 года (норма естественной убыли составляет 1,84% (1% в месяц)): 25 т х 1,84% = 0,46 т;
- в декабре (норма естественной убыли - 0,5%; среднемесячные остатки - 10,5 т (рассчитаны исходя из ежедневных остатков картофеля в декабре)): 10,5 х 0,5% = 0,05 т.
3. На сумму недостач и списания естественной убыли были составлены бухгалтерские записи (таблица 2.3)
Таблица 2.3
Отражение выявленных недостач в бухгалтерском учете ОАО «Имени Гастелло»
| № п/п | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, тыс.руб. |
| Отражена выявленная недостача картофеля | ||||
| Недостача картофеля в пределах норм естественной убыли отнесена в себестоимость продукции свиноводства | 20-2 | |||
| Недостача картофеля в пределах норм естественной убыли отнесена на себестоимость реализованной продукции | 90-2 |
Итак, нами был рассмотрен порядок инвентаризации в ОАО «Имени Гастелло» на основании чего можно сделать вывод о том, что на исследуемом предприятии инвентаризация проводится по всем материальным ценностям организации в соответствие с нормативными и законодательными документами, регламентирующими инвентаризацию. В исследуемой организации инвентаризация проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности на основании приказа директора о сроках и составе инвентаризационной комиссии. Все выявленные расхождения фактического наличия имущества от данных бухгалтерского учета отражены в учете верно.