Коммуникации в организации

Павел Александрович Слуцкий

 

Вместо практических занятий — работа над курсовой. Практические занятия — это консультации по курсовой.

Зачет — курсач + скорее всего тесты (насчет экзамена — не известно)

 

Курсач: похоже на то, что было в 1-м семестре второго курса. Найти организацию, куда надо будет ходить. Изучить аспекты внутриорганизационной коммуникации.

2 части — теория и практика. Написать об интересном аспекте коммуникации или проблеме. Сформулировать гипотезу. Провести исследования, не менее трех методов исследования. Разработать меры по решению проблемы.

Теорчасть — углубленное изучение проблемы. Должна быть связь теории с практикой.

Курсач сдать в конце ноября.

По организации — взять «условно большую организацию». Численность исключает возможность личного общения каждый с каждым.

 

Литература по курсу — она есть в интернете. В названии есть слова - «Коммуникации в организациях», «Организации, менеджмент», «Корпоративная культура или организационная культура», плюс книжки про конфликтологию, про лидерство и т.д.

 

Понятие организации

Коммуникация — форма информационного взаимодействия. Это неотъемлемая часть процесса управления.

ОТК + теория орг.структур + психология управления + этика делового общения + менеджмент = Коммуникации в организации

 

Организация — система.

Система — совокупность элементов, находящихся в таких связях, которые образуют единство.

Динамические, органические, социальные, открытые системы — см. конспект по КСЕ.

Организация — три значения:

1. Упорядоченность, согласованность частей целого, обусловленное его строением.
2. Процесс (или их совокупность), ведущих к образованию связи между частями целого.
3. Объединение людей, которые совместно реализуют некую программу или цель, и действующих на основе некоторых процедур и правил. (Это социальная организация)

Социальная организация — способы упорядочивания и регулирования действий индивидов и групп лиц.

В узком смысле — достаточно автономная группа лиц, объединенная общей целью, реализация которой требуют совместных координированных действий.

У организации есть материальные и нематериальные составляющие — это двуединая природа организации.

Признаки организации:

- Социальность;

- Их деятельность интегрированна;

- Деятельность целенаправленна.

- Количество людей такое большое, что исключается возможность личного общения каждого с каждым.

Принципы организации:

- Принцип иерархии — принцип структурной организации сложных многоуровневых систем, состоящий в упорядочении взаимодействия между уровнями в порядке от высшего к низшему. Каждый уровень специализируется на выполнении определенного круга задач. Высшее звено организации занимается: планированием, управлением, контролем, интеграцией, согласованием, распределение обязанностей. Все это связано с большим потоком информации. Смысл в том, что движение информации делает организацию управляемой. Задача — уменьшать степень детализированности.

Для мотивации важную роль играет конкуренция. Любое вмешательство в работу рынка снижает эффективность функционирования организации в данном сегменте. Другими словами — нужна высокая конкурентная среда, чтобы организация работала.

Монополисты появляются в том случае, если появляется государственное вмешательство, которое ограничивает конкуренцию.

Отсутствие государства — путь к повышению эффективности. И наоборот — вмешательство государства — понижение эффективности.

Эффективность связана с управлением организацией. Зависит от ее построения (структура, цели и т.д). Нужно обеспечить согласованность действий людей, чтобы была эффективность.

Есть организация, стремящаяся к прибыли. В ней есть подразделения и их работники. И у каждого свои тараканы в голове. Чтобы не было бардака, нужна подчиненность. Для этого существует авторитет — готовность подчиненного к получению и выполнению распоряжений от вышестоящего уровня. Умения властвовать над собой, это если иными словами.

Есть еще изменяющиеся условия внешней среды.

Современные тенденции организаций.

1. Организации тяготеют к плоским иерархическим структурам (одному руководителю в прямом подчинении находится большее количество людей). Это увеличивает нормы контроля — максимальное количество людей, находящихся в подчинении. Это связано с делегированием полномочий.
2. Более узкая специализация.
3. Специализация внутрисистемных целей и задач.
4. Рост динамики изменения внешней среды. Это требует от организации большей гибкости.
5. Влияние технологических факторов.

Основные функции социальной организации:

- Помогает людям интегрировать ресурсы для достижения целей.

- Эффективное удовлетворение потребностей человека.

- Инновационность и улучшение технических процессов.

- Влияние на внешнюю среду и преобразование окружающего мира.

- Создание новых ценностей.

 

 

Основные этапы развития теории коммуникации

 

1. Классическая теория организации. Основоположники — Вебер, Фредерик Тейлор, Анри Файоль. Эти ребята считали, что у организации есть 5 основных компонентов:

ñ Административная власть;

ñ Идея разделения труда. Сейчас, это создание подразделений. С этим связано понятие иерархии — выделяются специализированные функции управления;

ñ Линейные и функциональные процессы. Линейный процесс — послойное движение по уровням власти. Функциональный — связан с перегруппированием специализированных частей в отдельные единицы;

ñ Структура — логические связи между подразделениями фирмы, реализация функций и их взаимосвязи;

ñ Нормоуправляемость (объемы управляемости) — каждый руководитель может обладать определенным количеством подчиненных, которым он может управлять.

Фредерик Тейлор. Он был американским инженером в начале 20 века. Написал несколько книжек про менеджмент. Рассматривал труд как механизм. Заложил основы процесса нормирования труда. Стандартизировал подход к работе. Придумал систему подбора персонала. Формализовал процесс, ввел систему оценок. Выработал первые идеи по стимулированию и мотивации сотрудников. Ответственность за работу должна быть разделена между рабочими и менеджментом.

Анри Файоль — современник Тейлора. Его концепция базируется на нескольких предположениях. В основе — концепция о том, что в организации совмещаются материальный (инструменты, продукция) и социальный (люди и отношения между ними) организмы. Он использовал слово администрирование, и считал, что оно включает шесть основных операций:

ñ Техническая и технологическая

ñ Коммерческая

ñ Финансовая

ñ Охранная

ñ Учетная

ñ Административная

Еще одна штука — основные стадии управления

ñ Планирование

ñ Организация

ñ Распорядительство — распределение ответственности и постоянное влияние на подчиненных

ñ Координирование — обеспечение согласованности между уровнями

ñ Контроль

2. Неоклассическая теория организации. Произошла из школы человеческих отношений. Связана с именем Элтона Майо, основоположником индустриальной социологии. 1924 год, национальный институт при академии наук США провел исследование для доказательства связи между освещением в помещении и производительностью труда. Результаты — независимо от уровня освещенности норма выработки вырастала. Пришел Майо и решил, что главная причина производительности труда — внимание к рабочим со стороны исследователей. Роль менеджера сводится к формированию структуры отношений. Плюс труд улучшится при улучшении взаимоотношений в организации — отсюда теория о корпоративной культуре. Мотивирующий фактор — возможность рассказать о своих эмоциях. Плюс группа формирует свои внутренние нормы выработки. Три фактора — норма производительности была установлена группой в независимости от начальства, группа не увеличивала и не уменьшала норму, группа удерживала рабочих при помощи правил (вести себя так же, как и обычный рабочий). Постулат о важности неформальных отношений.

3. Современные теории организации (2000-е годы). Необходимость децентрализации, как в интернете, например.

 

Ситуационная концепция, появилась на рубеже 20-21 веков. Главные положения:

ñ Организации состоят из частей, внешняя среда влияет по-разному на каждую из них;

ñ Динамический баланс;

ñ Необходим постоянный поиск новых управленческих решений.

 

Теория организационной экологии. Акцент делается на организации, близкие по профилю. Живут по законам, близким законам живого мира. Внешняя среда — пространство, где игроки конкурируют или сотрудничают. Таким образом, получается единое целое. Для победы нужна изоморфность — способность изменяться, подстраиваться под экологическую нишу.

 

Теория ресурсонезависимости. Ни одна организация не производит необходимые для себя ресурсы. Иными словами, нужны ресурсы, приобретаемые извне. Жизнеспособность организации определяется тем, насколько она может снизить свою ресурсозависимость и повысить зависимость других от себя. Факторы: редкость ресурсов, значимость ресурсов, способность контролировать ресурсы.

 

10 базовых постулатов:

1. Любая современная организация — открытая система, связанная с внешней средой большим количеством связей;
2. Ключевым элементом организации является человек;
3. Основу функционирования организации составляет культура;
4. Реальная конфигурация и особенности функционирования систем зависят от внешних и ситуационных факторов;
5. Деятельность современных организаций характеризуется высокой неопределенностью и нестабильностью. Это рассматривается как признак и условие развития;
6. Современная организация динамична и живет только тогда, когда развивается;
7. Современная организация многофункциональна;
8. Современная организация фрагментарна, ее элементы по-разному реагировать на изменения внешней среды;
9. Современная организация предполагает мягкие форматы взаимоотношений между руководителем и подчиненным, чем классическая организация;
10. В современной организаций нет универсального метода управления.

 

Коммуникации в сфере менеджмента

 

Это нужно в первую очередь руководителям. Информация также нужна работникам, они узнают необходимые сведения. Считается, что около 60% своего рабочего времени менеджер тратит на общение.

 

Задачи:

ñ Отбор информации из различных источников

ñ Аккумулирование информации

ñ Систематизация информации

ñ Трансформация информации

ñ Обеспечивать доступность информации

ñ Распространение информации и доведение до сведения того, кому она нужна.

 

К чему приводит неудачная коммуникация:

ñ Психологическая напряженность

ñ Конфликт на рабочем месте

ñ Столкновение интересов

ñ Непонимание и разрыв коммуникации

ñ Отказ от сотрудничества

 

Эффективные коммуникации способствуют:

ñ Повышению внутренней мотивации

ñ Создание более здорового коммуникационного климата

ñ Готовность к инновациям и изменениям

ñ Исключение двойственного толкования принятых решений и политики организации

ñ Стабильность как свойство, снижающее уязвимость организации в период кризиса

ñ Обмен информации помогает руководству понимать, что происходит в действительности

 

Что делать, чтобы коммуникация была эффективной:

ñ Разработка эффективной стратегии коммуникации

ñ Формирование каналов коммуникации

ñ Формирование корпоративной культуры и корпоративного климата

 

Если эти три пункта не выполнены, то:

ñ Людям придется тратить много времени на поиск нужной информации

ñ Происходит дублирование информации

ñ Возникает проблема неравномерного распределения информации, «информационная перегрузка» (это когда нужной информации больше, чем человек способен обработать)

ñ Работники мало осведомлены о деятельности организации, что плохо сказывается на процессе внутренней интеграции

 

Базовые функции менеджмента по Мескону:

ñ Планирование

ñ Организация

ñ Мотивации

ñ Контроль

Чтобы функции выполнялись, нужны решения. А для решений нужна информация.

 

Цели коммуникации:

1. Обеспечение эффективности управления. Обеспечивается с помощью:

ñ Передачи приказов

ñ Координации

ñ Контроля

ñ Мотивации через удовлетворение потребностей

ñ Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений

 

Функции коммуникации:

Информативная — передача сведений

Побудительная — обеспечение согласованности и координации действий между людьми

Перцептивная — обеспечение восприятия людей друг друга

Экспрессивная - создание и изменение эмоций

 

Направления и каналы коммуникаций

 

Вертикальная коммуникация

Горизонтальная коммуникация

Грейтвайн-коммуникация — происходит вне формальной организации структуры, ее направление не зависит от линейных и функциональных связей

 

Вертикальная коммуникация

2 вида:

- По нисходящей — пускаются сверху вниз приказы, решения, поощрений, наказаний, информация о кадровых перестановках и т.д.

- По восходящей — информация о проблемах, необходимой помощи, отчеты и т. д.

Выделяются пять стилей руководства:

ñ Авторитарный — стиль команд и приказов, выполнение без вопросов и возражений. Тогда по восходящей будет формализованная, рациональная коммуникация

ñ Патриархальный — стиль убеждений и стимулов. Похвалой и порицанием обладают те, у кого родительское мышление. Коммуникация будет иметь открытый, уважительный,

ñ Либеральный — стиль консультаций и вознаграждений. Характерен для тех у кого сдельный характер деятельности. Сделаешь вот это вот — будет премия.

ñ Демократический — стиль делегирования полномочий (это хорошо) и совместного принятия решений (подчиненные поощряются в высказывании своего мнения, все принимается коллегиально, что очень плохо).

ñ Ситуативный — стиль зависит от конкретной ситуации, описывается тем насколько руководителя поддерживают.

 

Восходящие каналы коммуникации

 

Это наиболее проблемные, так как руководство получает недостаточно информации от подчиненных по поводу того, что происходит в организации.

Когда подчиненные участвуют в принятии решений, это влияет на мотивацию.

 

Вид коммуникации	Цели коммуникации	Виды сообщений
Нисходящие	ñ Поставить перед подчиненными конкретные задачи ñ Оперативно сообщать новости о деятельности организации ñ Осуществлять инструктаж по выполнению работы ñ Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности ñ Предоставлять информацию, необходимую для выполнения работы ñ Обеспечивать социальную и эмоциональную поддержку подчиненных	ñ Информация об изменениях в политике организации ñ Сообщения о бюджете организации ñ Приказы и директивы вышестоящих органов управления ñ Информация о новых системах и процедурах ñ Инструкции ñ Информация о кадровых изменениях ñ Информация о структурных реорганизациях ñ
Восходящие	ñ Чтобы руководство получало достоверную информацию о ходе рабочего процесса и его результатах ñ Для обеспечения обратной связи ñ Для того, чтобы руководство получало мнение подчиненных ñ Получение информации об идеях	ñ Отчеты о выполнении работы ñ Информация о проблемах и сложностях ñ Обращения с просьбами о консультации и помощи ñ Жалобы ñ Предложения («рацухи»)

 

 

Горизонтальная коммуникация — реализуется на одном уровне организационной структуры

Нужна для:

ñ Координации действий

ñ Для создания равноправных отношений между людьми

 

Функции:

ñ Информация для уточнения целей и задач

ñ Взаимодействие специалистов различного профиля

ñ Формирование неформальной структуры организации

 

Диагональная коммуникация

Востребована, если что-то не так.

 

Эффективность организационной коммуникации

 

Признаки эффективной коммуникации:

1. Доступность высшего руководства;
2. Политика приоритета внутренней коммуникации перед внешней;
3. Понятность;
4. Ясность;
5. Дружественный тон;
6. Наличие чувства юмора;
7. Наличие обратной связи.

 

Требования к обратной связи:

1. Корректность;
2. Конкретность;
3. Конструктивность;
4. Описательный, а не оценивающий характер;
5. Своевременный характер;
6. Востребованность;
7. Надежность и достоверность.

 

Как планировать время, если полная жопа. Если дело занимает около 5 минут, то ее надо делать сразу. А если больше 5 минут, то надо задать вопрос — срочно оно или нет.

 

Плюс на доске составляется таблица на доске, которая делится на столбцы, сюда надо клеить бумажки Post It:

To Do Delegated Process Done

курсач

 

Потом они переклеиваются из одной графы в другую. И количество бумажек в колонке «Process» надо свести к минимуму.

 

Преграды эффективной коммуникации:

1. Искажение сообщения или его преднамеренная модификация в связи с напряженностью в межличностных отношениях;
2. Выборочное внимание (неумение слушать);
3. Неумение говорить;
4. Некомпетентность;
5. Фильтрация информации: руководители фильтруют информацию при отправке по нисходящему потоку;
6. Искажение информации по восходящему каналу;
7. Искажение, обусловленное различием организационных статусов;
8. Перегрузка информационных потоков;
9. Неудовлетворительная структура организации. Излишняя многоуровневость, излишняя централизация, излишняя дифференциация подразделений;
10. Прочие проблемы (нехватка времени, языковой и семантический барьер, страх, стереотипы, неуверенность, культурные барьеры).

Инструменты совершенствования коммуникации:

1. Регулирование информационных потоков;
2. Проведение социологических исследований, чтобы выяснить отношения между сотрудниками (социометрия);
3. Интенсификация информационных процессов, то есть создание ситуаций, когда возможны контакты между сотрудниками (рабочие группы, планерки, летучки и т.д);
4. Системы формализованной обратной связи;
5. Создание групп контроля, инноваций;