Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.
· Основной принцип систематизации документов - хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в
· Кроме того, используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
· При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц.
· В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции).
Различные категории документов систематизируют по разным признакам.
Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в отдельные дела.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу формировать в дела в соответствии с определенным действием, например: о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении.
Уставы, положения, инструкции группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительным документом и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами.
Документы коллегий группируют в два дела:
) протоколы заседаний и принятые решения;
) документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).
Протоколы размещают в хронологическом порядке и по номерам документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки - группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план
на 2004 г., составленный в 2003 г. должен войти в дела 2004 г., отчет за 2003 г., составленный в 2004 г., хранится в делах 2003 г.
Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (например, личные, персональные, арбитражные и др.) формируются по принципу "досье", т. е. отдельного дела. По этому принципу целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются, начиная с инициативного документа по хронологии.
Документы в личных делах обычно размещают в следующей последовательности:
■ внутренняя опись документов дела;
■ заявление о приеме на работу;
• личный листок по учету кадров (или анкета);
■ автобиография;
■ копии документов об образовании;
• выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
■ другие документы, относящиеся к данному лицу.
Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту начальной буквы фамилий и группируют в самостоятель ные дела в пределах года.
Предложения, заявления, жалобы граждан - формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют отдельные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (например: от А до Д, от Е до К). Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, одно дело отделяется от другого чистым листом бумаги.
Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо-ответ помещается после поступившего письма-запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем.
Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внутри дела в порядке номеров (ист. № 2, с 200-201).
Заключение
В завершении всего выше изложенного можно сделать следующие выводы:
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Формирование дел основывается на следующих принципах: в дело помещаются исполненные документы; дело формируется за один календарный год за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного срока хранения помещаются в разные дела; документы помещаются в дела вместе с их приложениями; планы, сметы, отчеты помещаются в дела того года, к которому они относятся, перспективные планы относят к году их утверждения; в нутрии документы располагаются в хронологическом, нумерационном или алфавитном порядке; толщина дела 30-45 мм (250 листов). При большем количестве листов появляется второй том дела, листы которого нумеруются отдельно; если дело хранится до 10 лет, то оно проходит частичную подготовку, если больше, то - полную.
Полная подготовка дела состоит из следующих пунктов:
1. подшивка правильности отнесения документов к делу;
2. удаление металлических частей;
. нумерация страниц дела;
. составляется заверительная надпись;
. если дело хранится больше 10 лет, то оформляется и прикрепляется на внутреннюю обложку дела внутренняя опись его документов. Листы описи дела нумеруются отдельно;
. оформляется обложка дела;
. в течение делопроизводственного года документы для информационной работы могут быть выданы из дела, на их место оформляется лист-заменитель;
. после окончания делопроизводственного года выдача документов из дела запрещается. Дело выдаётся целиком. А на его место оформляется карта-заместитель;
. после окончания делопроизводственного года дело ещё год хранится в структурном подразделении. Но срок их хранения исчисляется с 1.01. года следующего за годом окончания делопроизводства.
Частичная подготовка дела включает в себя следующие из выше указанных пунктов: п. 1, п. 3, п. 6.
документ дело обложка систематизация
Список литературы
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. С. 3
2. Ватолина М.В. Организация работы с документами \ Серия "Высшее образование". - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.
. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений \ Л.А. Ленкевич. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 214 с.
. М.В. Кирсанова "Современное делопроизводство" 2001