Общие требования, предъявляемые к служебной информации

Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

· однозначность используемых слов и терминов;

· нейтральный тон изложения;

· соблюдение лексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

· смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тек­сте документа должно употребляться только в одном значе­нии, принятом в официально-деловой письменной речи. В свя­зи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:

Обратите внимание на правильное и неправильное упот­ребление этих слов:

При употреблении терминов в деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто­ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель­ным и его значение может быть непонятным, следует прибег­нуть к одному из предлагаемых способов:

· дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

· уточнить, расширить содержание термина словами ней­тральной лексики, например:... невыполнение договора вызвано форс-мажорны­ми обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сооб­щения с заводом);

· убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наибо­лее типичная ошибка – немотивированное употребление ино­язычных слов вместо уже существующих для обозначения по­нятий привычных слов, например:

эксклюзивный вместо исключительный;

апеллировать вместо обращаться;

прерогативы вместо исключительное право и под.

В документах не должны употребляться слова и выраже­ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим актсоставлен, а актсоставлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой ин­формации, необходимое и достаточное для реализации комму­никативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю­чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Структура текста документа (логическое соединение смыс­ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни­маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распо­ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем подробное описание автоматической системы управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 пред­ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак­теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свой­ства, текстовые обозначения и т. д.

Функции документа

Итог документирования - создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные Общие функции документа:

информационная: любой документ создается для сохранения информации;

• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

• культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

• управленческая: документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

• правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может быть любой документ;

• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества [2, 66].

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом.