ГПНТБ СО РАН уже более десяти лет обслуживает читателей электронными изданиями на любом носителе.
В 1994 г. библиотека получила первые ЭИ -17 CD-ROM, в 1995г. -29, в 1999г. – 88. К началу 2003 г. их число составило 371. В основном это были библиографические и реферативные БД, программные продукты. Источники поступления – дар, покупка, предоставление в рекламных целях.
Поток ЭИ на компакт-дисках изначально был небольшим, но все же требовал обработки и организации обслуживания. В 1996 году технологический отдел библиотеки совместно с отделами автоматизированных систем (ОАС) и комплектования, разработал инструкцию пути ЭИ. Согласно этой инструкции ЭИ обрабатывались по следующей схеме:
1. Тестирование технического состояния, определение тематики, типа и вида.
2. Отражение в общем традиционном и электронном каталогах библиотеки, распределение по месту хранения.
«ЭИ направлялись, в основном, в справочно-библиографический отдел (СБО) для работы по запросам читателей и проведения поиска по БД. Остальные ЭИ поступали в тематические или специализированные читальные залы».[8,с.29].
Постепенно типовидная структура ЭИ пополнялась; стали поступать электронные книги; справочники, энциклопедии, словари, учебники и др.. Сегодня библиотека имеет книги на CD-ROM и дискетах на различных языках, различной тематики: сборники научных трудов и тезисы докладов, законодательные акты, электронные версии редких книг и рукописей.
Для описания технологического пути компакт-дисков организована группа специалистов технологического отдела, центра научной обработки документов (ЦНОД), ОКОЛ, ОАС, которая выработала инструкцию «Путь электронных изданий на компакт-дисках в ГПНТБ СО РАН».
Данная инструкция определяет основные моменты работы с компакт-дисками (порядок комплектования, учета, обработки, отражения в справочно-поисковом аппарате, списания и предоставления потребителям ЭИ.)
ЭИ, согласно положениям инструкции, делятся на полнотекстовые издания, библиографические БД и программные продукты.
Учет, обработка и хранение ЭИ.
Сначала производится регистрация ЭИ в отделах комплектования, затем все передается в ОАС, где определяется тип и вид издания. Для полнотекстового ЭИ производится тестирование технического состояния диска (дефекты), определение вариантов копирования или установки в локальную сеть, заполнение сопроводительного бланка (СБ) в 2-х экземплярах, где указывается форма установки (рабочий стол, эл. хранилище).
Далее ЭИ вместе с сопроводительными бланками направляют а ОКОЛ (ОКОЛ направляет СБ на еженедельные выставки-просмотры новых поступлений). Подразделения библиотеки (СБО, РК,Ч/з 11) заказывают ЭИ.
В ОКОЛ производится учет ЭИ (суммарный и индивидуальный). При этом издания с дефектом списываются. Затем в инвентарных книгах проставляются инвентарные номера ЭИ. После этого ЭИ с СБ передаются в центр научной обработки документов., где присваивается шифр.
Обслуживание читателей
Обслуживание читателей происходит в режиме самообслуживания через локальную сеть электронной библиотеки ГПНТБ СО РАН. Так же осуществляется путем выдачи диска в отделах. Читатели самостоятельно работают с ЭИ на специально выделенных компьютерах.
Таким образом, в ГПНТБ СО РАН действует налаженная система «пути» ЭИ, при которой образуется правильная обработка ЭИ. Но ВТО же время резкое увеличение потока ЭИ на компакт-дисках потребует уточнение технологического пути[8].
2.3 Результаты внедрения ИРБИС в ГПНТБ СО РАН
К разработке и внедрению АДИС обработки и анализа информации приступили в середине 1980-х гг. «В результате сравнительного анализа пакетов прикладных программ был выбран ППП СДS/ISIS-M».
На начальном этапе внедрения АДИС был организован каталог «Автореферат» и картотеки (в основном, отечественных журналов, иностранных периодических журналов, картотеки переводов и др.).
Начиная с 1991 года, началось создание ЭК «книг и продолжающихся изданий, авторефератов диссертаций, каталогов материалов временного хранения, электронной картотеки электронных журналов»[2, с. 96].
«В 1991 г. отдел систематизации изданий и систематических каталогов и отдел каталогизации и алфавитных каталогов объединены в Центр научной обработки документов (ИНОД). Позднее, в 2003 г., организован отдел периодики (оп), ответственный за создание и поддержку ЭК отечественных журналов. К началу 1992 г. практически весь поток научных изданий обрабатывался в автоматизированном режиме» [2, с. 96].
Во избежание разногласий в ходе информатизации с 1998 г. Начал рассматриваться вопрос об адаптации и внедрении программного комплекса ИРБИС. Программа была принята окончательно в 2001 году, т.к. «ИРБИС обеспечивает автоматизацию всех основных библиотечных процессов; постоянно развивается; является гибкой системой, реагирующей на предложения библиотек-пользователей»[2, с. 97].
Цель внедрения ИРБИС – создание информационно-поисковой БД. Часть работ по внедрению системы была связана с конвертированием данных, а часть – с обучением персонала и переводом традиционных технологий на автоматизированные[2].
Для периодических изданий на начало 2006 основные результаты таковы:
1. для читателей доступны каталоги книг и продолжающихся изданий (с 1992).
2. Для сводного каталога иностранных периодических изданий, доработана программа статистики, позволяющая быстро получать данные по издающим организациям.[2]
Таким образом, при внедрении ИРБИС потребовалось переобучение специалистов; расширение новых возможностей для задач ГПНТ СО РАН. Внедрение ИРБИС и дальнейшее ее совершенствование позволяет максимально автоматизировать традиционные библиотечные процессы.