Процесс написания аннотаций предполагает осуществление трех этапов:
оценки информационной значимости документа и выбора вида библиографической характеристики;
анализа содержания с целью выявления наиболее существенных сведений; обобщения наиболее значимой информации для составления аннотации.
На первом этапе определяется целесообразность включения документа в библиографическое пособие с точки зрения актуальности его тематики, оригинальности содержания, точности, достоверности, полноты и оперативности
информации. Изучение документа начинается со знакомства с заглавием, справочным аппаратом издания (введением или предисловием, оглавлением), рубриками внутри текста, выводами резюме.
На втором этапе выявляют основную тему, проблему, объект, цель работы, ее результаты; определяют новизну, отличительные особенности издания; устанавливают целевое и читательское назначение документа. При этом основное внимание уделяют новой информации, принципиальным положе ниям, концепциям, вновь предлагаемым методикам.
ПЛАН-МАКЕТ ПОАСПЕКТНОГО (АНКЕТНОГО) АНАЛИЗА ДОКУМЕНТА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ СПРАВОЧНОЙ АННОТАЦИИ
Сведения об авторе;
Сведения о форме (жанре) первичного документа; Предмет, объект или тема первичного документа; Время и место исследования; Характеристика содержания аннотируемого
документа; Причины переиздания и отличительные особенности данного издания; Характеристика справочного аппарата издания; Целевое и читательское назначение документа.
В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня. В этом случае они опускаются, однако последовательность изложения в аннотации сохраняется.
ПЛАН-МАКЕТ ПОАСПЕКТНОГО (АНКЕТНОГО) АНАЛИЗА ДОКУМЕНТА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЙ АННОТАЦИИ
Сведения об авторе;
Краткая характеристика творчества автора; Характеристика аннотируемого произведения; Оценка произведения;
Стилистические особенности произведения; Характеристика художественно- полиграфического и редакционно-издательского оформления;
Целевое и читательское назначение документа.
библиографирование. Создание библиографической записи
На третьем этапе осуществляется обобщение наиболее значимой информации для составления аннотации.
Что касается структуры аннотации, то прежде всего приводятся сведения об авторе (авторах) аннотируемого документа. Это могут быть указания на его профессию, специальность, особые заслуги, место, которое занимает в данной области, его национальность, даты жизни и т. д. При этом фамилия автора, как и другие сведения, содержащиеся в библиографическом описании, не должны повторяться.
Аннотации на статьи, за исключением художественной литературы, включают в себя характеристику темы, проблемы, цели работы и ее основные результаты и/или выводы.
Важнейшим элементом аннотации является обобщенная характеристика темы произведения печати, которая выполняется в лаконичной форме и не должна быть пересказом содержания. В аннотации отражаются основные аспекты содержания
документа, которые характеризуют структурные, функциональные, отраслевые, региональные и другие особенности его текста.
При составлении научно-вспомогательных указателей в этих целях можно использовать оглавление или содержание документов, из которых в аннотацию включаются соответственно названия отдельных глав или разделов. При этом важно соблюдать основное требование - соразмерность и последовательность в раскрытии содержания первичного документа, отсутствие «скачков» при перечислении глав и
разделов. Например, недопустимо включать в аннотацию названия отдельных глав, если в целом характеристика смыслового содержания документа дается на уровне названия
разделов.
В рекомендательных аннотациях приводится обобщенная оценка документа, подчеркиваются его достоинства, значение для раскрытия и изучения темы. В некоторых случаях могут быть отмечены и недостатки документа. Однако делать это следует максимально кратко, не забывая, что аннотация не является рецензией.
Аннотация может содержать сведения о стиле, языке, степени доступности изложения материала, внешнем полиграфическом оформлении и исполнении документа.
В аннотации рекомендуется уточнить целевое и читательское назначение
документа. Цель формулируется в достаточно широкой форме (для самообразования, повышения квалификации, в помощь научной деятельности, популяризации знаний и т.д.).
Читательский адрес по возможности конкретизируется путем перечисления групп читателей, которым преимуществен но адресуется документ.
При этом перечисленные элементы, как правило, не присутствуют в одной аннотации в полном наборе. Модель аннотации разрабатывается предварительно и закладывается в проспект библиографического пособия. В процессе аннотирования
библиограф для характеристики каждого документа использует те элементы, которые наиболее интересно, информативно и углубленно представляют этот документ.
Важно правильно оформлять аннотации в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9.-95.
Аннотация должна быть лаконична, но в то же время достаточно конкретна, со
ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т. д.
Следует исключать стандартные формулировки («автор рассказывает», «автор повествует», «книга содержит», «в данной монографии рассматривается»...), которые не могут привлечь читателя. Их заменяют соответствующей краткой формой.
Целесообразнее использовать различные варианты подачи материала: вопрос к читателю, сравнение с другими документами, выделение главной идеи и т. д. Необходимо избегать лишних слов, повторов, штампов, сложных придаточных предложений, длинных определений, неудачных выражений.
Важно соблюдать согласование времен и единообразие глагольных форм. Особое внимание на стиль написания аннотаций требуется обращать при составлении
рекомендательных пособий.
Сокращения и условные обозначения, кроме общеупотребительных, применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении.
Имена собственные приводятся в виде, в котором они даны в тексте статьи. Если инициалы персоналии раскрыты в статье, то они раскрываются в аннотации.
Географические названия приводятся в виде, в котором они даны в тексте статьи.
В тексте аннотации следует применять стандартизированную терминологию, не употреблять малораспространенные термины, или разъяснять их при первом упоминании в тексте, соблюдать единство терминологии в пределах аннотации.
Желательно для каждого библиографического пособия предварительно определить примерный объем аннотации, а также соблюдать логический порядок приводимых
сведений.
В конце последнего предложения аннотации обязательно ставится точка.
Вывод: АННОТАЦИЯ НЕ ДОЛЖНА
Копировать сведения, содержащиеся в библиографическом описании, в частности, заглавие статьи. Аннотация не может в точности повторять заглавие статьи.
Содержать сложные синтаксические построения.
Содержать оценочные характеристики библиографа – автора аннотации.
Содержать используемые в статье малоупотребительные сокращения без их расшифровки при первом упоминании.
Употреблять в тексты разновременные глаголы.
При составлении аннотаций рекомендуется использовать «Перечень маркеров, облегчающих выявление основных аспектов содержания аннотируемых документов при составлении справочной аннотации»
Автор статьи – Дмитрий Николаевич Бакун, Кандидат исторических наук, зав. Отделом ФГБУН НИЦ “Наука” РАН.
2. Статья представляет собой обзор прошедшей 12 февраля 2014 года в библиотеке-читальне им. И. С. Тургенева XIX чтения по истории библиотек и библиотечного дела Москвы посвященной столетию первой мировой войны.
На конференции были раскрыты: Развитие библиотек и библиотечного дела в военные годы, после окончания войны в Москве и регионах России, тенденции и состояние книжной отрасли начала XX века.
5. В статье представлен краткий обзор докладов и тем конференции.
Перечень маркеров, облегчающих выявление основных аспектов содержания аннотируемых документов при составлении справочной аннотации
| Наименование аспекта | Маркер |
| 1. Сведения об авторе | Автор монографии -... |
| 1.1. Профессия | Монография известного отечественного авиационного конструктора... посвящена... Авторы учебника - высококвалифицированные специалисты в области... |
| 1. 2. Ученая степень, звание | Академик... посвятил свою монографию... Автор, доктор технических наук, профессор... Монография лауреата Нобелевской премии... включает |
| 1. 3. Национальность или | Автор, известный французский математик... Книга видного американского социолога... посвящается... Труды родившегося в России и эмигрировавшего в США заложили основу нового научного направления —... |
| 2. Форма (жанр) аннотируемого документа + предмет рассмотрения или тема документа | Издание (монография, статья, учебник, практикум, словарь, руководство и т. п.) посвящено (представляет В антологию вошли работы по проблемам... Сборник включает статьи, посвященные... В справочнике нашли освещение вопросы... |
| 3. Время исследования... | Хронологические рамки исследования -... Анализируемая работа содержит сведения о... за период... |
| 4. Место исследования | Описывается способ разработанный в Московском НИИ радиологии... Рассматривается технология созданная в Дальневосточном институте... |
| 5. Характер подачи материала | Материал представлен в виде... Информация подается как... |
| 5.1. Систематическое изложение | В монографии всесторонне анализируется... Сборник... - итог комплексного исследования... |
| 5.2. Постановка проблемы | Обосновывается и раскрывается сущность проблемы ... Рассматривается (обсуждается, ставится, дискутируется и т. п.) проблема... |
| 5.3. Описание методики | Описан принципиально новый метод... Рассматривается метод... |
| 5.4. Сведения о фактическом материале, положенном в основу исследования | На обширном фактическом материале... показывается... Книга основана на фактических данных... Факты, собранные и проанализированные автором. характеризуют... Анализируются реальные события... |
| 5.5. Обобщение данных по различным источникам | В монографии обобщен научный материал... Приводятся результаты коллективного изучения и обобщения... Обобщаются ранее не систематизированные данные... |
| 5.6. Рекомендации практического характера | Даются рекомендации по... Описываются рекомендации по практическому применению... На практике рекомендуется... |
| 5.7. Отличительная особенность, новизна излагаемого материала | Принципиальное отличие подхода.... который отстаивает автор, заключается в... Впервые вводится в научный оборот... Сборник посвящен малоизученной проблеме.... В монографии впервые представлен... |
| 6. Причины переиздания и отличительные особенности данного издания | Третье издание... включает новые разделы по... В переиздании... заново написаны главы о изменена структура... Новое издание отличается от предыдущего... В |
| отличие от..... в состав нового издания вошли | |
| 7. Характеристика справочного аппарата издания | Издание снабжено... (вступительной статьей академика, предметным и именным указателями...) В состав справочного аппарата монографии вошли:... Пользование пособием облегчает справочный аппарат, включающий... Монография сопровождается списком литературы, включающим... названий. |
| 8. Читательский адрес и целевое назначение | Книга адресуется (рассчитана, ориентирована, предназначена для..... представляет интерес для, может быть использована, будет полезна, может быть рекомендована...) |