Проведя предварительные расчеты, перейдем к подготовке инструкции по контролю за состоянием запаса, которая представлена на рис. 13.
В силу неопределенности входных характеристик спроса и предложения система может входить в дефицитные состояния (уровень запасов принимает отрицательные значения), в результате чего потребители вынуждены какое-то время ожидать поставки, а значит качество обслуживания снижается. С другой стороны избыточные запасы требуют дополнительных расходов на их содержание, что повышает стоимость товара и отрицательно сказывается на его конкурентоспособности.
Поэтому возникает необходимость в обосновании рационального, а если это возможно, и оптимального размера запаса. В современной логистике существует ряд методов, позволяющих оптимизировать уровень запасов на отдельных предприятиях.
Рис. 13. Инструкция по контролю за состоянием логистической системы управления запасами
Оптимизация работы системы управления запасами, чаще всего осуществляется путем оперативного изменения размера страхового запаса. Размер страхового запаса рассчитывается, как правило, на среднесрочный период с последующей регулярной корректировкой. Однако слишком частое изменение параметров системы управления запасами затрудняет ритмичность работы логистической цепи и сделать ее «неустойчивой».
Одна из задач планирования систем управления запасами заключается в расчете среднего размера страхового запаса на кратко- и среднесрочный периоды, который осуществляется в несколько этапов:
1 этап – расчет средних значений интенсивности спроса и предложения.
2 этап – прогнозирование объемов спроса: выявление основной тенденции развития методом наименьших квадратов.
3 этап – планирование объемов поставок и реализации, составление графиков поступления товаров и их расходования.
4 этап – определение надежности системы управления запасами, которое заключается в расчете вероятностей возникновения дефицита.
5 этап – построение плана-графика пополнения и расходования запасов в логистической цепи и проверка надежности функционирования такой системы.
6 этап – расчет параметров и планирование функционирования систем управления запасами.
Финансовая служба предприятия контролирует финансовые риски, связанные с возможными убытками от образования дефицита, а также предотвращает злоупотребление со стороны службы закупок, связанное с необоснованными закупками сырья и материалов.
В системе контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа постоянная величина – это размер заказа на пополнение запаса. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разными.
Стоит отметить, что рассмотренные выше математические модели могут стать полезными инструментами, помогающими финансовому директору контролировать ситуацию, но эти модели не могут быть полным отражением действительности. Кроме того, руководителям, принимающим решения, нужно не только знать указанные выше формулы, но и системно понимать процессы, которыми они управляют. Поэтому при осуществлении контроля за оборотными активами нужно учитывать и специфику компании, и ограничения, обусловленные реалиями российской экономики.
Работу финансового директора по контролю запасов могут усложнить следующие проблемы, о которых финансовому директору необходимо помнить и по возможности устранять.
Одна из проблем, часто встречающихся на предприятиях, – не качественно составленные справочники продукции: один и тот же вид запасов может храниться под разными наименованиями на разных складах. В результате возможны ситуации, когда отдел закупок приобретает материалы, которые уже имеются в наличии, тем самым завышая затраты на хранение и увеличивая отвлечение денежных ресурсов на финансирование оборотных средств. Необходимо отслеживать дубли и устранять их.
Также имеют место быть проблемы, связанные с ошибками сотрудников. К примеру, поставка может быть задержана из-за того, что менеджер забыл отправить заявку и отправил ее несвоевременно, увеличив, таким образом, время исполнения заказа. Устранить эту проблему может система контроля.
Исходя из того, что рассмотренная выше система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа, а также возможное большое количество контролируемых номенклатурных позиций усложняет математические расчеты, понятно, что отсутствие информационной системы, обеспечивающей автоматический расчет показателей, значительно усложнит качественное выполнение задачи по управлению запасами и не позволит финансовому директору осуществлять оперативный контроль за величиной оборотных средств отвлеченных в запасах.
Заключение
Сложность управления материальными запасами обусловлена противоречием, которое состоит, с одной стороны, в необходимости создания запасов (возможные колебания объема производства, задержки в сроках поставки) и, с другой стороны, содержание запасов связано с расходами на хранение, а также невозможностью использования средств, вложенных в запасы. Эффективная система управления материальными запасами позволяет найти компромисс между выявленными противоречиями.
Выполнив курсовой проект, были определены преимущества и недостатки различных систем управления запасами.
Все многообразие систем управления материальными запасами с оптимальным размером заказа сводится к двум основным типам:
- с фиксированным размером;
- с фиксированным интервалом между заказами (с фиксированной периодичностью).
Как представляется, наиболее эффективным с точки зрения оперативного управления запасами является подход, основанный на контроле минимального запаса, называемый также системой с фиксированным размером запаса, которая проста и является своего рода классической. Эта система основана на выборе размера партии, минимизирующего общие издержки управления запасами.
В рассматриваемом варианте система с фиксированным размером заказа для всех комплектующих изделий как при наличии неоднократного сбоя, так и при неоднократных сбоях в поставках не уходит в дефицит, но опускается ниже гарантийного запаса.
Поэтому для совершенствования работы данной системы необходимо поднять пороговый уровень заказа, что позволит раньше делать заказ. Тогда при наличии сбоев система не будет опускаться ниже гарантийного запаса и сможет выдерживать более длительные задержки в поставках. С другой стороны при увеличении размера заказа увеличатся расходы на транспортировку, разгрузочные операции, складирование запасов, а также на хранение заказа.
Для системы с фиксированным интервалом времени между заказами необходимо уменьшить интервал времени между поставками, т. е. чаще делать заказ. Это позволит системе даже при наличии неоднократных сбоев в поставках оставлять не тронутым гарантийный запас, что дает возможность при необходимости выдержать и более долгий срок задержки заказа и избежать возможным потерь при повышении спроса на продукцию.
Список литературы
1. Ардатова М.М. Логистика в вопросах и ответах: Учебное пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 272 с.
2. Волгин В. В. Склад: организация и управление. / В. В. Волгин. – М.: "Маркетинг", 2002. – 362 с.
3. Гаджинский А.М. Основы логистики: Учеб. пособие. – М.: ИВЦ "Маркетинг", 1996. – 124 с.
4. Григорьев М.Н., Долгов А.П., Уваров С.А. Управление запасами в логистике. – М.: Бизнес-пресса, 2006. – 368 с.
5. Логистика: учебник. / Под ред. Б. А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Инфра-М, 2005. – 368 с.
6. Логистика управления запасами с помощью Excel. –М.: Харвест, 2007. – 64 с.
7. Майкл Р. Линдерс, Харольд Е. Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика. – М.: Виктория плюс, 2006. – 768 с.
8. Модели и методы теории логистики / Под ред. В.С. Лукинского – СПб.: Питер, 2003. – 176 с.
9. Родионова В.Н., Туровец О.Г., Федоркова Н.В. Логистика: Конспект лекций. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 160 с.
10. Operational Principles for Good Pharmaceutical Procurement. WHO/EDM/PAR/99.5 // [Электронный ресурс]. – 1999 г. – Режим доступа: https://www.who.int/medicines/library/par/who-edm-par-1999-5/who-edm-par-99-5.pdf.