В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 4)

Слова «п о с т а н о в л я е т» («П О С Т А Н О В И Л»), «р е ш а е т» («Р Е Ш И Л»), «П Р ЕД Л А Г А Ю», «П Р И К А З ЫВ А Ю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.[6]

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме –«подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.[7]

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

ЗАДАНИЕ 3

Составить официальную доверенность закрытого акционерного общества «Флора» заместителю главного бухгалтера Яблочкиной Кларе Федоровне на получение выписок по расчетному и валютному счетам, предъявление платежных поручений, получение наличных денег в ООО «Банк Итуруп» от имени ЗАО «Флора». Все недостающие реквизиту взять сами.

ДОВЕРЕННОСТЬ № 3

20.02.2009

г. Южно-Сахалинск

Закрытое акционерное общество «Флора» в лице генерального директора Папы Карло, действующего на основании Устава настоящим доверяет Яблочкиной Кларе Федоровне, имеющей паспорт № 315216121 выданный 19 февраля 2009 г Театром Карабаса Барабаса, совершать следующие действия:

1. получение выписок по расчетному и валютному счетам ЗАО «Флора»

2. предъявление платежных поручений

3. получение наличных денег в ООО «банк Итуруп» от имени ЗАО «Флора»

Настоящая доверенность выдана сроком до двадцатого февраля две тысячи десятого года.

Подпись Яблочкина К.Ф. _____________________ удостоверяю

Директор организации – доверителя ____________________ Папа Карло

Место печати

ЗАДАНИЕ 4

Составить гарантийное письмо открытого акционерного общества «Кондитерско-макаронный комбинат» о предъявлении места для прохождения производственной практики с 01.03.2009 по 01.05.2009, назначив руководителем практики начальника финансово-экономического отдела Сперанскую Ольгу Николаевну. Все недостающие реквизиты взять самим.

Открытое акционерное общество «Кондитерско-макаронный комбинат»

20.02.2009 г Директору Института истории,

социологии и управления СахГУ

Декану факультета управления

Гудвину В.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО «Кондитерско-макаронный комбинат» предоставляет место для прохождения производственной практики студентки 3 курса факультета управления, Красной Шапочке, обучающейся по специальности «Государственное и муниципальное управление», на срок с 01.03.2009 г по 01.05.2009 г.

Профиль работы в ходе прохождения практики соответствует профилю получаемой специальности.

Руководитель практики от организации - начальника финансово-экономического отдела Сперанская Ольга Николаевну.

Генеральный директор

ООО «Кондитерско-макаронный комбинат» __________________Серый Волк

ПЕЧАТЬ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 346 с.

2. Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. - М.: Омега-Л, 2006. – 194 с

3. Делопроизводство: учеб. для вузов по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. – 542 с.

4. Делопроизводство: (организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / (Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. (и др.); под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2001. - 329 с.

5. Оформление документов: основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов. - Электрон. ст. - Режим доступа к ст.:
https://secretarsha.ru/opyt/of%20dok.htm/

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003