Восемь документов укажут на «скрытых» работников

Надежда Кулюкина
эксперт журнала «Упрощенка»

Пленум Верховного суда назвал документы, которые подтверждают факт работы физлица в компании. Налоговики и трудинспекторы взяли список на вооружение и устроили охоту на неоформленных работников. Мы выяснили, из каких документов и как контролеры находят трудовые схемы.

15-кратные штрафы за нелегальный бизнес Депутатам от «Единой России» показались маленькими штрафы за ведение деятельности без регистрации фирмы и ИП (от 500 до 2000 руб.) и они внесли в Думу законопроект, который увеличивает штрафы в 15 раз. Новые размеры: o от 5 000 до 10 000 руб. - за нарушения, совершенные впервые; o от 20 000 до 30 000 руб.- за повторные нарушения в течение года. Размер штрафов не менялся с 2002 года. Сейчас даже госпошлины за регистрацию ИП и юрлица выше - 800 и 4000 руб. У бизнесменов нет стимула выходить из тени и регистрироваться, поскольку заплатить штрафы выгоднее, чем работать по-белому. Новые штрафы, по мнению чиновников, должны решить эту проблему. Конкретный срок, когда начнут штрафовать по-новому, пока неизвестен. Как только это станет ясно, мы сообщим. Следите за новостями.

Документ 1. Выписка с банковской карты

Откуда возьмут. Инспекторы запросят у банка выписки по операциям на счете физлица. Также неоформленный сотрудник сам может предоставить выписки налоговикам, если они потребуют на допросе.

Что найдут в документе. По выпискам инспекторы увидят регулярные идентичные платежи в пользу физлица. Налоговики решат, что работодатель выдает зарплату неоформленному работнику, а значит, занижает базу по взносам и не удерживает НДФЛ. За недоплату страховых взносов и налога контролеры оштрафуют сразу по двум статьям (ст. 122 и 123 НК). Штраф по каждой статье составляет 20 процентов от недоимки. Кроме того, инспекторы доначислят взносы и пени, а также предложат удержать и доплатить НДФЛ. Оспорить решения проверяющих в суде вряд ли получится (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 14.06.2018 № Ф09-2930/18 по делу № А71-4965/2016). Благодаря выпискам в судах выигрывают сами неоформленные работники.

Случай из практики Сотрудница обратилась в суд, чтобы взыскать с компании недополученную зарплату. В суде она утверждала, что ее зарплата составляет 33 000 руб. Из приказа о приеме на работу следовало, что оклад работницы равен 9000 руб. Трудового договора не было. Гражданка представила в суд банковские выписки, которые подтверждали, что компания выплачивала ей ежемесячно по 33 000 руб. Фирма утверждала, что суммы сверх 9000 руб. — это коммерческие расходы, но суд отклонил этот довод, так как компания не доказала, что выдавала подотчетные. Суд удовлетворил требование работницы и взыскал с компании долг по зарплате 108 483,87 руб., а также компенсацию за неиспользованный отпуск 17 230 руб. (апелляционное определение Воронежского областного суда от 29.03.2018 по делу № 33-1984/2018).

Документ 2. Путевой лист или журнал предрейсовых осмотров водителей

Откуда возьмут. Трудинспекторы потребуют путевые листы во время внеплановой проверки. Налоговики могут запросить документы на камералке или во время выездной ревизии. Журналы предрейсовых осмотров водителей возьмут из медучреждений.

Что найдут в документе. Контролеры выяснят, заключала ли фирма трудовые договоры на водителей, Ф. И. О. которых записаны в путевых листах. Налоговики заодно сверят, сдала ли фирма на этих физлиц справки 2-НДФЛ. Если выяснится, что отчетность не сдавали, то неофициальных сотрудников допросят.

Случай из практики Трудинспекция на проверке установила, что водитель работал без трудового договора с ведома работодателя, и оштрафовала руководителя компании на 15 000 руб. по части 4 статьи 5.27 КоАП. Директор заявил, что не принимал на работу физическое лицо. Суд не принял эти доводы, так как на работника оформляли путевые листы и водитель проходил предрейсовые медосмотры. Суд счел штраф трудинспекции законным (решение Астраханского областного суда от 15.12.2017 по делу № 7-449/2017).

Документ 3. Табель учета рабочего времени

Откуда возьмут. Трудинспекторы проанализируют табель учета во время выездной проверки. Налоговики запросят документ на камералке. Неоформленный работник может сделать копию табеля и представить ее в трудинспекцию или в прокуратуру.

Что найдут в документе. Табель учета показывает, сколько фактически отработал каждый сотрудник. Инспекторы увидят, в какие дни работал человек без договора.

Суд установит трудовые отношения, даже если работник представит табель без подписи кадровика и реквизитов компании (определение Приморского краевого суда от 08.09.2015 по делу № 33-7992/2015).

Случай из практики Гражданин обратился в суд и потребовал признать факт трудовых отношений с 1 апреля по 1 июня. Компания не подписывала с ним трудовой договор, приказ о приеме на работу не издавала. Суд изучил табели учета рабочего времени. Согласно документам сотрудник находился на работе только в апреле, а в мае отсутствовал. Суд учел эти обстоятельства и признал трудовые отношения с 1 по 31 апреля (апелляционное определение Верховного суда Республики Саха от 10.01.2018 по делу № 33-48/18, 33-4964/17).

Документ 4. Журнал инструктажа по охране труда

Откуда возьмут. Трудинспекция запросит во время проверки.

Что найдут в документе. Инспекторы из журнала выяснят, с кем фирма проводила инструктаж по охране труда и кому выдавала средства индивидуальной защиты. Затем проверят, все ли, кто расписывался в журнале, оформляли трудовой договор с компанией. Суд рассматривает журнал инструктажа по охране труда совместно с другими документами, чтобы установить трудовые отношения между фирмой и работником.

Случай из практики «Физик» работал в компании, но трудовой договор с ним фирма не заключила. Человек обратился в прокуратуру. Суд учел, что представитель организации проводил с работником инструктаж по охране труда, выписал на него пропуск на территорию завода и заполнял табель учета рабочего времени. Суд признал факт работы доказанным (решение Анжеро-Судженского городского суда Кемеровской области от 24.05.2017 по делу № 2-333/2017).

Документ 5. Журнал приема и передачи дежурств

Откуда возьмут. Трудинспекция проанализирует во время проверки. Неоформленный сотрудник также может представить копию журнала в суд.

Что найдут в документе. Из журнала инспекторы узнают, кто из физлиц дежурит, то есть работает в компании. Затем проверят, со всеми ли компания заключила трудовые договоры. Суды рассматривают любые внутренние документы компании, в том числе журнал дежурств. В качестве доказательств сотрудники могут представить даже копии. Тогда суд запросит подлинники с работодателя.

Случай из практики Компания отказывалась признать, что женщина трудилась в должности охранника. Но суд установил факт дежурств по копиям журнала. Суд не принял довод компании о том, что отсутствует подлинник журнала, так как допросил свидетеля, который принимал работу охранников. Свидетель подтвердил, что прошитый и пронумерованный подлинник журнала был в компании, а подпись в копии документа — это его подпись. Он пояснил, что расписывался в подлиннике, когда приезжал с проверкой. Суд признал трудовые отношения между женщиной и охранным предприятием (Решение Бийского городского суда Алтайского края от 05.10.2017 по делу № 2-3458/2017).

Документ 6. Выписка телефонных звонков

Откуда возьмут. Инспекторы запросят у операторов связи или сотрудники сами представят.

Что найдут в документе. Из выписки контролеры поймут, как часто физлицо общалось с непосредственным руководителем и другими должностными лицами компании.

Случай из практики Представитель фирмы утверждал, что никогда не принимал на работу гражданку, а всего лишь проводил с ней собеседование. Но суд из выписки телефонных звонков установил, что со своего мобильного женщина неоднократно звонила директору компании. Кроме того, сотрудница описала каждый день работы на производстве, указала фамилии и телефоны других работников, какие цеха есть на производстве и что в них находится. Суд также принял во внимание подписи гражданки на внутренних документах компании, записи с камер видеонаблюдения и отметки в журнале прихода и ухода с работы. Суд согласился, что женщина работала в компании (решение Ленинского районного суда Тульской области от 19.04.2016 по делу № 2А-819/2016).

Документ 7. Заявление от неофициального сотрудника с визой директора

Откуда возьмут. Представит неоформленный работник.

Что найдут в документе. Контролеры проанализируют суть заявления. Например, заявление о ежегодном отпуске или командировке явно свидетельствует о том, что сотрудник работал в компании. Подпись руководителя на заявлении лишь подтвердит этот факт. Но суд примет во внимание не любое заявление. К примеру, суд не рассмотрит заявление о приеме на работу даже с резолюцией руководителя. Такой документ не подтверждает, что физлицо приступило к трудовым обязанностям (определение Верховного суда от 02.07.2018 № 49-КГ18-20).

Случай из практики Гражданин обратился в суд и потребовал взыскать зарплату за период, когда работал без трудового договора. В суд он представил заявление на имя директора, в котором просил указать, когда ему погасят долг по зарплате. На заявлении директор сделал резолюцию, расписался и заверил подпись печатью фирмы. Основываясь на этих документах, суд признал трудовые отношения и обязал выдать зарплату вместе с процентами за просрочку (определение Приморского краевого суда от 28.07.2015 по делу № 33-6345/2015).

Документ 8. Характеристика на неоформленного сотрудника

Откуда возьмут. Неоформленный работник представит в трудинспекцию или в прокуратуру.

Что найдут в документе. В характеристике контролеров заинтересуют фразы о том, в какой должности работал человек и насколько хорошо физлицо выполняло трудовые обязанности. Инспекторы проверят, подписала ли компания с сотрудником трудовой договор. Суд рассматривает характеристику совместно с другими документами.

Случай из практики Сотрудник требовал в суде долг по зарплате. Он представил в суд характеристику, которую подписал инспектор по кадрам. Из документа следовало, что компания приняла сотрудника на работу, трудовой распорядок он не нарушал, ответственно подходил к выполнению поставленных задач и пользовался уважением всех коллег. Кроме того, гражданин предъявил временный пропуск. Поскольку представитель фирмы не представил доказательств, что физлицо работало по договору подряда, суд признал трудовые отношения и обязал выдать зарплату (апелляционное определение Московского городского суда от 10.04.2017 по делу № 33-11035/2017).

Еще три случая, когда физлица доказали факт работы в компании, мы привели в таблице.

Таблица. Как физлица доказывали, что работали в компании