Тема 2. 6. Функция контроля

ПЛАН

Содержание и задачи функции контроля

Виды контроля

Основные этапы процесса контроля

Поведенческие аспекты контроля

Характеристики эффективного контроля

Содержание и задачи функции контроля

Функция контроля - это процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения задач, направленных на достижение целей организации. Реализация контроля включает также оценку отклонений от плана, определение их причин и принятие управленческих решений.

Основной задачей контроля является своевременное принятие корректирующих действий для обеспечения достижения организацией своих целей. И именно эта деятельность является главной в содержании функции контроля.

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, который дает возможность удержаться организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий [5].

Для обеспечения этой функции на всех предприятиях создаются соответствующие системы контроля. Они позволяют осуществлять оперативную обратную связь между реальными показателями деятельности предприятия и его планами. Чем точнее и оперативнее такие системы, тем большая вероятность достижения желаемого результата. Это достигается за счет своевременной корректировки как предпринимаемых усилий для достижения поставленных целей, так и самих целей с учетом изменения реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Критерием эффективности любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность (организационные и информационные условия) для принятия своевременных управленческих воздействий по достижению целей организации.

Совокупность работ, выполнение которых является обязательным [5]:

1. Определение (выбор) концепции контроля: система контроля, процесс или процессы контроля, частные проверки тех или иных показателей.

2. Определение области контроля, включая качество продукции, производительность труда, себестоимость продукции и т.д.

3. Определение целей и структуры органов контроля.

4. Определение и учет общих требований и норм контроля (этические, правовые, производственные и т.д.).

5. Определение объема контроля - полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и другие возможности.

6. Методов контроля - качественные, количественные, визуальные, инструментальные, автоматизированные, неавтоматизированные, разрушающие, неразрушающие. Их выбор и сфера применения.

К основным задачам контроля относят [5]:

-обнаружение и устранение неопределенности;

-предупреждение возникновения кризисных ситуаций;

-поддержание успеха, т.е. определение какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно могут способствовать достижению ее общих целей;

-широта контроля, т.е. контроль должен быть всеобъемлющим.

Известны три подхода к организации системы контроля: рыночный, бюрократический и клановый.

А. Рыночный подход или ориентация на рыночную позицию предприятия. Такой подход направлен на оценку и контроль достижения организацией и ее подразделениями результатов, характеризующих рыночную позицию конкретного предприятия (подразделения), его ценовую конкурентоспособность, уровень прибыли (в том числе долю в общей прибыли организации) и т.п., характерен для фирм с децентрализованной структурой.

Б. Бюрократический подход, т.е. организация работ с учетом выполнения сотрудниками всевозможных правил, положений, инструкций и других регламентирующих документов.

В. При клановом подходе поведение преимущественного большинства сотрудников организации регулируется общими ценностями, нормами и традициями, а также другими элементами организационной культуры.

Виды контроля

Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный [5].

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основные средства - определенные правила, процедуры и линии проведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях хозяйственной деятельности организации - человеческие ресурсы, материальные и финансовые ресурсы. Контроль человеческих ресурсов включает тщательный анализ деловых и профессиональных знаний, навыков персонала, которые требуются для выполнения конкретных должностных обязанностей. Контроль используемых материальных ресурсов осуществляется в соответствии с действующими стандартами качества. Существуют различные методы предварительного контроля ресурсов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятии потребителе или у поставщика; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям (по результатам проверки этого поставщика); установление минимальных нормативов запасов материальных ресурсов на уровне, исключающем дефицит в производстве. Контроль финансовых ресурсовсводится к его планированию с учетом имеющихся и/или доступных источников. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно осуществляет и функцию планирования.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Это следует понимать не буквально. Таков контроль проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей. Организация текущего контроля осуществляется в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается получение данных о текущих (измеренных) результатах. Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Это одно из наиболее широко распространенных явлений природы. При этом все системы с обратной связью работают на одних и тех же принципах. Пример - система термостата с обогревателем. Задача этой системы заключается в поддержании температуры внутри термостата на установленном уровне. Очевидно, что эффективность такой системы будет определяться точностью датчика, определяющего температуру внутри термостата, и инерционностью включения-выключения обогревателя. Организационные системы с обратной связью во многом похожи на этот пример, так как они имеют обратную связь, которая воздействует на их «входы», чтобы достичь желаемых (планируемых) результатов на «выходе». Однако есть принципиальная разница между системой текущего контроля и данным примером, которая определяется типом системы (открытая и замкнутая соответственно). Отклонения, на которые должна реагировать система, могут вызываться внешними и внутренними факторами. В этом случае управление следует рассматривать как воздействия на систему, обеспечивающие ее функционирование с эффективной обратной связью (то есть обеспечение выходных характеристик на заданном уровне, независимо от воздействия внутренних и внешних факторов).

3. Заключительный контроль по принципу организации аналогичен текущему контролю. Их различия заключатся в организации обратной связи и измерении результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения работ. Измерения результатов производятся также в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всей работы. Результаты также измеряются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Этот контроль не может повлиять на проблемы при их возникновении в процессе осуществления хозяйственной деятельности организации по достижению ее целей, но он решает две важные задачи: