Тема 2.4 Хранение дел в текущем делопроизводстве
Вид учебного занятия: лекция
Цель учебного занятия: рассмотреть порядок хранения дел и передачи их на хранение в архив, процедуру оформления документов и дел к уничтожению и снятию с учета
План
1.Хранение дел в текущем делопроизводстве
2.Передача дел в архив. Оформление документов и дел к уничтожению и снятию их с учета
Хранение дел в текущем делопроизводстве
Исполненные документы хранятся в делопроизводстве не менее трех лет, после чего должны быть переданы на хранение в архив организации.
При этом следует иметь в ввиду, что в архив передаются только дела с постоянным или длительным сроком хранения (свыше 10 лет).
Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение всего срока, указанного в номенклатуре. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Затем после проведения экспертизы ценности документов, выполнения в пределах всей организации всего цикла работ по передаче документов в архив и составления акта о выделении документов с истекшими сроками хранения они уничтожаются. Произвольное уничтожение документов не допускается.
С момента заведения и до сдачи в архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, дела помещают в закрывающиеся шкафы канцелярского типа корешками наружу. Шкафы должны обеспечивать сохранность документов, их пыле- и солнцезащиту.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях и только с разрешения руководителя. При этом в дело обязательно вкладываются точная заверенная копия документа и акт о причинах изъятия.
Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делаются с разрешения должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими отраслевыми инструкциями.
в течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам своего учреждения.
При выдаче документа на его место помещается лист-заместитель (карточка-заместитель), в котором указывается вид документа, его номер и дата, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдается дело, в котором находится документ. На выданное дело оформляется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, куда дело выдано, его номер, дата выдачи и возврата, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусмотрены графы для расписок в получении и приеме дела.
КАРТОЧКА- ЗАМЕСТИТЕЛЬ
на дело № ____________
Наименование дела
___________________________________________________________________
_____________________________________________________________ Год
___________________________________________________________________________
| Дата выдачи дела | Количество листов в деле | Расписка о получении дела | Отметка о возврате дела |
| дата | Подпись принявшего | ||
Передача дел в архив. Оформление документов и дел к уничтожению и снятию их с учета
Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Структурные подразделения учреждения передают в архив дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки подразделений ДОУ. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе ДОУ учреждения или в структурных подразделениях В отдельных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в архив по описям или номенклатуре дел.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив структурными подразделениями. При обнаружении недостатков в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника структурного подразделения, их сдающего. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела производится отметка о его наличии.
В конце описи в каждом её экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, сдающего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
До передачи в государственный архив документы, подлежащие постоянному хранению, хранятся в архиве в течение следующих сроков:
- в архиве высших органов государственной власти и органов государственного аппарата - 15 лет;
-в архивах федерального подчинения - 15 лет;
-в архивах областного и окружного подчинения - 10 лет;
-в архивах городского и районного подчинения - 5 лет.
Материалы по личному составу хранятся в архивах 40 лет, записи актов гражданского состояния - 75 лет. По истечении указанных сроков документы, подлежащие постоянному хранению, передаются в государственные архивы. Передача дел на государственное хранение осуществляется по описям по истечении сроков хранения в архиве. Передача дел оформляется актом в двух экземплярах.
Вопросы для самоконтроля
1.Опишите, как осуществляется хранение дел в текущем делопроизводстве
2.Составьте алгоритм передачи дел в архив
3.Опишите, как оформляются документы и дела к уничтожению и снятию их с учета
Рекомендуемая литература