Причины запуска проекта и сущность инициации проекта

Тема 6. Инициация проекта

План:

1) Причины запуска проекта и сущность инициации проекта;

2) Процесс инициации проекта и его составляющие;

3) Технико-экономическое обоснование проекта и оценка его эффективности.

Причины запуска проекта и сущность инициации проекта

В организации всегда существует потребность в реализации некоторого числа проектов. Причины их запуска различные. Это могут быть как проблемы, так и возможности, имеющиеся у организации.

Например,

Низкое качество обслуживания клиентов может стать причиной запуска проекта внедрения системы менеджмента качества.

Падение объемов продаж подталкивает к запуску проекта расширения торговой сети компании.

Инициативные сотрудники предлагают новые идеи и технологии, для реализации которых требуется выполнение проекта.

Для достижения стратегических целей компании формируется портфель первоочередных проектов задач для реализации.

Запуск проекта – это предпроектный процесс, реализуемый для того, чтобы обеспечить наличие всех необходимых предпосылок и условий для инициации проекта.

Одной из распространенных причин инициации и запуска проектов является их инвестиционная привлекательность.

Однако, это не единственная причина. Научно-технический прогресс требует замены оборудования и внедрения новых технологий. Рынок, оказывая давление на компании, подстегивает запуск некоторых проектов. Иногда причинами запуска проекта являются требования законодательства (государство начинает проекты, ощущая ответственность за граждан и их социальную защищенность).

Таким образом, причинами запуска проектов могут быть:

1) требования законодательства;

2) инвестиционная привлекательность;

3) социальная ответственность;

4) проблемы, вызовы и нерешенные задачи;

5) открывающиеся возможности;

6) требования рынка;

7) технический прогресс;

8) здравый смысл.

Например,

Причинами запуска инвестиционного проекта по строительству бизнес-центра могут оказаться коммерческая привлекательность площадки и возможности для получения прибыли.

Причинами запуска проекта по разработке нового поколения отечественных микросхем являются не ожидания, что они будут более надежными и производительными, чем их импортные аналоги, а понимание необходимости обеспечить ими Вооруженные силы, тем самым повысив технологическую безопасность страны.

Запуск проекта по установке кислородных кабинок, в которых можно будет подышать чистым кислородом, в центре мегаполиса, задыхающегося в смоге, наверняка даст возможность заработать некоторым участникам проекта. Но главной причиной его начала является элементарный здравый смысл и социальная ответственность властей города. Главная причина в том, что в городе участились случаи сердечных приступов у людей прямо на улицах. Современные машины «скорой помощи», оснащенные всем необходимым, не могут решить проблемы, потому что тоже стоят в пробках и опаздывают с оказанием помощи.

Понимание причин, по которым запускается проект, значительно облегчает его дальнейшую реализацию. Понимание целей и результатов, которые должны быть получены в ходе проекта, потребуется при принятии решений на всех фазах реализации проекта.

При этом следует отметить важность разработки полной и качественной проектной документации, технического задания и полной спецификации для успешной реализации проекта.

Эти документы разрабатывает технический писатель (специалист по документированию в рамках решения технических задач) или аналитик. И чем лучше уяснены требования заказчика, тем качественнее будут указанные документы.

Требования заказчика базируются на ясном понимании целей проекта и причин, его вызвавших. В начале проекта лучше всего их видит и осознает инициатор проекта. Но он вовсе не обязательно при этом будет инвестором или заказчиком проекта.

Теперь перейдем к инициации проекта, являющейся важнейшей стадией его жизненного цикла.

Процессы инициации проекта закладывают фундамент успеха всего проекта.

В ходе инициации проекта должны быть определены основные цели проекта, проанализированы стратегические риски, выделены ключевые участники проекта, определены общие принципы организации управления проектом.

Цели и результаты процессов инициации следующие:

1) однозначное понимание всеми участниками целей и границ проекта;

2) четкая фиксация факта (скорее всего, документальная, формальная), что проект существует, он начат;

3) назначение ответственных за проект – менеджера проекта, заказчика и куратора;

4) укрупненное понимание основных плановых характеристик проекта (сроков, стоимости и т.п.) и его основных заинтересованных сторон;

5) понимание состава и содержания последующих шагов по более детальной разработке проекта.

Задачи этапа инициации проекта:

1) признание необходимости реализации проекта;

2) определение общей цели проекта;

3) определение границ проекта (конечных результатов);

4) определение ожиданий заказчика, инвестора и других заинтересованных участников, их интересов, влияния и ответственности;

5) анализ ключевых рисков, внешних и внутренних ограничений, особенностей, допущений и предположений проекта;

6) определение основных членов команды управления, организационной структуры, принципов взаимодействия;

7) назначение руководителя проекта, согласование его полномочий и границ ответственности за проект;

8) авторизация проекта.

Все перечисленные задачи должны в итоге дать важный результат – четкое определение начинающегося проекта и его авторизацию.

Успех любого мероприятия во многом закладывается в его начале. Прежде чем проект будет запущен, он должен быть подвергнут многостороннему анализу. Неэффективно, неграмотно проведенная начальная фаза проекта может стать причиной серьезных проблем в ходе реализации и при завершении проекта.

Предварительный анализ осуществимости проекта, как правило, проводится с использованием экспертной системы.

Экспертная оценка вариантов проекта

Первый шаг реализации данной методики – определение факторов, которые могут в значительной степени повлиять на успешность выполнения проекта.

Второй шаг – факторы располагаются в порядке убывания приоритетности. Для этого определяется, какой из них в наибольшей степени повлияет на ход реализации проекта. Далее устанавливается наиболее существенный фактор из оставшихся, и т.д.

Получившаяся последовательность заносится в таблицу (см. таблицу 1).

Третий шаг – оценка весомости (ранга) каждого из перечисленных факторов. Сумма рангов всех факторов должна быть равна единице (т.е. сумма по столбцу 3 таблицы 1 должна быть равна единице).

Таблица 1 – Пример формы для экспертной оценки вариантов проекта

Четвертый шаг – один проект (либо несколько проектов) или варианты одного проекта необходимо оценить по каждому из факторов (критериев) оценки. Максимальный балл по любому из факторов для проекта равен 100, минимальный – 0. Например, если эксперты признают, что спрос на продукцию проекта будет неограниченным, то значение фактора «спрос на продукцию (услуги) проекта» для данного варианта проекта равен 100 баллов.

Пятый шаг – экспертная оценка влияния каждого фактора (графы 9-13), которая получается путем перемножения веса каждого фактора на оценку этого фактора для каждого варианта (графа 3 умножается на графы с 4 по 8 соответственно). Интегральная экспертная оценка приоритетности вариантов проекта определяется как сумма по графам 9-13.

Данная методика может применяться как для предварительного отбора наиболее перспективных вариантов осуществления проекта, так и для предварительного определения осуществимости проекта.

В первом случае для дальнейшего рассмотрения остаются альтернативы, получившие наивысшие результаты, во втором – полученная интегральная экспертная оценка проекта сравнивается с определенным заранее «ограничением снизу». Если полученное экспертным путем значение выше установленного предела, проект признается осуществимым.