Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.
Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» основных форматов:
· А3 – 297 х 420 мм;
· А4 – 210 х 297 мм;
· А5 – 148 х 210 мм;
· А6 – 105 х 148 мм.
Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:
· бланки для писем
· общие бланки. Бланки для всех остальных документов
· бланки конкретного вида документа
Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 2)
Правила оформления реквизитов. (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 3)
1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14. (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять
· из слова УТВЕРЖДАЮ,
· наименования должности лица, утверждающего документ,
· его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)
· даты утверждения
Если документ утверждается не должностным лицом а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО.
Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с левым отступом 8 см.
Реквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.
Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением № 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.
Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2000.01.05
Реквизит м есто составления оформляется от границы левого поля.
Реквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: Приказ.... О создании аттестационной комиссии
Договор.... О поставке груза по контракту № 249/1.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Печатают с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.
Текст документа - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.
Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го знака (от границы левого поля) в виде: Приложение: на 3 л. в 2 экз.[2]
Если вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.
Подпись
Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.
Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.
Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.[3]
Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита Подпись лица, подписавшего документ.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
В соответствии с Изменением № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждой страницы документа оформляется реквизит Идентификатором электронной копии документа. Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит:
· наименование файла на машинном носителе
· дату
· другие поисковые данные, устанавливаемые в организации
Задание 2