Содержание
Введение
1. Понятие "формирование дел, и основные требования к этой работе
2. Правила формирования различных категорий документов в дела
. Оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя.
. Принципы систематизации документов внутри дел
Заключение
Список литературы
Введение
Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотрению (как им удобно) определяют порядок работы и систематизацию хранения документов.
Но в этой ситуации следует помнить, что на организацию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.
Если на предприятии не разработана номенклатура дел, формирование дел происходит стихийно и сдача дел в архив может не состояться или будет проблематичной.
Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.
Целью моей работы является рассмотреть процесс формирования дел, выполняя следующие задачи:
1. Определить понятие "формирование дел" и рассмотреть основные требования к этой работе;
2. Рассмотреть правила формирования различных категорий документов в дела;
. Рассмотреть оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя;
. Раскрыть принципы систематизации документов внутри дел.
1. Понятие "формирование дел, и основные требования к этой работе
· Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ист. № 1).
Дело (первичный комплекс) - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.
· Формирование дел должно обеспечить:
- оперативность поиска документов;
надежность документационного обслуживания управления;
сохранность документов.
· Формирование дел осуществляется:
- службой ДОУ (секретарем) - при централизованной форме ведения делопроизводства;
структурными подразделениями - при децентрализованной форме ведения делопроизводства (лицами, ответственными за делопроизводство).
· Работа по формированию дел состоит из следующих операций
- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.
Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.
Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
· Почему дела должны формироваться в соответствии с нормативами?
Формирование дел в соответствии с нормативно-закрепленными правилами позволяет:
) значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку;
) облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор дел для дальнейшего хранения или уничтожения;
) обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;
) создать организационную защиту информации, предупреждает несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;
) осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.
Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.
Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме, разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел (ист. № 2, с 195-198).
Правила формирования различных категорий документов в дела
В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.
Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае - утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии - заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.
Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).
. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).
В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".
В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.
. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы - отдельно от оснований их издания, протоколы - от решений, выписок и др.).
. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.
. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:
учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;
личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).
Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.
В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.
Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)