EXCEL дает возможность создания итоговых таблиц различными способами. Можно просто суммировать данные рабочих листов и помещать результаты на итоговый лист, можно использовать команду Консолидация из меню Данные, которая может объединить информацию из исходных листов (до 255 листов) в одном итоговом листе.
Команду Консолидация можно использовать несколькими способами. Можно связать консолидированные данные с исходными данными, чтобы последующие изменения в исходных листах отражались в итоговом листе. Или можно просто консолидировать исходные данные без создания связей.
Объединять данные можно, используя некоторые функции, например, Сумма, Среднее значение, Максимум, Минимум, Произведение и т.д., которые приведены в окне с раскрывающимся списком Функция в диалоговом окне Консолидация. По умолчанию используется функция Сумма, которая суммирует данные из каждого исходного листа и помещает результат в итоговый лист.
Консолидировать данные можно по расположению или по категории. При консолидации по расположению Excel применяет итоговую функцию к ячейкам с одинаковыми адресами в каждом исходном листе. Это простейший способ консолидации, при котором консолидируемые данные во всех исходных листах должны иметь совершенно одинаковое расположение. Консолидация по категории в качестве основы для объединения использует заголовки строк или столбцов.
Проведение анализа средствами Excel
Excel обладает широкими средствами для проведения финансового и статистического анализа. Помимо большого количества специальных функций, как встроенных, так и доступных после установки специальных надстроек в пакете имеются мощные средства для подбора и оптимизации параметров (так называемый “Что-если” анализ.) К средствам “Что-если” анализа относятся Т аблицы подстановок, средство Подбор параметра, надстройка Поиск решения, Сценарии. Вместе с пакетом поставляется также Пакет анализа данных – специальная надстройка, содержащая набор мощных инструментов для анализа данных.
Подбор параметра и Поиск решения
С помощью средства Подбор параметра можно найти аргумент, при котором получается задаваемое решение, например, зная какую сумму имеет при себе посетитель студенческого кафе, определить, какие блюда он может заказать согласно ценам меню.
Однако существует множество задач, которые нельзя решить с помощью подбора параметра. Формулировка таких задач представляет собой систему уравнений с несколькими неизвестными и набор ограничений на решения. В этом случае используется надстройка Поиск решения.
Обычными задачами, решаемыми с помощью Поиска решения, являются:
· Штатное расписание. Составление штатного расписания для достижения наилучших результатов при наименьших расходах.
· Планирование перевозок. Минимизация затрат на транспортировку товаров.
· Ассортимент продукции. Максимизация выпуска товаров при ограничениях на сырье для производства этих товаров.
Таблица подстановок
Таблицей подстановки данных называется диапазон ячеек, показывающий, как изменение значений подстановки влияет на возвращаемый формулой результат. Таблицы подстановки обеспечивают быстрый доступ к выполнению одной операции разными способами, а также возможность просмотра и сравнения полученных результатов. В Excel существует возможность применения на одном рабочем листе нескольких таблиц подстановок, если необходимо:
1. Изменять одно исходное значение, просматривая результаты одной или нескольких формул.
2. Изменять два исходных значения, просматривая результаты только одной формулы.
Проверка результатов с помощью сценариев.
В работе часто возникают задачи, имеющие множество исходных данных и множество результатов, причем необходимо четко представлять, как изменения первых влияют на последние. Ощутимую помощь в анализе такого рода задач могут оказать сценарии Excel.
Сценарий – это инструмент, позволяющий моделировать различные экономические, математические, физические и др. задачи
Он представляет собой зафиксированный в памяти компьютера набор значений ячеек рабочего листа, т.е., создав сценарий можно получить возможность узнать, что произойдет с результатом, если поменять исходные значения в некоторых ячейках листа. Кроме того, в случае необходимости всегда можно вернуться к одному из вариантов, рассмотренных ранее.
Использование форм
Существует мощное удобное, и в то же время простое средство для облегчения ввода в базу данных – форма ввода данных. Формы используются для ввода новых данных, удаления ненужных записей, а также для выборки данных по выбранным критериям.