Практика показывает целесообразность предварительной (обычно накануне переговоров) встречи всех членов делегации для уточнения «плана действий», включая развернутый список вопросов, выяснение которых предполагается.
Встречать партнеров у подъезда или в вестибюле здания, где проходят переговоры, обычно поручают работнику протокольного отдела, секретарю учреждения и т.п. Он провожает делегацию в помещение, где в полном составе уже находится делегация принимающей стороны. В некоторых странах даже принято, чтобы прибывших на входе встречал человек, не являющийся членом делегации хозяев. Поскольку место справа считается почетным, то встречающий идет слева от гостя.
В случае ведения переговоров не первым лицом организации, а другим членом ее руководства, целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с главным руководителем до начала (или в конце) переговоров.
Если участники переговоров не были ранее представлены друг другу, началу работы предшествует взаимное представление. Первым представляется глава делегации хозяев и представляет согласно старшинству (по убывающей) членов своей команды. Затем таким же образом поступает руководитель делегации гостей.
После прибытия гостей члены делегации хозяев (особенно руководство) должны рассматриваться остальными сотрудниками как отсутствующие в
офисе. Их нельзя отвлекать на решение никаких, пусть даже самых важных, внутренних вопросов. В противном случае положение гостей, вынужденных дожидаться, пока пригласившая сторона освободится от текущих дел, становится унизительным.
Атмосфера переговоров в определяющей степени зависит от стратегии, избранной их участниками. Хотя всякие переговоры – это «торг», руководство принципом «кто–кого»,стремление добиться односторонних уступок не всегда продуктивно с позиций перспектив долговременного сотрудничества. Одна из сторон может попытаться на будущее найти более покладистого партнера.
Современная международная практика в большей степени ориентирована на партнерские отношения, совместный поиск решений, которые в максимальной степени удовлетворяли бы интересы обеих сторон. В их основе лежит философия разумного эгоизма, сознательное подчинение собственных интересов общему делу. Такой подход к переговорам предполагает более высокий уровень доверия между партнерами, недопустимость использования разного рода нечистоплотных уловок (ложная информация, ультиматум, вымогательство и др.).
Понятно, что, несмотря на различие охарактеризованных подходов и условность их выделения, следование общепринятым протокольноэтикетным нормам в отношениях между партнерами обязательно.
Помимо чисто деловых качеств, большое значение в налаживании комфортных отношений имеют и личные, человеческие черты, умение произвести хорошее впечатление на собеседника. Этому способствует хорошее знание партнера. На Западе, например, серьезные фирмы в «блок маркетинговых исследований» включают сбор сведений о партнере (характер, уровень компетентности, увлечения и привычки, политические симпатии и т. д.). Полученные сведения помогают во время переговоров избежать недоразумений как делового, так и бытового характера. Кроме того, проявление интереса к тому, что интересует собеседника – лучший способ завоевать его симпатии.
Жесткое противостояние партнеров по переговорному процессу, тем не менее, не редкость, в том числе и в политической практике. Дипломат О.А. Трояновский в своих мемуарах «Через годы и расстояния. История одной семьи» (М.,1997) рассказывает случай, прекрасно иллюстрирующий именно такой подход сторон к переговорному процессу. Нарком иностранных дел СССР В.М. Молотов, о несговорчивости которого ходили легенды, во время войны вел переговоры с японским послом. Переговоры затянулись за полночь, а один пункт оставался несогласованным. Молотов, напустив на себя суровое выражение, обратился к японскому дипломату: «Господин посол, дальнейшие переговоры беспредметны, с вами не возможно договориться». После чего он захлопнул папку, попрощался, подошел к двери, ожидая реакции, обернулся и сказал: «Ну, ладно, давайте будем подписывать». На этот раз упрямее оказался посол Японии. Говорить об атмосфере дружелюбия при выборе такой тактики ведения переговоров не приходится.
Вначале переговоров для создания благоприятного психологического эффекта хорошо обменяться любезностями, комплиментами; уместна хорошая шутка, анекдот. Психологи называют это «приемом снятия напряжения». Здесь и помогут сведения о партнере как о личности.
При выборе тактики ведения переговоров полезно помнить еще об одном приеме, рекомендуемом психологами, – «приеме накопления согласия». Его суть в постепенном повышении сложности обсуждаемых проблем. Первыми обсуждаются легкие вопросы, по которым у сторон нет принципиальных разногласий. Их разрешение становится своего рода психологическим стимулом к обсуждению более дискуссионных тем. Продуктивным является разделение сложных проблем, не поддающихся согласованию, на составляющие и принятие решений отдельно по каждой из них.
Впереговорах по конфликтным ситуациям иногда используется посредник. В роли посредника должна выступать сторона, не участвующая в конфликте, но заинтересованная в его разрешении. Эта позиция должна быть понятна и принята обоими участниками конфликта. Фактически посредник – нейтральный, независимый эксперт. Иногда говорят о прямом и косвенном посредничестве. В первом случае посредник участвует в обсуждении вопросов за столом переговоров; при косвенном посредничестве он исполняет роль канала коммуникации между сторонами. Во втором случае переговоры обычно носят длительный характер.
Оптимальная продолжительность переговоров – не более двух часов в день. Однако по обоюдному согласию их продолжительность может быть увеличена.
Переговоры ведут руководители делегаций. Члены делегаций принимают участие в разговоре лишь по приглашению своего лидера. При желании высказать свою точку зрения они просят у него разрешения условным знаком. Необходимо, однако, иметь в виду, что во время переговоров допустимы только знаки, понятные всем присутствующим. В противном случае может создаться впечатление «нечистой игры».
Переговаривающиеся стороны должны уметь до конца выслушивать друг друга. Горячность, нетерпеливость – не только плохие советчики, но и неприемлемы с позиций этикета. Во время переговоров «сердце должно быть
вголове» (Наполеон Бонопарт). Благоприятное впечатление всегда оставляет собеседник, отличающийся спокойствием, рассудительностью, аргументированностью доводов и убедительностью контраргументов. Вежливость, однако, не должна мешать уточнить во время переговоров все мелочи, непонятные позиции. Формулируя ответы, следует избегать намеков, двусмысленностей. Особенно это важно при необходимости дать обтекаемый, уклончивый ответ, арсенал которых достаточно разнообразен. Приведем некоторые из возможных вариантов:
– Мы сделаем все, что зависит от нас…
–Мы не можем с уверенностью обещать, но приложим все усилия….
–Ваше предложение должно быть тщательно изучено…
–Ваши доводы, несомненно, интересны, однако нам необходимо время для оценки собственных возможностей в этом проекте.
Умением формулировать обтекаемые ответы на переговорах особенно отличаются партнеры из Японии, Кореи, Китая, арабских государств.
Если переговоры непредвиденно затягиваются, поиск решения не дает результата, – полезно сделать перерыв. Это позволяет участникам остудить эмоции, провести необходимые консультации. Предложенные хозяевами чай
икофе здесь будут как нельзя кстати. С позиций этикета угощение во время переговоров не является обязательным, предлагается по усмотрению хозяев. Именно из-занеобязательности вопрос хозяина: «Чай? Кофе?» – воспринимается как знак расположения. Совместное чаепитие располагает к взаимным уступкам. Чай (кофе) предлагают вначале главам делегаций, затем гостям и членам своей делегации.
При ведении переговоров через переводчика необходимо проявлять уважение к его труду. Фразы должны быть достаточно короткими, мысль – точной и ясной, без недомолвок и двояких толкований. Желательно, чтобы все члены делегации в той или иной степени владели языком партнера.
Обычно переговоры завершаются принятием согласованных документов. Наиболее распространен среди них договор двух или нескольких сторон. В дипломатической и политической практике приняты также такие виды согласованных документов, каксоглашение, конвенция, протокол, пакт, декларация, коммюнике. В последнее время некоторые из перечисленных документов применяются и при подведении итогов деловых переговоров. Единой устоявшейся практики применения того или иного из перечисленных видов документов не выработано, равно как и не определена их иерархия. Как правило, двусторонние документы составляются на языках договаривающихся сторон; многосторонние – на одном, двух и более языках. В двусторонних документах соблюдаетсяпринцип альтерната (от лат. alternus – попеременный), согласно которому при подписании международного договора в экземпляре данной договаривающейся стороны ее наименование, подписи уполномоченных, печати, а также упоминание данной стороны в тексте документа помещаются на первом месте. При этом более почетным является место под текстом документа с левой стороны, или же вверху, если подписи располагаются одна под другой.
В многосторонних договорах наименования договаривающихся сторон перечисляются в алфавитном порядке, в таком же порядке их подписывают уполномоченные лица. Выбор алфавита предварительно согласовывается.
Иногда подписанию документа предшествует его парафирование (от фр. paraphe – сокращенная подпись) – предварительное подписание каждой страницы документа инициалами уполномоченных, подтверждающее согласование текста.
Участникам переговоров необходимо помнить о конфиденциальности прений, особенно при контактах с представителями средств массовой информации. Члены делегаций по окончании работы должны воздерживаться от публичных заявлений без соответствующего на то разрешения со стороны руководителя.
Строгое соблюдение общепринятых в международной практике протокольно-этикетныхи процедурных норм на всех стадиях подготовки и проведения переговоров является важной составляющей их успеха.