Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.
Реквизиты справки: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, оттиск печати.
Порядок составления и оформления докладной, объяснительной, и служебной записки
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения. 1
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. 3
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. 4
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Объяснительная записка:
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. 1
Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на бланке организации.
Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. 2
Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. 3
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Служебная записка – информационно-справочный документ ("внутренняя переписка"), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.1
Служебная записка адресуется конкретному должностному лицу.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. 2
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. 3
Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. 4
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
ВИДЫДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Существует не менее 5 видов классификации деловых писем:
1. По функциональному признаку деловые письма можно разделить на 2 группы –письма, требующие письма ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-обращение). Письма-ответы должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
_письма не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, напоминание, приглашение)
2. По структурным признакам деловые письма делятся на 2 группы:
- регламентированные письма решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций
- нерегламентированные-представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде повествования или этикетного текста.
3. По тематическому признаку проводится условное разделение на деловую и коммерческую корреспонденцию.
4. По признаку адресата- на обычные и циркулярные. Циркулярн.отправляется в несколько адресов.
5. По композиционным особенностям-на одно и многоаспектные. Одно-рассматривает один вопрос, а много.-несколько.
Деловые письма подразделяются на следующие виды:
Письмо-просьба-излагается просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении
Сопроводительное письмо- составляется при отправке адресату документов или матер.ценностей
Письмо-сообщение тут дается информация не требующая ответа
Письмо-подтверждение –содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.
Письмо-напоминание- направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью тел.переговоров или личных встреч. Оно состоит из 2 элементов: напоминании о выполнении действия и меры.
Письмо-приглашение – когда одна организация хочет пригласить другую на какое-либо торжество или мероприятие. Тут надо указать время место и дату.
Письмо-благодарность –выражается благодарность за выполнение какого-либа рода деятельности
Гарантийное письмо – составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации или отдельному лицу.
Коммерческие письма подразделяются:
Запрос- обращение лица, желающего заключить сделку. Указывается наименование товара(услуги),условия, условия платежа, кол-во и качество товара(услуги)
Оферта и ответ на нее. На каких условиях должен произойти обмен товарами. А в ответе выражается согласие или несогл.с выдвинутыми условиями.
Письмо-претензия и ответ на него. Содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства. Может быть предъявлена в отношении качества или кол-ва товаров, сроков поставки и т.д. В ответе сообщается сто информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично или откланяется.
Новым видом делового письма явл-ся на сегодня электронная деловая переписка.