Докладная записка (внутренняя).




 

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.[6]

Пример оформления внутренней докладной записки.


 

Общий отдел Докладная записка 10.05.99 №36 г. Калуга   Генеральному директору объединения Иванову Н.К.

 

 

О замене пишущих машинок.

 

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

 

Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.


Служебное письмо (внешнее)

 

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.

Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д.

Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию.

Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.[7]


                   
   
Эмблема: награды Наименование министерства Наименование ведомства Наименование структурного подразделения.     Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона и телетайпа, номер счета в банке.   00.00.0 № 00/00-00 на № 00 от 00.00.00  
 
Код предприятия Код формы документа     Гриф ограничения     Адресат: наименование должности. Ф.И.О. (все в дательном падеже) Почтовый индекс, г. Город, ул. Название, номер дома
 
 
   
Заголовок к тексту (отвечает на вопрос "О чем?", начинается с предлога "О")
 
 
  Показание о контроле
   
 

 

Заключение

 

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму, в качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует большое количество видов служебных писем и каждое имеет свои особенности, но порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены в макете.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.


Список используемой литературы:

 

1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.

2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142.

3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186

4. Секретарское дело М., 1996 с.187-198


[1] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.44-47.

[2] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.183-184.

[3] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.

[4] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.

[5] Секретарское дело М.,1996. С.187-198

[6] Кирчанова М.В.., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства.М.: Инфра-М.,1997 с.141.

[7] Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997, с.52-58.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-04-01 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: