Ежемесячные отчеты
1 Отчет по гофротаре, конвертам, пакетам
В отчета указываются: наименование, цена, остаток на начало месяца, остаток в сумме на начало месяца, приход в штуках, реализация в штуках, возврат в штуках, остаток на конец месяца в штуках и в сумме.
2 Таблица движения товаров знаков почтовой оплаты.
В таблице начальники указывают: наименование, закупочная цена за штуку, розничная цена, остаток на начало месяца в штуках и в сумме (розничной и закупочной), поступило, реализовано и возвращено, остаток на конец месяца в штуках и сумме (закупочной и розничной).
3 Отчет по проездным билетам
В отчете указывают: наименование, остаток на начало месяца, поступило, продано, возвращено, остаток на конец месяца. Все данные указываются в штуках и в сумме.
4 Отчет по транспортным картам
Составляется аналогично отчету по проездным билетам.
Также ежемесячно делается отчет по всем выплатам (пенсии, жкх, ветеранские, репрессированные и т.д.) В таких отчетах начальники отписываю каждую карточку выплачено или нет, записывают общее количество выплаченных и не выплаченных карточек.
Получение и обработка входящей корреспонденции
Простая корреспонденция поступает в отделение связи в простых мешках или ящиках, заказные письма и бандероли - в заказных.
Вскрытие мешков осуществляется двумя работниками, за исключением ОПС, где по штату имеется один работник (не считая почтальонов). При вскрытии мешка с корреспонденцией разрезается один оборот шпагата так, чтобы узел и страховая печать оставались целыми. После вскрытия мешков с простой корреспонденцией, они штемпелюется и передается в доставку.
Заказные письма и бандероли поступают приписанные к накладной ф.16. Заказная корреспонденция поименно проверяются по накладным ф.16, вложенным в почтовые вещи. Проверяется наружное состояние почтовых отправлений, после чего почтовые работники расписываются в накладных, на которых проставляется оттиск календарного штемпеля.
На оборотной стороне заказных писем и бандеролей ставится оттиск календарного штемпеля или дата поступления указывается от руки (если невозможно нанести оттиск календарного штемпеля).
Поступившим в отделение почтовой связи заказным письмам и бандеролям присваиваются входящие порядковые номера. Нумерация ведется в течение месяца раздельно для:
• заказных почтовых отправлений и уведомлений;
• писем и бандеролей с объявленной ценностью;
• посылок.
Входящие номера проставляются в накладной ф.16 и на оборотной стороне заказных писем/бандеролей.
На каждое поступившее заказное письмо/бандероль выписывается извещение ф.22.
Поступившие за день накладные ф.16 подшиваются и хранятся в установленном порядке.
Заказные письма, бандероли сортируются по доставочным участкам и передаются на них по накладным ф.16 под расписку.
Обработка страховой почты
Должностные лица, принимающие почту, должны:
• Поименно проверить по накладным закрытые почтовые вещи;
• Осмотреть наружное состояние закрытых почтовых вещей, проверить правильность их упаковки;
• Проверить наличие поступивших не по назначению почтовых вещей.
После этого в маршрутной накладной формы 24 ставится подпись контролирующего лица, оттиск календарного штемпеля, указывается прописью количество принятой почты и время приёма.
Принятые мешки отправлениями вскрываются двумя работниками. В первую очередь вскрываются мешки с EMS отправлениями, затем с отправлениями 1 класса, а после остальные. Почтовые отправления поименно проверяются по накладным формы 16, вложенной в мешок. Проверяется наружное состояние почтовых отправлений, после чего почтовые работники расписываются в накладных, на которых проставляют оттиск календарного штемпеля.
Затем на механизированном рабочем месте составляем накладную на прибытие. Для этого с прибывшей накладной считываем штрих код и создаем накладную. В накладную добавляем поочередно все отправления из мешка. При этом вводим данные с отправления: с простым уведомлением (заказным или без уведомления), вес, сумму объявленной ценности, сумму наложенного платежа, фамилию имя отчество адресата, адрес адресата. Когда все отправления добавлены, закрываем накладную и распечатываем её и извещения формы 22. По извещениям приписываем отправления с наложенным платежом в журнал учета наложенного платежа. После этого извещения передаются почтальонам.
Поступившим отправлениям присваиваются входящие порядковые номера. Входящие номера проставляются в накладной формы 16 (автоматически при создании накладной) и на оборотной стороне отправления.
Поступившие за день накладные формы 16 подшиваются и хранятся в установленном порядке.
Отправления передаются в кладовую под расписку в накладной, и хранятся подобранными по входящим номерам.