Визитные карточки широко используются для выражения добрых чувств, поздравлений, соболезнований и т.д.
Вполне уместно вложить в конверт визитную карточку вместе с поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило, простым карандашом можно приписать несколько слов обычно в третьем лице.
Визитная карточка с парой теплых слов, приложенная к букету цветов – это высокоценимый жест признательности артисту, художнику или просто доброму знакомому в особый для него день.
Широко применяются стандартные сокращения французских слов. Как правило, такие краткие надписи делаются простым карандашом в левом нижнем углу карточки.
p.r. (Pour remercier) выражение благодарности
p.f. (Pour feter) поздравление по случаю праздника
p.f.c. (Pour faire connaissance) выражение удовлетворения знакомством
p.f.N.A. (Pour feter Nouvel An) поздравление с Новым годом
p.p.c. (Pour prendre congre) прощание при окончательном отъезде
p.c. (Pour condoleance) выражение соболезнования
p.p. (Pour presenter) по случаю представления
В первую очередь, визитные карточки используются при знакомстве – очном или заочном. При первой личной встрече после слов представления вы можете передать своему новому знакомому свою визитную карточку. Получив визитную карточку своего собеседника, внимательно прочтите его имя – особенно если его произношение вызывает сложности.
В ходе деловой беседы или переговоров можно положить перед собой визитные карточки ваших собеседников – это помогает избежать ошибок в произношении их имен и должностей. [2, с. 163]
Если у вас не оказалось с собой визитной карточки – обязательно постарайтесь послать или передать ее собеседнику.
В отличие от деловых визитных карточек обмен личными или комбинированными визитными карточками может происходить и в конце знакомства. Договариваясь о дальнейших контактах, вполне уместно обменяться карточками.
Деловые визитные карточки продавцов, рестораторов, типографов могут предлагаться посетителям и лежать на конторке. В этих случаях посетители могут сами брать их. Во всех иных случаях карточка вручается – хотя вполне уместно попросить визитку у заинтересовавшего Вас собеседника, предложив ему предварительно свою.
На визитные карточки распространяются общие правила знакомства и представления: младший первым вручает свою визитную карточку старшему, мужчина – женщине (женщина не обязана в ответ вручать свою карточку).
Обмен визитными карточками при личной встрече, как правило, сопровождается небольшой беседой. Ведь визитная карточка лишь закрепляет представление. Следует избегать ситуаций визитных карточек случайным собеседникам, как, впрочем, не следует ожидать карточки от интересного вам, но полузнакомого человека, с которым вы обменялись лишь парой вежливых слов в кулуарах конференции или на общем приеме.
Особую роль играют визитные карточки при заочном представлении. В этом случае посылка визитной карточки приравнивается к визиту. Более корректно и высоко ценимо оставлять визитные карточки для своего заочного знакомого лично – при этом следует загнуть один из левых углов карточки или всю карточку с левого края (загибаются также и карточки, отправленные с посыльным). Нормы этикета требуют, чтобы лицо, получившее карточку от своего заочного знакомого, отослало ему ответную визитную карточку в течение суток. При заочном представлении в левом нижнем углу карточки можно карандашом сделать надпись p. p.
Дипломаты, прибывающие к новому месту службы, как правило, направляют свою визитную карточку с надписью p. p. тем сотрудникам министерства иностранных дел страны пребывания, с кем им предстоит часто встречаться по рабочим вопросам, а также своим коллегам из других посольств.
Такая практика заочного представления получает более широкое распространение. Вполне уместно после назначения на новое место работы направить свои визитные карточки коллегам из других организаций или фирм.
Направляя визитные карточки заочно, желательно сопроводить их кратким письмом или запиской с выражением надежды на продолжение знакомства.
Направляя личную или семейную карточку замужней женщине, вы должны направить ее в двух экземплярах. Женщина-дипломатический сотрудник также отправляет супружеской чете две свои карточки.
Супруги, оставляющие визитные карточки в доме другой супружеской пары, оставляют одну визитную карточку супруга для мужа и одну семейную карточку для жены (в Англии оставляются две карточки супруга и одна карточка жены).
Все полученные визитки целесообразно систематизировать с учетом сферы деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Если руководитель имеет секретаря, эту работу можно поручить ему.
Анализ визитных карточек – следует сказать, что во многих фирмах за рубежом такая работа ведется постоянно, – может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес показывает территориальное расположение – центр города, окраина, новые перспективные районы и т.п. Не случайно некоторые бизнесмены, чьи офисы расположены в малопрестижных районах, арендуют, покупают себе почтовые адреса. Можно узнать, является ли человек, вручивший визитную карточку, представителем фирмы, имеющей собственное здание, т.е. солидной фирмы, арендует ли она этаж в элитном офисном здании или имеет небольшое служебное помещение, затерянное среди корпусов жилой застройки. То же – с телефонами. Чем больше телефонных номеров, номер с секретарем, номер АТС и т.п., тем более крупной и серьезной представляется фирма.
Визитные карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства. Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования. Понимать «зашифрованные» символы надписей на карточках, все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ и, как положено, не позднее, чем через 24 часа после ее получения.
В приемной у секретаря всегда должен быть запас представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской работе которого она будет очень полезной.
Хранение визиток
Мужчины хранят визитные карточки во внутреннем кармане пиджака, женщины – в специальной визитнице, которая тоже сама по себе является предметом имиджа. Крутить в руках полученную визитку, мять ее и тем более засовывать в задний карман брюк – верный путь к загубленному контракту.
В любом случае, мы рекомендуем хранить визитки в визитнице.
Если постоянно носить визитки в кармане брюк и т.п. – то в любом случае у Вас будут замятые уголки, визитка будет выглядеть потрёпанной и неаккуратной, что негативно скажется на Вашем имидже.
Способы отделки
Тиснение фольгой
Чаще всего на заключительной стадии используется плоское горячее тиснение фольгой. Это процесс придаст необычность карточке, а Вашей фирме вес. Но за красоту придется платить больше, ведь этот процесс требует специального оборудования, изготовления полимерного или цинкового клише (около 10 у. е. на тираж), а также расхода фольги.
Конгрев
Еще большую привлекательность и загадочность карточке придаст конгрев. Это рельефное тиснение либо фольгой, либо без нее. Такая штука обойдется Вам дорого, т.к. потребует изготовления дорогого латунного или магниевого клише (добавьте к стоимости визиток еще от 30 у.е. за простое изображение и до 300 у.е. за многоуровневое или мелкорельефное изображение). Для конгрева также потребуется изготовить ответную часть для клише.
Термоподъем
Очень выигрышным и модным видом отделки является термоподнятие (вспенивание).
Суть процесса состоит в том, что свежий оттиск посыпается специальным порошком, который прилипает к краске. Потом лист подается в зону сильного нагрева, где порошок оплавляется и образует выпуклый рельеф. Т.е. буквы становятся объемными. Такие визитки также дороже обычных, к тому же редко кто берется за такую работу, она требует особой тщательности и дает очень много брака.
Заключение
Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом слегка большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Будьте осторожны с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке.
Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. В последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек, карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтительней сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Старайтесь избегать и глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб сервиса и рекламных агентов. Черная рамка на визитной карточке допускается в знак траура.
В России и во многих двуязычных странах широко применяются двусторонние карточки – с текстом на другом языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно. Ведь оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было бы сделать какие-то записи. Если у вас есть возможность, постарайтесь заказать отдельные карточки на русском и иностранном языках. Но тем не менее двусторонние карточки вполне допустимы – главное соблюсти правила написания карточек на иностранном языке.
Личная визитная карточка может содержать ваши фамилию и имя. Здесь же может быть указано ваше отчество или инициал – в зависимости от вашего имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (адрес, телефон(ы), номер пейджера, адрес электронной почты и пр.). Стоит подумать, какие минимальные сведения вы хотели бы сообщать о себе – номер телефона всегда можно приписать от руки. Дополнительные сведения, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или ученой степени (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и т.п.) – эти сведения указываются под именем. Не удивляйтесь, если на личной карточке вашего зарубежного знакомого вы найдете не его домашний адрес, а адрес его клуба (бывает, что указывается как клубный адрес – в левом нижнем углу, так и домашний – в правом нижнем углу). Женщины обычно не указывают каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке – только имя, отчество и фамилию. Все остальные данные могут быть внесены от руки.
Разновидностью личной карточки является семейная визитная карточка. Она используется при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке может не указываться.
Список литературы
1. Браим И.Н. Этика делового общения: учебное пособие. Минск: НКФ «Экоперспектива». 2006.
2. Де Джордж Р.Т. Деловая этика. В 2-х томах. Пер с англ. – СПб.: Экономическая школа; М.: Издательская группа «Прогресс». – 2001.
3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Пер. с англ. М.: Дело, 2002.
4. Уткин Э.А. Этика бизнеса. Учебник для вузов. – М.: Зерцало. – 2006.
5. Шихарев П.Н. Этические принципы ведения дел в России. М.: Финансы и статистика, 2005.
6. Шпотов Б.М. Деловая этика и менеджмент: проблемы взаимодействия. // Проблемы теории и практики управления. – 2001. – №6.