Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в.системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Обеспечивающие средства: различные виды первичных и вторичных документов, блок-фасетная схема классификации
Задание: выполнить классификацию различных видов документов по блок-фасетной схеме классификации.
Требования к отчёту: представить в письменном виде классификацию документов по блок-фасетной схеме.
Технология работы:
1. Библиографическое описание документа
2. Оформить определение видовой принадлежности документа по информационной составляющей документа.
3. Оформить определение видовой принадлежности документа по физической (материальной) составляющей документа.
4. Оформить определение видовой принадлежности документа по обстоятельствам его бытования во внешней среде.
Контрольные вопросы: 1. Научные дисциплины и сферы практической деятельности, использующие понятие «документ». 2. Основные признаки и свойства документа. 3. Общие функции документа. 4. Значение информационной составляющей документа
Задание №3.
Анализ структурных элементов документ а
Цель работы: выявление структурных элементов документа и определение их назначения.
Задачи работы:
1. Изучить документ.
2. Определить в документе внешние структурные элементы.
3. Определить в документе внутренние структурные элементы.
4. Выполнить анализ специфики структуры документов различных видов.
Обеспечивающие средства: различные виды первичных документов со вспомогательным аппаратом, схема «Структура документа».
Задание: 1. Выявить в документе внутренние и внешние структурные элементы, охарактеризовать их.
Требования к отчёту: представить письменный анализ структурных элементов документа и вспомогательного аппарата.
Технология работы:
1. Библиографическое описание документа
2. Выявить в документе все внутренние и внешние элементы и их выделить. 3. Определить местонахождение вспомогательного аппарата документа и его охарактеризовать.
Контрольные вопросы: 1. Понятие документ как системный объект. 2. Соотношение информационной и материальной составляющей документа. 3. Основные внутренние элементы документа. 4. Основные внешние элементы документа.