На основании листка нетрудоспособности работодатель выплачивает пособие, которое в дальнейшем возмещает ФСС России (за исключением той части больничного, которая выплачивается за счет средств организации). Но если кадровик примет, неправильно оформленный больничный, то Фонд откажет в возмещении расходов. Покажем, как правильно заполнить листок нетрудоспособности и исправить в нем ошибки.
v Выявляем поддельный больничный лист.
Что проверяем | Комментарии | |
Качество бумаги. | На ощупь бумага легитимного бланка хрустит, как денежная купюра. Если такую бумагу встряхнуть, услышите характерный для купюр шелест. | |
Микротекст. | На линейке под графой «Подпись врача» есть микротекст «ЛИСТОКНЕТРУДЛОСПОСОБНОСТИ». Он виден под лупой. Аналогичный микротекст располагается в правом нижнем углу на линейках для подписей руководителя организации и главного бухгалтера. | |
Штрих код. | Состоит из 12 цифр и должен быть на каждом бланке в правом верхнем углу. На обратной стороне оригинального бланка он еле заметен. В подделках часто это правило не соблюдается. | |
Нижняя часть листка нетрудоспособности после линии отреза. | Остается в медицинской организации. Если работник принес больничный целиком, то это подделка, от которой забыли отрезать низ. | |
Адрес и название медицинской организации. | Обязаны соответствовать официальным и совпадать с теми, что указаны на печати и в ячейках. Проверить данные медучреждения можно на сайте ФНС РФ (egrul.nalog.ru). | |
Номер бланка. | На своем сайте ФСС России разместил список недействительных листков нетрудоспособности (fss.ru/ru/fund/activity/31406/92551/index.shtml). Принимать их к оплате нельзя. Если выявили документ из базы недействительных бланков, то сообщите об этом в ФСС России. | |
Орфографические ошибки. | Встречаются у подделок в печатном тексте на лицевой и оборотной стороне бланка. В настоящих больничных нет. |
v Как должен быть оформлен больничный лист (гл. IX Порядка №624н).
Как | Комментарии | |
На действующем бланке. | Утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. №347н. | |
Все записи сделаны печатными заглавными буквами на русском языке. | На компьютере либо от руки гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с черными чернилами без выхода за границы соответствующих ячеек. | |
Записи в ячейках проставлены, начиная с первой ячейки. | § Между словами должны быть пробелы (пустые ячейки). § Между инициалами врача не должно быть пробелов. | |
Записи врача и работодателя заверены печатями в специально отведенных местах. | § Оттиски печати не должны попадать на ячейки с записями. § Печать медицинской организации в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» проставляют дважды. § Если работник направлен на медико-социальную экспертизу, то в этом же разделе ставят печать организации, проводившей экспертизу. |
v Какие строки в листке нетрудоспособности заполняет врач (п. 58 Порядка № 624н).
Название строки | Что указывает врач |
Первичный | В одной из ячеек ставит галочку в зависимости от того, выдан больничный по определенному случаю впервые или повторно. |
Дубликат | |
Продолжение листка нетрудоспособности № | Номер предыдущего листка нетрудоспособности, если выдаваемый бюллетень является продолжением предыдущего. |
Наименование медицинской организации | Полное либо сокращенное наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности. |
Адрес медицинской организации | Адрес имеющей лицензию медицинской организации, по которому был выдан листок нетрудоспособности. |
Дата выдачи | Число, месяц и год выдачи листка нетрудоспособности. Он может быть выдан в день закрытия либо в день обращения в медицинскую организацию. |
ОГРН | Основной государственный регистрационный номер медицинской организации. |
Фамилия, имя, отчество нетрудоспособного, дата рождения, ячейки «М» и «Ж» | Заполняются на основании паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) заболевшего работника. |
Причина нетрудоспособности | § Двухзначный или трехзначный код (в ячейках «код», «доп. код» и «код изм.»). § Ячейку «код изм.» заполняют, только если изменилась причина временной нетрудоспособности. |
Место работы – наименование организации | Полное либо сокращенное наименование организации (обособленного подразделения). |
Основное | § В одной из ячеек ставится галочка в зависимости от того, каким для работника является место работы (основным или по внешнему совместительству). § В ячейках «№» строки по совместительству указывают номер листка нетрудоспособности, выданного совместителю для основного места работы. |
По совместительству | |
Дата 1 | Дата, когда изменилась причина нетрудоспособности, предполагаемая дата родов либо дата начала путевки, если больного направляют на лечение (долечивание). |
Дата 2 и № путевки | Дата окончания путевки и ее номер. |
Подраздел «По уходу» | Заполняют при уходе за больным членом семьи. Например, если бланк выдан матери заболевшего ребенка, то в строке «родственная связь» должен стоять код 38. |
Отметки о нарушении режима | Заполняют, только если пациент нарушал больничный режим. |
Находился в стационаре | Даты начала и окончания стационарного лечения. |
Подраздел о медико-социальной экспертизе | Заполняют, если больного направляли на такую экспертизу. |
Таблица «Освобождение от работы» | В графе «Должность врача» указывают фамилию, инициалы и должность лечащего врача, а если медработник оформляет больничный листок по решению врачебной комиссии, также указывают фамилию и инициалы ее председателя. |
Приступить к работе | Дата, с которой пациент признается трудоспособным. |
v С какими ошибками больничный лист можно принять к оплате.
§ В листке со слов пациента указано неточное наименование организации-работодателя. Например, вместо полного наименования – сокращенное.
§ В наименованиях организаций есть лишние символы: кавычки, точки, тире, запятые.
§ Врач оставил пробелы между своими инициалами, когда заполнял листок нетрудоспособности.
§ Печать сдвинулась и попадает на ячейки.
§ В строке «должность врача» указано «врач» или «леч врач».
v Случаи, когда больничный лист нужно вернуть сотруднику, с просьбой оформить дубликат (п. 56 Порядка №624н).
§ Неверно указано место работы.
§ Нет печати медицинской организации.
§ Неправильно написана фамилия, имя, отчество пациента.
§ Больничный листок заполнен шариковой ручкой.
§ Ошибочный код причины нетрудоспособности.
§ Документы о нетрудоспособности граждан за границей заменили на листок нетрудоспособности российского образца без разрешения врачебной комиссии.
§ Срок больничного листа превышает 15 календарных дней, продлен без разрешения врачебной комиссии.
v Как работодателю заполнить свою часть больничного листа (п. 66 Порядка № 624н).
Название строки | Что нужно указать |
Регистрационный №, код подчиненности | Регистрационный номер и код подчиненности работодателя из уведомления о регистрации в территориальном органе ФСС России. |
ИНН нетрудоспособного | § Идентификационный номер сотрудника, если есть. § Если ИНН у работника нет, оставьте поле пустым. |
СНИЛС | СНИЛС работника. |
Условия исчисления | Один или несколько двухзначных кодов (с 43-го по 51-й, перечислены на обратной стороне больничного), если работник принадлежит к особой категории. |
Акт формы Н-1 | § Заполняют, если болезнь вызвана несчастным случаем на производстве. § Указывают число, месяц и год акта. |
Дата начала работы | § Заполняют только при аннулировании трудового договора с сотрудником, который не приступил к работе из-за болезни. § Указывают дату, с которой сотрудник должен был приступить к работе. |
Страховой стаж | § количество полных лет и месяцев страхового стажа работника и не страховых периодов (если есть); § когда сотрудник проходил военную службу; § службу в органах внутренних дел или других госорганах. |
В т. ч. не страховые периоды | |
Причитается пособие за период | Начальную и конечную даты периода, за который выплачивается пособие. |
Средний заработок для исчисления пособия | § Сумму учитываемых выплат за два календарных года перед годом наступления страхового случая. § Если у работника в расчетном периоде нет заработка, укажите 24-кратный МРОТ, установленный на день наступления нетрудоспособности (МРОТ × 24 мес.). |
Средний дневной заработок | Размер среднего дневного заработка, то есть величину, указанную в поле «Средний заработок для исчисления пособия», деленную на 730. Не должен превышать предельного среднего дневного заработка. |
Сумма пособия: за счет средств работодателя | Сумму пособия за первые три дня болезни, выплачиваемого за счет средств работодателя (с учетом НДФЛ). § При болезни или травме самого работника первые три дня больничного оплачиваются за счет работодателя, а остальные дни – за счет средств ФСС России. § При уходе за больным ребенком или другим членом семьи пособие за все дни больничного выплачивается за счет ФСС России. |
За счет средств ФСС | Сумму пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС (с учетом НДФЛ). |
Итого начислено | § Общую сумму начисленного пособия с учетом НДФЛ. § Сам расчет пособия сделайте на отдельном листе бумаги и приложите его к больничному листку. |
Фамилия и инициалы руководителя, подпись | § Фамилию и инициалы лиц, подписавших листок нетрудоспособности, в том числе действующих по доверенности. § Сначала фамилии полностью, потом пробел, далее инициалы без пробела. § Реквизиты доверенности указывать не нужно. |
Фамилия и инициалы гл. бухгалтера, подпись |
v Что надо указать в листке с расчетом пособия.
§ Наименование документа.
§ Номер и дату составления документа.
§ Реквизиты листка нетрудоспособности, к которому он прикладывается.
§ Данные о сотруднике (Ф.И.О., страховой стаж т.п.).
§ Сумму выплат, учитываемых при исчислении пособия.
§ Количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода (если есть).
§ Сам расчет пособия.
v Как внести исправления в раздел больничного листа «Заполняется работодателем» (п. 65 Правил №624н)*.
Вид ошибки | Комментарии | |
Описка. | § аккуратно зачеркнуть неверную запись; § указать правильные сведения на оборотной стороне больничного листка; § заверить записью «исправленному верить»; § заверить подписью и печатью (если Вы ее используете). | |
Заполнена строка, которую заполнять не нужно. | § На оборотной стороне листка сделать запись о том, что строка считается незаполненной. Например, «Строку «дата начала работы» считать незаполненной». § Исправления заверить подписью и печатью (если Вы ее используете). | |
Информация указана правильно, но не с первой слева ячейки. | § Если правильные данные записаны не с первой ячейки, не зачеркивайте их. § На оборотной стороне листка напишите, что запись, например, во второй ячейке следует считать записью, сделанной с первой ячейки. § Заверьте исправление подписью руководителя и печатью (если Вы ее используете). | |
Работодатель заполнил свою часть листка шариковой ручкой. | Больничный можно оставить как есть и оплатить. | |
* Исправлять можно только те данные, которые внес работодатель. Исправлять больничный листок за врача нельзя. |
v Причины, по которым ФСС России может отказать в возмещении пособий.
§ Организация представила неполный пакет документов.
§ Организация неправильно оформила документы.
§ Организация рассчитала пособия с ошибками.
§ В расчете по форме 4-ФСС есть неверные сведения.
§ На счетах организации отсутствуют денежные средства*.
§ Организация выплатила пособия за счет заемных средств.
§ Фонд увидел в действиях организации искусственную схему, чтобы необоснованно получить пособие по беременности и родам:
ü отсутствует производственная необходимость в трудоустройстве беременной женщины (до заключения с ней трудового договора и после ее ухода в декрет должность была и остается вакантной);
ü беременная сотрудница не имеет специального образования, нужной квалификации, опыта работы в соответствующей сфере;
ü беременная сотрудница находится в родственных связях с руководством компании, до ухода в декретный отпуск к исполнению трудовых обязанностей не приступала, заработная плата не начислялась;
ü организация не может документально подтвердить факт выплаты работнице пособия;
ü представлены недостоверные сведения, имеющие значение для определения суммы, подлежащей возмещению из бюджета;
ü зарплата беременной сотрудницы значительно превышает общий уровень зарплаты в организации;
ü зарплата сотрудницы необоснованно повышена перед отпуском по беременности и родам;
* Проверяющие могут официально запрашивать у страхователей сведения об остатках денежных средств на счетах в банках (ст. 4.2, 4.6 Закона № 255-ФЗ).