Подготовка совещания
Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.
Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:
· цель совещания,
· основные вопросы для обсуждения,
· состав участников,
· место, время и форму проведения.
Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки
Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в Примере. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из Примера 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя),
Участники совещания
После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:
· которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
· которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
· которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
· которые будут организовывать выполнение решений совещания.
Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.
Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.
|
От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:
· приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо
· повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.
Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с
Проведение совещания
Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения.
вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;
· основной доклад — до 30 мин.;
· вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;
· содоклад, сообщение — не более 10 мин.;
· вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;
· выступления — по 5–7 мин. каждое;
· ответ докладчика — не более 5 мин.;
· ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;
· справка по ходу совещания — не более 3 мин.;
· чтение проекта решения — не более 3 мин.;
· подведение итогов совещания — не более 10 мин.
Максимальная продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.
|
Документальное оформление совещания