Вопрос 14 Порядок оформления и составления справки




Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.

Реквизиты справки: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, оттиск печати.

Порядок составления и оформления докладной, объяснительной, и служебной записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения. 1

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. 3

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. 4

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. 1

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. 2

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. 3

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Служебная записка – информационно-справочный документ ("внутренняя переписка"), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.1

Служебная записка адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. 2

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. 3

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. 4

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

ВИДЫДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Существует не менее 5 видов классификации деловых писем:

1. По функциональному признаку деловые письма можно разделить на 2 группы –письма, требующие письма ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-обращение). Письма-ответы должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

_письма не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, напоминание, приглашение)

2. По структурным признакам деловые письма делятся на 2 группы:

- регламентированные письма решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций

- нерегламентированные-представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде повествования или этикетного текста.

3. По тематическому признаку проводится условное разделение на деловую и коммерческую корреспонденцию.

4. По признаку адресата- на обычные и циркулярные. Циркулярн.отправляется в несколько адресов.

5. По композиционным особенностям-на одно и многоаспектные. Одно-рассматривает один вопрос, а много.-несколько.

Деловые письма подразделяются на следующие виды:

Письмо-просьба-излагается просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении

Сопроводительное письмо- составляется при отправке адресату документов или матер.ценностей

Письмо-сообщение тут дается информация не требующая ответа

Письмо-подтверждение –содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Письмо-напоминание- направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью тел.переговоров или личных встреч. Оно состоит из 2 элементов: напоминании о выполнении действия и меры.

Письмо-приглашение – когда одна организация хочет пригласить другую на какое-либо торжество или мероприятие. Тут надо указать время место и дату.

Письмо-благодарность –выражается благодарность за выполнение какого-либа рода деятельности

Гарантийное письмо – составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации или отдельному лицу.

Коммерческие письма подразделяются:

Запрос- обращение лица, желающего заключить сделку. Указывается наименование товара(услуги),условия, условия платежа, кол-во и качество товара(услуги)

Оферта и ответ на нее. На каких условиях должен произойти обмен товарами. А в ответе выражается согласие или несогл.с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия и ответ на него. Содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства. Может быть предъявлена в отношении качества или кол-ва товаров, сроков поставки и т.д. В ответе сообщается сто информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично или откланяется.

Новым видом делового письма явл-ся на сегодня электронная деловая переписка.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-12-07 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: